地理标志的管理
“重注册、轻使用，注而不用、用而不管、管而不畅”，在地理标志实际工作中，这是真实的写照。以某省为例，该省注册了80来件地理标志商标，到期需要续展的17件地理标志商标中就有5件因为没有续展而无效，连商标续展都没有做，管理情况就可想而知了。随着地理标志越来越受到重视，地理标志的管理必将成为地理标志工作重点。
美国学者哈定在1968年发表了文章《公地的悲剧》，文中介绍英国地主在领地中划出土地（称为公地），无偿向牧民开放。一群牧民在一块公共草场放牧，一个牧民想多养一只羊增加个人收益，虽然他明知草场上羊的数量已经太多了，再增加羊的数目，将使草场的质量下降。那么牧民将如何取舍？如果每人都从自己私利出发，肯定会选择多养羊获取收益，因为草场退化的代价由大家负担。草场持续退化，直至无法养羊，最终导致所有牧民破产，“公地悲剧”就上演了。地理标志作为区域性品牌，理论上凡是符合条件的成员都可以用，管理不善很容易成为地方的“唐僧肉”。地理标志产业很容易发生“公地悲剧”。
一、管理主体和管理内容
我国有原国家质量监督检验检疫总局（以下简称原质检）的地理标志产品，原国家工商行政管理总局（以下简称原工商）的地理标志商标，原农业部的农产品地理标志。三个地理标志三个主管部门，形成三套马车，地理标志具体管理人的称呼和管理职责并不统一。
（一）谁来管
提出申请三个地理标志的主体，都叫申请人，获得地理标志后，三个“申请人”的角色发生转变，称呼也发生变化。《地理标志产品保护规定实施细则》明确申请机构转换为管理机构，《集体商标、证明商标注册和管理办法》规定地理标志注册成功后，申请人改称注册人，《农产品地理标志管理办法》规定农产品地理标志获得登记后，申请人转变为“农产品地理标志登记证书持有人”。
图1 三个地理标志的“管理人”称呼
理论上谁申请谁就是管理人，事实上没有这么简单。根据统计数据显示，三个地理标志有交叉注册情况，截至2020年8月，有682个地理标志产品注册了地理标志商标，有626个农产品地理标志注册了地理标志商标，有90个农产品地理标志登记为地理标志产品，有198个产品同时都申请了三个地理标志。[64]比如：“南丰蜜桔”先后申请了三个地理标志，三个地理标志分别由三个不同的主体申请。“庐山云雾茶”也先后申请了三个地理标志，其中地理标志商标和农产品地理标志由同一个主体申请，“庐山云雾茶”有两个管理主体。
同一个产品申请两个或者三个地理标志，谁来管就成了问题。现实中，地理标志产品一般划归当地的市场监督管理局管理，主要争议发生在地理标志商标和农产品地理标志。现实中，有几种处理方式，“南丰蜜桔”有三个不同的管理主体，南丰县政府以文件形式将三个地理标志统一委托给一家政府机构来管理，“庐山云雾茶”由于地理标志商标和农产品地理标志均由九江市茶叶产业协会申请，九江市茶叶产业协会同时管理地理标志商标和农产品地理标志，而地理标志产品由九江市市场监督管理局代为管理。“保靖黄金茶”也先后申请了地理标志商标和农产品地理标志，现在的管理现状是由县农业局主要管理农产品地理标志。一个地理标志多头管理必然让被管理者无所适从，不利于地理标志产业的发展。
（二）管什么
三个地理标志的管理人承担的管理职责并不相同，以下根据相关规定进行分析。[65]
1.地理标志产品
根据《地理标志产品保护规定》和《地理标志产品保护规定实施细则》地理标志产品管理人主要职责是：制定、完善各种技术文件。技术文件包括生产过程规范和产品标准两部分，地理标志保护的产品标准应制定为省级地方标准，地理标志保护产品的生产过程规范可制定为技术规范或省级地方标准。接收、审查生产者使用地理标志专用标志的申请。
2.地理标志商标
根据《集体商标、证明商标注册和管理办法》《地理标志产品专用标志管理办法》，地理标志商标注册人的管理责任：对商标的使用进行有效管理或者控制；受理使用申请，凡符合条件的，不得拒绝。授权使用许可的，要报商标局备案；集体商标不得许可非集体成员使用，地理标志商标的注册人不得在自己提供的商品上使用该地理标志商标；对专用标志使用人的使用行为进行监督。
3.农产品地理标志
根据《农产品地理标志管理办法》，农产品地理标志登记证书持有人要履行的职责包括：审核使用标志的申请，同意要签协议，但不得收使用费；建立规范有效的标志使用管理制度，对农产品地理标志的使用实行动态管理，并提供技术咨询与服务；定期向所在地县级农业行政主管部门报告农产品地理标志使用情况。
（三）管理法律依据
三套体系对地理标志有不同的理解，有的说是公权，有的说是私权，这个说起来复杂，本文不作讨论。但不管是公权还是私权，大家都认可地理标志属于知识产权家族成员。
知识产权的管理有国际通行的规则，依照这个通行管理规则来管理即可。以地理标志商标为例，地理标志商标的管理就是商标使用许可，商标有很成熟的管理体系，注册人依托商标权建立起使用许可管理体系，将地理标志商标的质量管理、商标标识的使用等各项内容融入其中。注册人和被使用许可人签订《地理标志商标使用许可协议》，协议约定双方的权利义务，约定被许可人要遵守各项管理规则。
地理标志商标注册人管理地理标志商标的重要依据是《地理标志商标使用管理规则》，这个规则在申请地理标志商标的时候作为注册的文件之一递交审查，并在商标局的官方网站上公告，这个管理规则对注册和使用人而言是“根本大法”，注册人制定各种管理规则需要以此为依据。
当然地理标志证明商标的管理与普通商标比有些不同之处，首先，注册人自己不能使用，只能许可给别人用。其次，凡符合地理标志商标使用管理规则规定条件的，都可以申请使用地理标志商标，注册人不能拒绝。
二、管理机构搭建
地理标志限制个体申请，在实践中主要由政府机构（含事业单位）或协会申请，地理标志的管理人也就大体有两类：政府机构和协会组织。以地理标志商标为例，以协会的名义申请地理标志商标占比一直比较高，2013年达到73.4%，即2013年申请的地理标志商标将近四分之三是以协会名义申请的。民间性质的协会，比政府机构中立，更适合作为地理标志管理主体。
（一）协会的重组
从实际案例来看，不少协会纯粹为申请地理标志而成立，成立时只满足一般协会成立要求，管理地理标志有不少先天的问题，主要存在会员代表性不足，组织机构不健全等，需要进行改造。
协会改造要扩大会员群，有的协会实际由龙头企业牵头发起成立，会员以发起人单位员工甚至是亲友为主，这样的协会代表性不够。龙头企业认为地理标志是自己辛苦申请下来的，不愿意其他人来分享成果，排斥其他人加入协会，以此设置障碍限制，排斥其他企业使用许可地理标志，难免有垄断嫌疑，经不起法律的审查。协会尽量将本地涉及地理标志产业的企业及单位吸纳为会员，增加凝聚力，在管理上对管理对象增加了一个会员约束力。
很多地理标志协会机构设置简单、不健全，不设日常管理机构，无法建立常规管理流程，无法进行专业化管理。要管理好地理标志必须增设一些机构，赋予机构职能。
（二）管理机构的设置
地理标志的管理首先要建立管理机构，设定好管理工作流程。地理标志管理专业性很强，管理的内容较多，涉及地理标志商标或地理标志专用标志（农产品地理标志）使用许可的审批。下面以九江市茶叶产业协会管理“庐山云雾茶”为例，介绍地理标志管理机构及流程设置。
1.机构设置
九江市茶叶产业协会是地理标志商标“庐山云雾茶”的注册人，也是农产品地理标志“庐山云雾茶”的持证人。基于协会经费及人手极为有限，笔者尽量在现有机构的基础上为其架构地理标志管理机构，并赋予其管理职能。协议成立地理标志管理办公室，由会长担任负责人，尽量利用原有机构，附加地理标志管理职能。
（1）秘书处
秘书处主要负责“庐山云雾茶”地理标志商标的使用许可管理日常行政事务，秘书长兼任管理办公室主任。
具体职责包括：负责商标许可管理日常工作。代收申请使用许可地理标志商标的材料，并对申请材料进行书面初步审核；办理使用许可的各项手续，对使用许可相关文件进行归档、存档；负责与被使用许可人日常联络工作，传达协会的各项管理信息，反馈使用许可人各种相关意见或建议；对“庐山云雾茶”商标的使用情况进行监控，发现侵权或者不规范使用情况，及时向协会反馈；对外联络相关中介服务机构，办理各种维权法律手续，提供维权所需的各种证据材料；收集地理标志相关政策、会展等信息，了解其他协会的管理模式；等等。
（2）理事会
理事会为协会的日常管理机构，在“庐山云雾茶”地理标志商标使用许可管理中行使审批职能。在理事会再设立“审查委员会”，审查委员会成员包含茶叶科研、种植、加工等方面的专家。审查委员会负责对是否使用许可地理标志商标专家独立发表意见。
具体职责包括：负责审批是否同意使用许可“庐山云雾茶”地理标志商标；派人（审查委员会成员）实地考察茶叶种植园、茶叶生产单位，对申请人的茶叶种植面积，生产能力等数据、信息出具考察报告，做出是否同意使用许可的初步意见；是否同意使用许可“庐山云雾茶”地理标志商标由理事会以会议形式作出决议；随机检查申请人的种植、加工及销售情况；等等。
（3）会长
会长为协会的法定代表人，对于是否同意申请人使用许可“庐山云雾茶”地理标志商标做最后的签批。
具体职责包括：对理事会递交的同意使用许可“庐山云雾茶”地理标志商标文件做签批，同意的签发许可证；会长有权否决申请人的申请，要求补充材料或者补充核查内容。
2.审批流程
（1）申请人向九江市茶叶产业协会秘书处提出书面申请，并按规定递交相关的书面材料，至少一式三份。
（2）秘书处在收到材料后15日内完成书面审查，符合条件的，报协会理事会实地考察并审批，不符合条件的可以直接驳回，并说明理由。如果需要补交材料，则通知申请人补交。
（3）秘书处审核后，符合条件的交给理事会审批。理事会收到材料后，在15日内委派专案审查小组，进行实地和现场考察，原则上审查小组在15日内向理事会出具考察报告，并提议是否同意申请人的使用许可申请。
（4）理事会可以在定期会议或者临时召开的理事会会议上进行审议，对是否同意使用许可作出决议，7日内交会长签批，会长签批同意后，交秘书处通知申请人办理相关使用许可手续。
（5）如果理事会不同意使用许可，出具书面文件，由秘书处通知申请人向九江市市场监督局申请复议，复议程序以九江市市场监督局的相关规定为准，协会原则上接受九江市市场监督局的复议意见。
三、主要管理内容
国家知识产权2013年开始实施，标准号GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》，随后推行贯标工作，要求企业根据该标准搭建企业知识产权管理体系。企业知识产权通常包括版权、商标、专利等多项知识产权，而地理标志只是一项知识产权，企业的知识产权管理可以标准化，地理标志管理当然也可以标准化。2020年12月24日，国家知识产权局发布信息，全国知识产权标准化技术委员会地理标志分技术委员会成立。《大众日报》2021年1月22日报道称，1月19日，山东省首部《地理标志专用标志使用管理规范》地方标准发布，山东省率先实施了地理标志管理的地方标准。
地理标志管理是个系统工程，包括许多个管理模块，以下重点介绍几个核心模块的管理。
（一）品质的管理
地理标志的核心价值在于独特的品质，品质是地理标志的生命。三个地理标志都有品质的要求，在申请文件上对品质从感官到理化指标两个方面作过详细的描述。有些产品的质量，消费者可以通过眼睛、鼻子、嘴巴等感官器官就能区分出来，品质的变化消费者很容易区分出来，所以品质做不得假。
1.现有品质的维护
质量管理首先是保持现有的品质，农产品的品质把控很难，农产品的品质与诸多因素有关，葡萄酒有年份酒，有的年份酒好、有的年份酒差一些，就是因为当年的气候条件不同。现代科技的进步，农产品品质在很多方面是可以控制的，比如品种及加工环节等，有些如气候等因素人为仍然控制不了。现有品质的维护，主要措施是标准化，将品种、种植、加工过程进行统一，并尽量使之得到有效的管控。
（1）种植环节
品种会决定品质。以莲子为例，不同品种种出来的莲子外形和口感均有很大的差别，江西、湖南和湖北的莲子品种不同，口感差异很大，使用的肥料不同也会影响口感，使用有机肥料种植的水果口感明显要好于使用化学肥料种植的。种植过程的管理等也会影响品质。同样的品种，不同种植户，使用不同的肥料，不同的田间管理，口感很容易被区分。我国农产品生产、加工有很多是一家一户式的，致使产品的品质千差万别。
种植环节品质的管理，首先要统一品种，统一田间管理，这个问题可以通过制定生产规程，比如，九江市茶叶产业协会就制定了《庐山云雾茶种植技术规程》统一种植。当然技术规程还需要督促落实，生产单位不一定会认真遵守技术规程，所以应当对种植过程的关键环节进行恰当的监控。
（2）加工环节
加工环节最容易出问题，加工环节容易失去控制。我曾去江西石城考察地理标志“石城白莲”，一般是各家各户自己采摘莲子，自己剥壳通芯，然后烘干或者晒干。我在企业负责农产品销售的时候，考察过一个产品，首先要了解造假的手法，我了解到，为了莲子看起来更白，会有人在烘干过程中偷偷添加违禁物质，千家万户加工，要对加工过程实施监督显然不太现实。现在由于加工机械的推广，石城白莲加工逐渐集中，种植户将莲子送到加工点统一加工，这样加工的统一，有利于杜绝加工过程中的违法添加，把住了质量监控的最关键的关口，也提升了加工的成品率。
加工环节与产品品质有极大的关联，比如炒茶，不同的师傅炒出来的茶品质差别很大，鲜叶摘下来后一定的时间内必须进行加工，很难将鲜叶集中到定点企业统一加工。九江市茶叶产业协会为庐山云雾茶制定了加工技术规程，对加工过程进行详细的规定，尽管炒茶师傅的技艺相差很大，统一的加工技术规程，在很大程度上统一了加工工艺，使得茶叶产品质量得到尽可能的统一。
2.品质的升级
地理标志产品在保持品质独特性的同时，也要随消费者需求的升级，让产品也迭代升级。地理标志产品品质的迭代升级不能像普通农产品那样，直接引进好的品种替换即可。有的地理标志有专属的品种，比如江西的地理标志产品“南丰蜜桔”是有专门的品种的，不能因为“红美人”品质好，价格高，就可以将南丰蜜桔这个品种的桔子树全部砍掉，替换成“红美人”。按照地理标志制度规则，南丰蜜桔的品种是不能换的，只能把南丰蜜桔品种中不适合现代口味的部分缺陷改良，比如南丰蜜桔的化渣性较差，影响口感，就要通过技术改良提高化渣率，品种改良提升品质，这是地理标志管理中的重要课题，需要大量的费用，也需要多年的时间积累经验。
（二）地理标志商标的许可管理
地理标志商标注册人作为权利主体可以许可符合条件的人，使用地理标志商标。从现有数据来看，主要是申请地理标志证明商标，下面按照证明商标规则进行介绍。
普通商标的许可由双方自行协商，商标权利人许可给什么人自己可以决定，地理标志商标的使用许可要受到很多的约束。地理标志商标申请注册的时候都递交了一份《地理标志商标使用管理规则》，在规则中明确规定，被使用许可人的条件。以地理标志商标“庐山云雾茶”为例，“庐山云雾茶”有划定的保护范围，明确规定只有12个乡镇在保护范围之内，只有在保护范围之内的茶叶企业或单位才可以申请使用许可“庐山云雾茶”地理标志商标，保护范围之外的企业或者单位不可以使用许可“庐山云雾茶”地理标志商标。另外，“庐山云雾茶”有加工工艺要求，也有质量标准，只有符合这个加工工艺和质量标准的茶叶产品生产者才可以申请使用许可。即被许可人必须满足两个条件：产品必须来自划定的保护区；产品质量必须符合特定的标准。
普通商标是否许可他人使用，由商标权利人自己决定。而地理标志商标就由不得商标注册人任性。《集体商标、证明商标注册和管理办法》第18条规定：凡符合证明商标使用管理规则规定条件的，在履行该证明商标使用管理规则规定的手续后，可以使用该证明商标，注册人不得拒绝办理手续。
根据《集体商标、证明商标注册和管理办法》规定，使用许可地理标志商标，注册人要与被使用许可人签订《商标使用许可协议》，发给使用人《地理标志商标使用证》，并且在一年内到商标局办理备案。实践中，注册人往往忽略办理商标使用许可备案，如果不备案，被使用许可人无法申请使用地理标志专用标志。
（三）专用标志的管理
地理标志专用标志可以实现产品真伪甄别，对使用者而言，相当于国家对产品品质进行了背书，对销售会有很大的帮助。国家知识产权局大力推行专用标志的使用。专用标志的管理是地理标志管理的牛鼻子，是地理标志管理的重要环节。
三个地理标志有三个专用标志，原质检和原工商的专用标志被废除，自2021年1月1日后统一使用新标志，因为这个新标志整体上是红色的，业内人士称为红标，农产品地理标志专用标志总体上是绿色的，业内人士称为绿标。
1.红标
（1）红标由国家知识产权使用许可
国家知识产权局发布的《地理标志专用标志使用管理办法（试行）》申请使用红标需要向国家知识产权局提出申请，由国家知识产权审查，通过后再作公告才可以使用。国家知识产权局办公室2020年4月发布，《关于做好地理标志专用标志使用管理有关工作的通知》第1条规定：“……属于《办法》第五条第一项、第二项、第三项适用情形的，各省级知识产权管理部门可通过地理标志保护资源普查账号登录国家知识产权局地理标志保护数据管理系统下载专用标志矢量图，监督印制地理标志专用标志，并负责专用标志的发放、使用和监督。”国家知识产权局将红标申请使用的审批权利下放到各省，企业申请使用红标一般向各省市场监督管理局提出申请。
（2）标识的规范使用
根据《地理标志专用标志使用管理办法（试行）》，使用地理标志专用标志的，应在地理标志专用标志的指定位置标注统一社会信用代码。”地理标志专用标志矢量图可按比例缩放，标注应清晰可识，不得更改专用标志的图案形状、构成、文字字体、图文比例、色值等。
图2 地理标志产品使用实例
《地理标志专用标志使用管理办法（试行）》规定：作为集体商标、证明商标注册的地理标志使用地理标志专用标志的，应同时使用地理标志专用标志和该集体商标或证明商标，并加注商标注册号。如下所示：
图3 “庐山云雾茶”地理标志商标标识
图4 红标合用图样
2.绿标
（1）使用条件
根据《农产品地理标志管理办法》第15条规定，使用农产品地理标志直接由农产品地理标志持证人许可，是否使用许可当然也不是持证人可以自行决定的。申请使用农产品地理标志需要相应的条件，《农产品地理标志管理办法》第15条规定，使用的条件包括：生产经营的农产品产自登记确定的地域范围；已取得登记农产品相关的生产经营资质；能够严格按照规定的质量技术规范组织开展生产经营活动；具有地理标志农产品市场开发经营能力。
根据《农产品地理标志管理办法》，使用农产品地理标志，应当按照生产经营年度与登记证书持有人签订农产品地理标志使用协议，在协议中载明使用的数量、范围及相关的责任义务。农产品地理标志登记证书持有人不得向农产品地理标志使用人收取使用费。
（2）使用要求
农产品地理标志由“中华人民共和国农业部”中英文字样、“农产品地理标志”中英文字样和麦穗、地球、日月图案等元素构成。公共标识基本组成色彩为绿色（C100Y90）和橙色（M70Y100）。根据《农产品地理标志使用规范》，农产品地理标志实行公共标识与地域产品名称相结合的标注制度。市面上看到的使用情况，通常没有标注产品名称，使用不规范。
图5 农产品地理标志规范使用实例
（四）包装的印制管理
专用标志需要印制在包装物上，管理起来有一些困难。为此，需要建立系统的管控体系，以下以九江市茶叶产业协会为例简要介绍。
九江市茶叶产业协会制定了《商标及专用标志印制管理办法》，该办法经过九江市茶叶产业协会会员代表大会审议通过，并发布实施。该办法建立系统制度。
1.印制许可制度
九江市茶叶产业协会综合市场的相关情况通过对外招标或择优指定几家印制厂家，对印制厂家发放印制许可证。被许可人印制带有“庐山云雾茶”地理标志商标标识或绿标的包装物原则上要求在茶叶协会指定的厂家选择合作方制作。未经茶叶协会许可，任何单位和个人不得擅自印制带有“庐山云雾茶”地理标志商标标识或“绿标”的包装物，不得印制与“庐山云雾茶”地理标志商标标识、文字、图案相近似的包装。被许可人印制带有“庐山云雾茶”地理标志商标标识或“绿标”的包装物，需要向印制单位出示《印制许可证》。未出示《印制许可证》的，印制企业有权拒绝印制。
2.印制审核制度
茶叶协会对带有“庐山云雾茶”地理标志商标标识和绿标的包装物（含标贴，下同）印制实行审核制度。被授权使用许可“庐山云雾茶”地理标志商标或绿标的单位（以下简称被许可人）委托印制带有“庐山云雾茶”地理标志商标标识和绿标的包装物的，需要事先向茶叶协会提出申请，并将包装物的设计稿送交协会审核备案。茶叶协会有权按照被许可人实际产量核定包装物的印制数量，被许可人印制数量不得超出其实际使用量。协会审核同意后，在设计稿上盖章确认，给予《印制许可证》，并在文件中确定印制的数量。
3.印制登记备案制度
茶叶协会对带有“庐山云雾茶”地理标志商标标识和绿标的包装物印制实行登记备案制度。任何人未经茶叶协会许可，不得印制、销售带有“庐山云雾茶”地理标志商标标识和“绿标”的包装的产品。协会建立了台账，对带有“庐山云雾茶”地理标志商标标识或绿标的包装物使用情况进行记录。茶叶协会统一制作了一批绿标标贴，按规定发放给申请使用的企业。
4.包装设计标准化
地理标志属于区域品牌，从品牌宣传推广的角度来看，一个地理标志产品包装尽量进行统一，以便消费者辨识。现在一些地理标志产品开始统一包装设计，地理标志“保靖黄金茶”“西湖龙井”等都在推行包装的统一。
“西湖龙井”在其公众号上发布信息，由于当前市面上西湖龙井茶产品外包装形式各异，辨识度不高，假冒伪劣“西湖龙井”产品严重损害了西湖龙井品牌价值和消费者的合法权益。通过推行茶农统一包装，避免熟人市场无标销售行为，激活茶农销售西湖龙井的中高端市场，也规范了西湖龙井茶农散户的市场标准。推行茶企统一包装则可以提高中小茶企的西湖龙井产品辨识度和市场知名度，能更好地帮助中小企业发展。为此，杭州市西湖龙井茶管理协会经过设计方案公开征集和三轮社会公众投票评选，遴选出这两套主题贴切、特色鲜明的西湖龙井茶统一包装，使其成为原产地保护的有力手段，让西湖龙井这块金字招牌更加闪亮。2020年10月10日上午，杭州市西湖龙井茶管理协会正式发布西湖龙井茶统一包装。该包装的“出炉”是在产地证明标识的基础上给西湖龙井增加的又一道“身份保障”。
（五）维权管理
地理标志是区域品牌，品牌能带来产品的溢价和销售量的提升，然而，总有人逐利而来，假冒、仿冒地理标志。假冒和仿冒对品牌构成了严重侵害，消费者真假莫辨的时候，往往选择购买其他同类产品，这就造成正规产品的滞销，生产者的利益受到损失。
1.内部侵权
地理标志侵权很多就发生在内部，听起来有些不可思议。并不是所有保护区内的产品都可以申请地理标志商标使用许可，地理标志商标使用许可是有条件的，产品的原材料必须来自受保护的产地内，加工工艺必须符合工艺要求，产品质量必须达到一定的标准要求……产品销售情况好，出现供不应求，这时加工工艺偷工减料、以次充好的情况也就多了起来。将地理标志商标使用在不合格的产品上，这样的侵害比外部侵权的危害性要大得多。
2.外部侵权
非地理标志保护区内的生产者使用地理标志或者假冒地理标志产品造成了外部侵权，“五常大米”到处都有，销售量严重超出了产量；“阳澄湖”大闸蟹尽管做了很多防伪工作，仍然是防不胜防。对于地理标志的侵权行为必须进行严厉打击。以前一些知名的服装品牌，渐渐淡出了市场，与假冒泛滥以及打击不力不无关系。
防止假冒，地理标志管理人要严格内部管理，从管理上进行防范，地理标志管理人要严格控制带有地理标志专用标志和商标的包装物外流，按需发放带有地理标志商标和专用标志的包装物。
防止外部侵权，地理标志管理人要对市场进行监控，发现侵权假冒行为，要采取措施，或者向市场监管部门投诉，或者委托律师进行维权。地理标志“西湖龙井”和“库尔勒香梨”在打击侵权方面就做得很好。
（六）档案资料的管理
档案管理似乎是很简单的事，协会都会做好。我接触几个地理标志管理人，发现他们地理标志申请及相关的资料根本找不到，甚至连地理标志商标注册证书，申请材料等都不知道在哪里。地理标志管理，属于常态化的工作，历史文件、档案资料经常要用到，档案管理应当按照不同的管理模块实行分类，分别建立文件夹。
1.协会及会员档案
协会成立要递交很多文件材料，普通协会的成立，一般都有章程、会员资料、会长、理事会/副会长名单、各种签字、盖章的文件等。这些文件都要备案。会员加入协会应当要履行一些必要的手续，递交一些文件。每个会员都要递交身份证明文件（个人身份证、单位相关登记证），入会申请书，会员登记薄（含会员名称、住所、法定代表人、联系方式、入会时间等），会员登记簿应有一份纸质和一份Excel。协会会员多的，还要分别建立文件夹。
协会每次会议（会员代表大会、理事会等）要做好会议记录，相关人员需要签字，会议记录及各种决议都要备案归档，以备以后查档。
2.地理标志申请文件
申请档案，包括所有申请材料的最后定稿以及修订稿及申请过程的会议记录等。最后定稿的申请材料最好装订成册，多装订几份备案留存。官方颁发的证书等一定要收藏好，可以和申请材料等放到一个文件夹，以便查看。
3.许可档案
地理标志商标许可及农产品地理标志专用标志的许可由注册人或持证人自行许可，许可档案要做好。
（1）地理标志商标许可
地理标志商标使用许可，需要被许可人递交各项材料，经过一个审批流程，还要办理商标许可备案，材料不少，每个被许可人都要建单独的档案。有的地理标志商标被许可人可能超过100人，这样还要建一个简单的分类，按时间或按被许可人的名称进行排列，以便检索。
（2）农产品地理标志专用标志的许可
农产品地理标志专用标志的许可流程等和地理标志商标许可基本一致，档案材料的管理基本一样。按照地理标志商标的使用许可建档即可。像九江市茶叶产业协会是地理标志商标注册人、农产品地理标志的持证人，同时管理地理标志商标和农产品地理标志，地理标志商标和农产品地理标志要分开管理。
4.地理标志管理文件
协会管理主要依靠规章制度，协会制定的各项地理标志管理的规章制度需要通过会员代表大会或者以其他形式来决议通过，需要相关人员签署，这些规章制度需要备案。
在实务中，地理标志商标许可时，如果不同意许可，被许可人可以去当地的市场监督管理局申诉，市场监督管理局做出决议的依据是《地理标志商标的使用管理规范》及相关管理文件，所以地理标志商标注册人往往要递交一份管理文件给市场监督管理局备案。农产品地理标志的管理，持证人也会向当地农业主管部门递交管理文件，可以将各个管理文件编辑在一起，装订成册递交有关部门备案。现在政府对地理标志的扶持项目，逐渐重视地理标志的管理，地理标志管理制度就成为一项考核的内容，那么一份完整的管理文件册将赢得加分。
5.其他档案管理
（1）专用标志台账
地理标志专用标志“红标”一般由使用者自行向省级市场监督管理局申请使用，有的地理标志管理人将专用标志与追溯结合，采取标贴制，由管理人发放，管理人应当建立台账。绿标的使用持证人有义务建立台账，台账要有纸质签字版，也要建立电子档案。
（2）荣誉证书等
地理标志管理人非常重视各种荣誉，各种荣誉证书、牌匾等都要做好登记注册，妥善保管，扫描建立电子档。荣誉证书在维权诉讼中是知名度的重要证据。
所有的文件建议都电子化，通过电子扫描分类建立文件夹。储存在电脑里，检索、调阅、转发都非常方便。
四、管理建议
国家知识产权局推行了好多年的“贯标”，并作了一系列的配套体系，各地给“贯标”企业十万元到几十万元不等的奖励。地理标志作为一项知识产权，企业知识产权涉及商标、专利、版权、商业秘密等多项知识产权，包括知识产权申请、运用、保护等多个方面。各行业和各企业情况不同，需要的专业知识不一样，将企业知识产权管理标准化很不容易。地理标志只涉及一项知识产权，主要管理内容是对内使用许可，对外部侵权行为进行维权，使用许可有通行的规则，维权可以外包给律师所，其管理比企业的知识产权管理简单许多。复杂的企业知识产权管理都可以标准化，单纯的地理标志管理标准化要容易得多。2020年底，全国知识产权标准化技术委员会地理标志分技术委员会成立，国家知识产权局很可能借鉴“贯标”的做法，推动地理标志管理的贯标。
地理标志制度引进较晚，关注的人不多。地理标志作为一项知识产权，主要涉及农业，一般由协会组织作为管理人。管理好地理标志要懂知识产权、了解农业产业、有协会组织管理经验……很难求全责备找到这样的管理人。地理标志的管理主体一般都是民间性质的组织，管理主体90%是在县里，90%以上的地理标志属于农产品，要求在县里从事农业工作的人具备这么多的知识和管理技能确实有些勉为其难。
知识产权委托管理，各地知识产权局都在推行这项服务。鉴于地理标志管理的问题，一些地方政府也在寻找解决方案，江西省南丰县政府以授权管理方式，将地理标志“南丰蜜桔”的管理权委托一家单位来管理，委托管理的思路是可取的。有的地理标志就直接委托当地的龙头企业托管。委托专业的机构来进行管理，专业的人做专业的事情，这样才能发挥其专业特长管理好地理标志，避免地理标志商标陷入“公地悲剧”。专业的第三方要没有利益上的纠葛，其制定的规则、担任的裁判角色，能够做到中立与公正。地理标志商标的托管，将成为解决地理标志商标管理难的一条可行之路。
在我国，地理标志实际由政府控制，当地理标志产品产业成为当地的经济支柱，各地方政府对地理标志的管控都不会放手。但是地理标志毕竟是一项新的制度，政府的行政管控不一定能到位，地方政府可以聘请顾问指导当地地理标志产业的发展，或者委托外部的管理机构进行管理。