筹办公益活动的8个步骤
现在各位已经知道筹办公益活动需要做哪些事情了吗？好极了，那我们就开始吧。以下是我经常采用的行动计划，我把这整套信息全都教给各位。乍看之下，你可能会觉得“我的老天爷呀！”。即便到现在我已经筹办过那么多次活动，但每次开始一个新的计划时，我仍然会觉得很紧张，因为看起来要做的事好多，但时间却好紧迫。其实只要你列出各个待办事项，并且逐一完成，事情就会变得容易些。所谓“一回生、二回熟”，只要第一个活动你从头到尾亲力亲为，第二个就不会那么可怕了。而且你会看到自己擅长的部分，以及需要别人帮忙之处，你也会从自己犯下的错误中，学到宝贵的经验和教训。
▽ 步骤1：弄清楚你想改变什么以及为什么想要改变它
在我开口邀请某人帮忙筹办骨髓配对晚宴之前，我已经清楚地设定我的目标：我想要捐款给GOL，让他们把所有热心人士寄回来的检验小包拿去检验并完成国际骨髓登录。这是个野心很大的目标，因此我虽然没能达成心愿，但我还是觉得很欣慰，因为完成一部分，总是好过一个都没完成。有一点要请各位注意，有时候你想替别人做点好事的心意，有可能会惹怒别人。我知道这话听起来很莫名其妙，因为我们都认为，每个人都愿意帮助有需要的人；但请各位要做好心理准备，并不是所有的人都理解你想要改变什么，也不明白你为什么觉得有必要改变。这些人喜欢事情保持原样，所以他们完全没兴趣参与你的公益活动。
有些人会质疑你的动机，还有些人则会认为，你逃避自己的问题，所以你才会觉得有必要解决其他的问题。有些人甚至会因为你有心行善而讨厌你，他们会被你的热心所激怒，并且想要阻挠你。
你要尽一切力量不让这些人打败你，并且依靠那些支持你的人。相信我，当一名领导者，你会有一长串的事情要做，根本没时间理会那些为反对而反对的人。
▽ 步骤2：问自己，谁能帮我完成此事
现在你已经知道自己想改变什么以及为什么想要改变它，太棒了！现在请你问问自己：谁能帮我完成此事？如果你的答案是“没人”，那你最好就此打住，千万不要自己一个人走上这条路。如果你是A型血的人，我知道你会很想自己独自搞定一切，但如果你能找到对的人来帮忙，其实当个领导者，你可以成就更多的事情。
我的做法是，亲自打电话给能帮我的人，并邀请他加入我的行列。这么做虽然比广发邮件或信息花时间，但是亲自打电话邀请对方，意义就是不一样：“我想做某件事，而且我很希望你能来帮我。”他们有可能会加入，甚至会推荐你不认识的其他人来共同参与。你可以发邮件给这些新朋友，约好何时打电话给对方，然后你再上社交媒体发布消息，说明你们这群人正在做的事情。如果你没有任何朋友能帮你，找找看周遭是否有目标类似的组织。如果你的构想与某个组织的宗旨不谋而合，你不妨找它的会长或主管，要求跟对方见个面。要是他们很欣赏你的想法，说不定就愿意帮你落实它。如果你还是决定自己来，他们说不定会给你指点迷津，告诉你如何推动此事。
你还可以开始参与他们的活动，在那里担任志愿者，交些朋友，等到你的想法顺利展开后，你便可以问他们是否愿意助你一臂之力。如果你有1个朋友愿意帮忙，那你们就有两个人可以一起出谋划策，并且分摊待办的事务。你们互相到对方的班级或办公室拜访，就会认识另外一批人。你永远不知道接下来会认识谁，而且对方说不定就会成为你们两人之外的下一名生力军。
▽ 步骤3：打造一个执行委员会
假设你已经接洽了一些人，跟他们约好一起喝杯咖啡，也准备好要开始工作了。我希望你们尽快成立一个执行委员会与支部委员会，执行委员会要由愿意承担较多责任的人组成，他们必须参加会议、参与策划整个活动，并且还要扩大活动的规模。身为活动发起人的你，不可能独自包办募款、筹办活动、分装礼品袋、发送邮件等所有大小杂事，所以你要把工作分派给执行委员会里的每个人。你应指派几个人负责募款、公关、招募人手、设计、物流、志愿者、拍卖以及准备纪念品。执行委员会里的成员应当担任各个支部委员会的负责人。如果有10个朋友说他们愿意来帮你，但他们抽不出时间参与活动，你就可以请他们加入志愿者小组。如果你有个朋友很喜欢设计东西，那你不妨请他帮你设计海报、邀请卡，甚至是识别标志，这样每个人都能找到适合他的工作。
3.1 运动员和品牌间良好的营销合作伙伴关系
当你想筹办一场活动时，你可以接洽各种不同的赞助厂商，有些赞助者会支付一笔费用，让你把他们公司的名称与识别标志，放在跟活动相关的所有物品上，有的厂商则愿意付费，跟你们推出联名商品。不过要获得厂商的赞助并不容易，所以伊希文·阿南德（Ishveen Anand）设立了Open Sponsorship，这是个专门促成运动员与品牌及公益活动结合的双向集市。“有些人在体育界拥有丰富的人脉，而且知道如何用运动员替品牌加分，我们这个平台就像是赞助界的Airbnb与Match.com。”想要了解更多详情的人，可至entm.ag/opensponsorship观看我访问伊希文的视频。
3.2 分派小组任务的小祕诀
以下是我过去在举办大型活动时，分派小组任务的做法：
·活动总负责人：此人要负责督导每个人的工作，并且要核实所有的工作是否如期完成。
·募款组负责人：此人要协助活动负责人拟定活动预算，并与执行委员会一起定下一个募款目标。募款负责人的职责包括：领导募款委员会、拜访捐款者以及安排电话募款。此人有时候还要负责接洽所有的赞助厂商与品牌伙伴。如果你能够找到一位很有外交手腕的募款负责人是最理想的。
·公关组负责人：此人要负责撰写新闻稿，还要与媒体打交道，让活动有机会获得媒体报道；同时还要负责在社交媒体上发文，供活动负责人以及所有的执委会成员使用，好让参与活动的每个人，都能到他们各自的私人网络，分享活动的正确信息。
·人力组负责人：此人要负责招募人力，他必须为活动成立脸书页面，并在活动正式举行前，不时举办一些小型聚会，告诉大家本次活动的宗旨是什么。此人还要与接待委员会合作，确保接待组发送活动邀请卡给他们的朋友，并在他们的社交媒体上发文。
·设计组负责人：此人是团队中的创意大师，他要设定所有事物的调性。他要与活动负责人共同打造活动全部素材的外观、感觉以及用语。在讨论上述内容时，如果能邀请执委会及公关团队共商大计会更好。
·纪念品组负责人：在活动结束时，要送给每一位来宾一份纪念品，通常是赞助商与品牌伙伴捐赠的产品，或是你们支持的慈善机构的成品，例如一本书。此人要与他的团队讨论，礼物袋里要放哪些东西以及该从哪里取得礼物袋（用订购的还是捐赠的？是可重复使用的环保袋还是用过即丢的纸袋？）。
·拍卖组负责人：此人要负责取得可以拿来拍卖的物品——这是在整个活动期间持续进行的、由一般民众竞标物品的募款方式，最后会由在活动当晚出价最高的人得标。由于拍卖募款需要相当多的规划，要是没人出价的话，就不值得费这番工夫，所以你一定要清楚锁定可能竞标的对象。拍卖组负责人要跟他的小组，负责取得物资并加以整理——有些物品如果跟其他物品组合在一起，拍出的价格可能会更高。拍卖组还要负责介绍拍卖物品或注明任何限制（例如注明使用期限或优惠截止日）以及物品的估计市场价。
·后勤支援组负责人：在活动举行的当天，你会需要很多协助，例如来宾报到、现场售票、分送礼物袋、回答问题、解决突发状况。这时候就需要后勤支援组的负责人与志愿者组的负责人的全力配合，确保每个人都能做好各自该负责的工作。
·志愿者组负责人：通常我会同时担任活动总负责人，以及后勤支援组和志愿者组的负责人，但我建议各位最好分别请专人负责。擅长调度人力的人最适合担任志愿者组的负责人，因为要调度一场大型活动的所有志愿者，其实是个大工程。志愿者组负责人必须制作一份班表，写明每个人值班的时间与负责的事务，让大家开始工作的时候能够签到。如果有人错过他的排班，志愿者组负责人必须立刻决定是由自己上阵，还是由其他待命的志愿者即刻救援。志愿者组负责人还需确保每位志愿者都有适当的休息空当，每个人都需要用餐，并且有时间享受这场活动。但如果有人乐于全程服务，当然也可以。
·接待组负责人：接待组的成员通常很支持你的想法，而且也想参与活动，但实在抽不出时间，所以他们基本上会买票并且邀人来捧场。接待组对于任何活动都是相当重要的，他们算是你的神队友，因为单凭你自己的力量其实很难支撑起整个活动。接待组的负责人要紧密联系组里的每位成员，还要负责发送活动的宣传文案，好让每个接待组成员都可以转发邮件或将文案发在社交媒体上，让最多的人知道你们在办活动。
等你的团队全员就位后，你要想想如何让每个人都能随时得知活动筹备的最新进度。
3.3如何准备礼物袋里的纪念品
瑞秋·霍诺维兹·科斯格罗夫（Rachel Honowitz Cosgrove）是Gift Bagsby Rachel的创办人。她曾经为影视演员协会奖、艾美奖、纽约时装周、乡村音乐奖以及白宫记者联谊会提供纪念礼品袋。瑞秋指出，人人都爱免费的礼物，所以不论你是想为孩子就读的学校举办一场活动，还是替你最爱的公益机构募款，最好都能为来宾准备一份纪念品。在准备礼物袋时，她建议最好要把活动本身、来宾以及时下的流行风潮都纳入考量。为了确保你的礼物袋能替活动加分，瑞秋提供了以下建议：
·在活动开始前两三个月便准备。
·跟多个品牌接洽，因为就算你接洽了20个品牌，最后顶多只会有两三家真的愿意捐赠。
·礼物袋里的东西要讨人喜欢，人人都喜欢先试用再购买某个产品，所以新推出的巧克力、护肤产品、手机壳或珠宝都是不错的选择。放几张产品兑换券也是可以的，但不宜太多，因为大家喜欢立刻就能摸到及试用新产品。如果某人不喜欢某样东西或那样东西不适合，他们大可转送给别人。
·5到10样东西就足够了，尽管人人都爱免费的东西，但也不必太多。
·视活动的性质而定，你可能需要把礼物袋分成一般人士与VIP两种等级。如果你要求的数量不大，赞助厂商或许会愿意捐赠一些较高档的商品供VIP使用。
·如果礼物袋的数量庞大，你可能需要租用一个空间，来分装与放置礼物袋，这会省下很多舟车往返时间。
·记得要给赞助厂商适当的回报，例如在社交媒体上发文感谢，或是保证会在活动的新闻稿中提到它们。它们给了你不少有价值的产品，你至少要公开致谢作为回报。如果某个名人或大咖来宾在网上晒了礼物袋中的某个物品，那对厂商来说是大为有利的。
·记得要附上一张印有活动徽标与标志的感谢卡，感谢所有捐赠物资的厂商与品牌。记得加注它们在社交媒体上的昵称，此举将会鼓励来宾把他们最爱的物品晒出来。(https://www.daowen.com)
·多准备几个礼物袋，以备不时之需。手上随时有礼物袋可以送给赞助厂商或是无法到场的VIP当作谢礼，才算周到。
▽ 步骤4：决定你要如何与你的团队沟通
等到整个团队就绪后，你要如何让他们取得最新的信息？是要定期开会，还是要每周发送邮件，或是利用线上软件召开视频会议？活动总负责人必须了解你的团队偏好什么样的沟通方式并准备好两种更新内容（发邮件与亲自致电；负责重要工作的人，例如执委会成员与各组的负责人，则可在网上联系）。我会在活动场地跟团队开小型会议，并且每月发送一次骨髓配对晚会的彩色邮件。
同时你要做好万全的心理准备，就算你已经把所有事情全都清楚地写在邮件里，却总是会有某个人或某些人，询问一些你明明已经回答过的问题，你会很想要打电话给那人，并且告诉他：“你仔细看了我刚刚发给你的邮件吗？所有的答案都已经写在里头了！”千万别动怒，记住这些人可是无偿来帮你的，而且他们都尽了最大的努力。但如果这样的情况持续存在，而且对方的行为已经干扰到你的生活，那么你应当找个时间好好跟对方谈谈，了解他是否还想继续留下来帮忙。
举办一场活动、晚宴或是成立俱乐部，通常挺累人的，所以记得给自己保留一点私人时间，好让你能享受这整个过程。
▽ 步骤5：适时让自己暂停一下喘口气
你是否光看这些步骤就已经觉得吃不消了？要当个改变者可没那么容易，需要付出很多时间和精力。不论你是想改变还是改造，过程中总是会有很多起伏。有时候你必须被别人拒绝很多次，才能获得对方的认同并且募到一笔款项，修改一个政策，或是看到你想要的改变成形了。所以千万别让一场苦战就击溃你的心志。
为了避免把自己搞到筋疲力尽，你必须给自己一点休息的时间，并且抽空跟你的家人和朋友聚聚、冥想打坐、听点音乐放松心情。总之，做些你平常爱做的事，让转个不停的大脑稍稍休息一下，休息是为了走更长的路，适时让自己喘口气是非常重要的。
带领一个社会运动更需要耐力，所以我常说人生就像一场马拉松，而且我觉得自己才刚跑到折返点，这是什么意思呢？我的意思是，你不要老想着你还有多少公里要跑，而应该想着你已经跑了多少公里。你一定要抽空犒赏自己，这样你才能成为一个更优秀的领导者（而不是每次都在活动正式举行前，因为累倒而带病上阵）。
▽ 步骤6：事情搞不定时向各路军师请教
所有的领导者都免不了会遇上有人质疑你的时刻：这样做行得通吗？我们能成功吗？遇到这种时候，请去找那些爱你且相信你的人。谁总是会提出理智的意见？谁能令你开怀大笑？谁是你的啦啦队？谁曾经遇过类似的情况，因此最能理解你的心情？以上这些都是我在陷入瓶颈时，会打电话求助的人。
我在筹备骨髓配对晚会期间，曾被电视台指派报道飓风桑迪（2012年）肆虐美国的实况。长达9天的时间我一直待在纽约皇后区的牙买加街区，目睹飓风对当地造成多严重的灾情。
骨髓配对晚会预计11月18日举行，而飓风桑迪则是在10月底来袭，我拿不定主意是否该把募款活动延期。在纽约市遭受飓风重创，许多市民仍生活在无电力可用，被飓风吹倒的大树还压在屋顶的时候，我们真的要办一场盛装的正式晚宴吗？
但另一方面，在还有那么多能够救人一命的检验包亟须检验与登录的时候，我们真的该取消这场筹备多时的募款餐会吗？
如果是你，你会怎么做呢？最后我们决定如期举行募款餐会，但请每位来宾带一项物品送给飓风的受灾群众。会后我们收集到很多清洁用品，送给斯塔顿岛上的民众，并协助他们返回家园。
▽ 步骤7：随机应变
身为改革者，意味着你已经备妥一份蓝图。但是最优秀的领导者，会尽量预测可能发生的状况，以便在真的遇到问题时，能够迅速解决。
我一向会在活动举行的数周前，便与我的委员会成员坐下来，把所有可能会出错的状况，逐一列在清单上。我们会把自己当成是当晚的来宾，从场地的大门外开始，一路走向报到处，并穿越整个空间，这样可以预先检查哪些事项被疏忽了。
但尽管你做了万全的准备避免出错，你同时仍要做好心理准备，届时还是有各种你可能永远无法预测到的状况会出现。
活动举办的当晚，我提早数小时抵达会场。在做最后一次巡查时，我找不到赞助商送到会场的伏特加酒——那可是价值数千美元的重要物资！现场虽然有很多的啤酒（那是我的好友艾莉森捐赠的，而且我们在前一天便全数运到会场），但伏特加酒全都没有运送过来！
我们大约会有600名嘉宾，我们原先预计在他们一进门后，就会看到伏特加厂商赞助的开放式酒吧，所以我得赶快想出法子解决。
我紧急询问出借场地的负责人，是否可以先用他们的酒，等活动结束后他再问我要钱，对方爽快地答应了，最后甚至无偿捐助了。因为他们知道我们为了办这场活动非常地尽心尽力，因此愿意助我们一臂之力。
▽ 步骤8：诚挚致谢
在活动举行前1周，我们获得了200位善心人士签署骨髓配对同意卡，活动当晚则有超过600人出席，这个数字让我又喜又忧，因为我不知道我们是否有能力负担全部的检验费用，提供足够的餐食以及准备好我的感谢卡。自此之后我便提醒自己：如果活动来宾多达600人，感谢卡千万不要亲笔签名（最后我整整24小时没阖眼，在活动前一口气签了180张感谢卡）。
即便在这么紧张的工作压力下，你还是要记得关心你的团队，并且当一个让人乐意追随的领导者。每当有人走进房里时，受人爱戴的领导者会说：“真高兴见到你！”而不是冷嘲热讽地说：“哎哟，看是哪位贵人大驾光临了！”你无从得知别人花了多大的精力来开会，就算他们（又）迟到了，但至少他们来了。
你可以严以律己，但尽量宽以待人，永远都不要伸出手指指责别人，而应张开双臂欢迎与感谢别人。
本章回顾
如果你觉得没有什么问题必须要解决，也不认为必须为哪个社团贡献一己之力，你可能会觉得很没劲。要当一个改革者需要具有持之以恒的毅力，以及一种“这件事我非做不可，否则我无法对自己交代”的使命感。但我希望各位在打定主意从事某个公益活动之前，先把以下这些问题想个清楚，以免日后感到后悔：
·你想要改变或改造什么？为什么你想这么做？
·谁能帮你达成此愿望？你的执行委员会里，会有哪些成员？你需要成立支部委员会吗？会有哪些人呢？
·你要如何跟你的团队沟通？
·你要如何让自己有喘口气的机会？多频繁？
·事情搞不定时，你会向哪些人请教？
·你如何随机应变？
·你如何向人表达谢意？
在筹办活动时，你必须跟场地出借者、表演者以及厂商签约。我希望你跟自己也签署一份合约，以促使你达成目标。我将在本书的最后一章，提供跟自己签约的范本。