任务二　应用条件格式

任务描述

条件格式允许用户为不同数值的数据设置不同的字体属性、颜色以及其他格式,通过为数据应用“条件格式”,用户可以快速浏览并立即识别一系列数值中存在的差异。

任务分析

“产品销售表”中不同月份、不同品牌的产品销售数量各不相同,在查看产品销售表时,可以设置条件格式,将满足不同条件的销售数量值设置成不同的格式,便于用户更加直观地查看。

知识链接

在Excel中可以根据不同条件,为数据设置不同的显示效果,使特定数据的呈现更清晰明了,有助于用户查看。

1.突出显示单元格规则

①打开工作表,选择需要应用条件格式的单元格区域。

②单击“开始”→“样式”→“条件格式”按钮,在弹出的菜单中选择“突出显示单元格规则”,在弹出的菜单中选择一项条件,如“小于”命令。

③弹出“小于”对话框,在左侧的文本框中输入条件,在右侧的“设置为”下拉列表框中选择满足左侧条件时显示的格式。

④单击“确定”按钮,返回工作表,用户可以创建符合个人要求的条件格式或清除相应区域的条件格式等。

⑤单击“开始”→“样式”→“条件格式”按钮,在弹出的菜单中选择“清除规则”命令,在其子菜单中可以选择“清除所选单元格的规则”或“清除整个工作表的规则”命令,来清除相应区域的条件格式。

⑥单击“开始”→“样式”→“条件格式”按钮,在弹出的菜单中选择“新建规则”命令,弹出“新建格式规则”对话框,在该对话框中可以创建符合个人要求的条件格式。

2.项目选取规则

当单元格内的数值恰好属于工作表中所有数值“值最大的10项”“值最大的10%项”“值最小的10项”或者“值最小的10%项”(用户可以改变测试数值10或10%)时,单击“开始”→“样式”→“条件格式”按钮,在弹出的菜单中选择“项目选取规则”命令,用户便可以按照个人需求设置单元格的格式。

3.使用彩色数据条

彩色数据条是基于选择区域内数据的相对值而显示的彩色数据条。当用户选择了一个单元格区域,单击“条件格式”→“数据条”命令,便会出现一列可供选择的彩色数据条。选择其中一种类型,Excel自动把一个彩色条图表覆盖在选定区域中数据的上方,这样用户便能很快看到各个数值之间的对比。彩色数据条和其他条件格式一样,用户可以创建数据条的格式,只要选择“其他规则”即可。

4.使用色阶

色彩的明暗梯度特征称为色阶,其功能与数据条类似,单元格背景颜色的深浅取决于此单元格中的数值与其他选中的单元格数值的比值大小。使用色阶时,先选择一个单元格区域,单击“条件格式”→“色阶”命令,选择色阶样式列表中的一种样式,Excel根据用户所选择的样式为单元格着色。与其他条件格式的操作相同,用户可以通过“其他规则”创建自定义色阶的格式条件。

5.使用图标集(https://www.daowen.com)

当使用“条件格式”下拉序列中的“图标集”命令设置数据的条件格式时,Excel会在所选的每个单元格旁边显示一个图标,用户通过图标可以看到这些数值在所选区域中的位置。使用图标集时,先选择一个单元格区域,单击“条件格式”→“图标集”命令,选择图标集样式列表中的一种样式,所选单元格区域的左端就会出现所选图标。与其他条件格式的操作相同,用户可以通过“其他规则”创建自定义图标的格式条件。

任务设计

对“产品销售表”进行条件格式的操作,将销售数量低于20和高于40的值以不同的颜色填充,以便查看这些特殊的数据。

1.设置销售数量小于20的数据用特殊格式显示

①选择G3:G26单元格区域,以选中“产品销售表”的销售数量数据区。

②单击“开始”→“样式”→“条件格式”按钮,在弹出的菜单中选择“突出显示单元格规则”,接着在弹出菜单中选择“小于”条件。

③弹出“小于”条件对话框,在数值文本框中输入“20”,在“设置为”下拉列表框中选择“浅红填充色深红色文本”命令,如图4-17所示。