资产管理公司数字化档案管理方式的思考与设计
传统的档案管理模式，在利用、保管、存储等方面存在着一些弊端，无法满足公司业务不断发展的要求，因而，建立数字化档案管理系统，实现档案信息资源的共享，显得尤为重要。
数字化档案管理系统因涉及各类档案的线上管理和利用，需要对接各个相关部门，了解业务需求，时间跨度相对较长。因此，我们按照“最紧要优先落地，分步实施推进”的原则，启动了对公司文书档案和业务档案这两类档案的开发应用，将其作为系统第一期实施的内容，截至目前，第一期已顺利上线。
2.1 系统设计目标
首先，要确保基于影像内容平台搭建的数字化档案管理系统符合国家档案管理标准和规范，并满足档案管理收管存用和系统管理的要求。
其次，与OA系统、公司核心业务系统对接，确保数据能自动推送，且符合电子文件和纸质文件的存档、结构化、分级管理、识别、检索、借阅、数据备份恢复、销毁等要求，可满足后续实物档案数字化加工后的数据导入、海量存储、内容加密，支持长期保存。
再次，系统运行应安全可靠，根据需要采取电子签名、数字加密、安全认证等技术手段，防止非授权访问。
最后，可以满足后续档案智能化集成（如库房和环控）的整合需求。
2.2 系统主要功能和模块设置
以档案的“收、管、用、存”四大环节贯穿各个模块的设置。如图1所示：
图1 档案的“收、管、用、存”四大环节
具体分为7个模块：
2.1 系统管理(https://www.daowen.com)
主要是对档案数字影像管理系统运行的必要参数设置，以及对系统访问人员权限的管理，对档案的分类设置，等等。
2.2 档案接收
支持在线和离线批量接收与处理，并对电子档案的数量、质量、完整性、规范性进行检查，标注不符合标准的内容；对合格的电子档案进行登记，赋予唯一标识。
2.3 档案整理
实现电子档案自动归类、排序、著录、标引，同步生成档案目录，并入库管理。
2.4 档案保存
对电子档案及目录数据库进行备份与恢复管理，有“四性检测”功能，防止非授权修改与删除。
2.5 档案利用
可进行多条件的模糊检索、精确检索、全文检索和档案借阅，支持在线申请、审批、阅览、授权下载与打印等，并记录利用反馈情况。
2.6 档案鉴定与处置
支持保管期限到期鉴定的提醒，记录鉴定与处置的过程信息，对实施销毁的电子档案，留存相关目录信息及销毁处理记录。
2.7 档案统计
按照门类、年度、保管期限、利用率等进行统计，生成统计报表，支持自定义修改报表格式。