任务一　邮件合并

日常工作生活中,我们经常需要发送通知、请柬、奖状和毕业证等,这些文档的大部分内容相同,少部分内容变化。为了提高工作效率,可以使用邮件合并的方式来完成。

任务描述

学校在举行完校运动会后,准备给获奖选手颁发奖状。奖状模板以及获奖数据已经汇总完毕,现要求使用邮件合并的方法快速制作奖状。

任务分析

使用邮件合并的方法,利用“奖状模板”和“获奖数据”两个文档内容制作奖状。

知识链接

邮件合并的步骤

邮件合并的一般操作步骤如下:

①创建主文档和数据源文件;

②设置主文档类型;

③打开数据源文件;

④插入合并域;(https://www.daowen.com)

⑤预览合并结果;

⑥合并到新文档。

任务设计

①打开主文档“奖状模板”,单击“邮件”选项卡,在“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”→“信函”。

②在“开始邮件合并”组中,单击“选择收件人”→“使用现有列表”,弹出“选择数据源”对话框,选择“获奖数据”文档作为数据源文件。

③在“编写和插入域”组中,单击“插入合并域”→“姓名”,重复此步骤插入“项目”以及“名次”合并域,结果如图3-64所示。

图3-64　插入合并域

④在“预览结果”组中,单击“预览结果”按钮预览合并数据的效果。

⑤在“完成”组中,单击“完成并合并”→“编辑单个文档”,弹出“合并到新文档”对话框,在这个对话框中,选中“全部”,单击“确定”按钮即可得到最终结果,如图3-65所示。

图3-65　邮件合并结果