任务三　创建销售统计图表

任务描述

Excel工作表中的数据看起来往往不够直观明了,有时需要对多组数据进行对比、分析。借助图表功能,将表中数据按照需要生成某种类型的图表,利用图表的直观性,用户很容易发现数据的某些关系、信息或规律。

任务分析

为了更好地将工作表中的数据按照某种需要转换成合适的图表,我们需要了解不同类型图表的特点和功能,在此基础上对生成的图表进行格式的设置或内容的调整,以便快速地从图表中获取所需要的信息。

知识链接

图表是数据的一种可视化表示形式。通过使用类似柱形或折线这样的元素,图表可按照图形格式显示系列数值数据,使用户更容易理解大量数据以及不同数据系列之间的关系。

1.图表元素

图表中包含许多元素。默认情况会显示其中一部分元素,而其他元素可以根据需要进行添加。可以通过将图表元素移到图表中的其他位置、调整图表元素的大小或更改格式来更改图表元素的显示,也可以删除不希望显示的图表元素,如图4-39所示。

①图表区:图表区是指整个图表及其全部元素。

②绘图区:绘图区是指在二维图表中,通过轴来界定的区域,包括所有数据系列。在三维图表中,同样是通过轴来界定的区域,包括所有数据系列、分类名、刻度线标志和坐标轴标题。

③数据系列:数据系列是指在图表中绘制的相关数据点,这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。用户可以在图表中绘制一个或多个数据系列,但饼图只有一个数据系列。

④坐标轴:坐标轴是指界定图表绘图区的线条,用作度量的参照框架。y轴通常为垂直坐标轴并包含数据,x轴通常为水平轴并包含分类,数据沿着横坐标轴和纵坐标轴绘制在图表中。

⑤图例:图例是一个方框,用于标识图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色。

图4-39　数据表元素

⑥图表标题:图表标题是说明性的文本,可以自动与坐标轴对齐或在图表顶部居中。

⑦数据标签:数据标签是指为数据标记提供附加信息的标签,数据标签代表源于数据表单元格的单个数据点或值。

2.应用预定义的图表布局和图表样式

用户可以快速为图表应用Excel提供的预定义的图表布局和图表样式,也可以根据需要,手动更改各个图表元素(如图表区、绘图区、数据系列或图例)的布局和格式。

应用预定义的图表布局时,会有一组特定的图表元素(如标题、图例、模拟运算表或数据标签)按特定的排列顺序显示在图表中。用户可以从为每种图表类型提供的各种布局中进行选择。

应用预定义的图表样式时,Excel会以所应用的文档主题为图表设置格式,以便图表与用户自己的主题颜色(一组颜色)、主题字体(一组标题和正文文本字体)以及主题效果(一组线条和填充效果)匹配。

用户不能创建自己的图表布局或样式,但是可以创建包括所需的图表布局和格式的图表模板。

3.常用图表类型

(1)柱形图

柱形图的主要用途为显示或比较多个数据组,显示一段时间内数据的变化情况,或者显示不同项目之间的比较情况。柱形图的主要类型包括:簇状柱形图、堆积柱形图、百分比堆积柱形图、三维簇状柱形图、三维堆积柱形图、三维百分比堆积柱形图和三维柱形图等,如图4-40所示。

(2)条形图

条形图的用途与柱形图类似,但更适用于表现项目间的差别,类型包括簇状条形图、堆积条形图、百分比堆积条形图、三维簇状条形图、三维堆积条形图、三维百分比堆积条形图和三维条形图等,如图4-41所示。

图4-40　柱形图

图4-41　条形图

(3)折线图

折线图用于显示各个项目之间的对比以及某一项目的变化趋势(如过去几年的销售总额)。类型包括折线图、堆积折线图、百分比折线图、数据点折线图、堆积数据点折线图、百分比堆积数据点拆线图和三维拆线图,如图4-42所示。

图4-42　折线图

(4)饼图

饼图用于显示组成数据系列的项目在项目总和中所占的比例,通常只显示一个数据系列。饼图类型包括饼图、三维饼图、复合饼图、分离型饼图、分离型三维饼图和复合条饼图,如图4-43所示。

图4-43　饼图(https://www.daowen.com)

(5)XY散点图

XY散点图适宜比较成对的数值,如表示两组数据的不规则间隔。具体类型包括:散点图、平滑线散点图、无数据点平滑线散点图、折线散点图和无数据点折线散点图,如图4-44所示。

(6)面积图

面积图用于显示数值随时间或类别的变化趋势,通过显示已绘制的值的总和,面积图还可以用于显示部分与整体的关系。其类型包括面积图、堆积面积图、百分比堆积面积图、三维面积图、三维堆积面积图和三维百分比堆积面积图,如图4-45所示。

图4-44　散点图

图4-45　面积图

除此之外,Excel还提供了曲面图、气泡图、股价图、圆环图和雷达图等图表类型,在此不再赘述。

4.创建基本图表

对于大多数图表(如柱形图和条形图),用户可以将工作表的行或列中排列的数据绘制到图表中。但是,某些图表类型(如饼图和气泡图)则需要特定的数据排列方式。创建图表的具体操作步骤如下。

①在工作表上排列要绘制在图表中的数据。数据可以排列在行或列中,Excel会自动确定将数据绘制在图表中的最佳方式。

②选择需要用图表呈现的数据所在的单元格区域。如果只选择一个单元格,则Excel会自动将紧邻该单元格且包含数据的所有单元格绘制到图表中。

③单击“插入”→“图表”命令,执行下列操作之一。

·单击图表类型,然后选择需要使用的图表子类型。

·若要查看所有可用的图表类型,单击以启动“插入图表”对话框,然后单击相应箭头以滚动方式浏览图表类型。当鼠标指针停留在任何图表类型或图表子类型上时,屏幕提示将显示图表类型的名称,如图4-46所示。默认情况下,图表作为图表嵌入在工作表内。如果要将图表放在单独的图表工作表中,则可以通过执行下列操作来更改其位置。