任务六　统计字数和保护文档

任务六　统计字数和保护文档

任务描述

Word具有统计字数的功能,用户可以方便地获取当前Word文档的字数统计信息,可以使用密码、权限和其他限制保护文档。本次任务是给“产品使用说明书”文档统计字数和设置密码,掌握统计字数和保护文档的基本操作。

任务分析

统计“产品使用说明书”文档的字数并为其设置密码,密码为“123”。

知识链接

保护文档的功能

为了使辛苦完成的文档不被其他人随意阅读、抄袭或篡改,可以根据具体情况选用Office提供的安全保护功能保护文档。打开需要设置保护的文档,单击“文件”→“信息”,在“权限”窗口中单击“保护文档”按钮,可以看到Office提供的几种安全保护功能:标记为最终状态、用密码进行加密、限制编辑、按人员限制权限和添加数字签名,如图3-63所示。

①标记为最终状态:将文档设为只读模式。Office在打开一个已经标记为最终状态的文档时将自动禁用所有编辑功能,有助于了解文档内容,防止审阅者或读者无意中更改文档。不过标记为最终状态并不是一个安全功能,任何人都可以以相同的方式取消文档的最终状态。

②用密码进行加密:为文档设置密码。但密码保护功能最大的问题是用户自己也容易忘记密码,而且Microsoft不能取回丢失的密码。(https://www.daowen.com)

③限制编辑:控制可对文档进行哪些类型的更改。限制编辑功能提供了3个选项:格式设置限制、编辑限制和启动强制保护。格式设置限制可以有选择地限制格式编辑选项,可以单击其下方的“设置”进行格式选项自定义;编辑限制可以有选择地限制文档编辑类型,包括“修订”“批注”“填写窗体”以及“不允许任何更改(只读)”;启动强制保护可以通过密码保护或用户身份验证的方式保护文档。

图3-63　保护文档

④按人员限制权限:按人员限制权限可以通过Windows Live ID或Windows用户账户限制Office文档的权限。我们可以选择使用一组由企业颁发的管理凭据或手动设置“限制访问”对Office文档进行保护。

⑤添加数字签名:添加数字签名是一项流行的安全保护功能。数字签名以加密技术作为基础,帮助减轻商业交易及文档安全相关的风险。如需新建自己的数字签名,必须首先获取数字证书,这个证书将用于证明个人的身份,通常会从一个受信任的证书颁发机构(CA)获得。如果我们没有自己的数字证书,可以通过微软合作伙伴Office Market place获取,或者直接在Office中插入签名行或图章签名行。

任务设计

①打开“产品使用说明书”文档,单击“审阅”选项卡,在“校对”组中单击“字数统计”按钮打开“字数统计”对话框,显示文档的字数统计信息。

②单击“文件”选项卡→“信息”,在“权限”窗口中单击“保护文档”→“用密码进行加密”,输入加密密码和确认密码“123”,单击“确定”按钮完成密码设置。