会展管理的功能
（一）会展管理的组织功能
会展管理作为一个复杂的组织活动，其组织功能在会展过程中起着至关重要的作用。会展管理的组织功能主要包括以下几个方面。
会展管理通过合理规划、设计和布置会展场地，实现场地的最优利用。这包括会展场地的选择、设计场地布局和展台搭建等方面。合理规划和设计会展场地可以最大程度地满足参展商和观众的需求，提供良好的展览环境，增强会展的吸引力和影响力。
会展管理负责组织和协调参展商的参展事宜。包括参展商报名、展位分配、展品运输、搭建展台等事宜。会展管理通过制定合理的参展标准和规定，保证参展商的权益，提升会展的专业性和质量。
会展管理承担着组织参展商参加会展活动的工作。这包括邀请嘉宾、组织开幕式和闭幕式、举办专题研讨会等。通过组织丰富多样的会展活动，会展管理可以提升会展的吸引力和参与度，增加参观者的体验价值。
会展管理负责监督和管理会展过程中的各项活动。这包括管理参展商和观众的行为规范、保障会展安全、维护会展秩序等。会展管理通过加强监督和管理，确保会展正常高效地进行，提升行业的信誉度和形象。
（二）会展管理的协调功能
在会展管理中，协调功能扮演着至关重要的角色。它涉及到各个部门、团队以及外部合作伙伴之间的协同合作，以确保会展活动的顺利进行。
1.体现在多个内部部门的协调与合作上
会展管理涉及到多个专业领域，包括市场营销、策划、设计、物流等。这些部门需要紧密合作，相互协调，以确保会展活动从规划到执行的每个环节无缝衔接。例如，市场营销部门需要与策划部门协调，确保活动主题和目标一致，并进行有效的宣传推广；设计部门需要与物流部门协调，确保展台布置与物料运输工作的配套安排。只有各个部门之间的协调合作紧密无间，才能够实现会展活动的高效顺利进行。
2.体现在与外部合作伙伴的协作上
会展活动通常需要与展商、供应商、场地、酒店等多个外部合作伙伴进行合作。协调功能的发挥，就需要与这些合作伙伴建立良好的合作关系，确保各方的利益得到最大化的实现。例如，与展商的合作需要与其进行紧密的沟通与协商，满足其展示需求，同时确保展台施工和物料供应的质量和时效；与场地和酒店的合作需要与其协商好场地使用安排和住宿等细节，为参展商提供便利和舒适的环境。只有通过协调各方的利益和需求，才能够实现会展活动的共赢局面。
3.体现在会展管理团队内部的协作与沟通上
会展活动通常由一支专业的团队来负责组织与管理，这个团队需要在活动策划、执行和监督中密切合作。协调功能的发挥，就需要团队成员之间的相互配合和信息交流。团队中的每个成员都扮演着不同的角色和责任，在会展管理中的协调功能中，他们需要根据各自的职责，进行有效的组织和分工，确保每个环节的协调衔接。例如，策划人员需要与执行人员沟通，确保活动策划方案的顺利实施；监督人员需要与各个部门进行协调，确保政策和规定的执行情况。只有团队成员间的协调合作，才能够实现会展活动的高质量和高效率。
（三）会展管理的控制功能
在会展管理中，控制功能扮演着至关重要的角色。通过控制功能，会展管理者能够监督、调整和评估会展活动的执行情况，以确保达到预定目标并保持整体的有效性和效率。
1.对资源的控制
在会展活动中，各种资源如场地、设备、人力、时间、资金等都是不可或缺的要素。管理者需要对这些资源进行合理的安排和分配，并确保它们能够在适当的时间和地点得到充分利用。通过控制这些资源，管理者可以提高会展的效果和效率，最大程度地满足参展商和观众的需求。
2.对活动进度和质量的控制
在会展过程中，管理者需要对活动的进展情况进行监控和调整。他们需要确保各项任务按时完成，遵循预定计划，并及时解决可能出现的问题和挑战。同时，他们还需要确保会展活动的质量符合预期要求，通过设定合理的标准和指标，并进行评估和反馈，不断提升会展的品质和效果。
3.对风险和变化的控制
会展活动往往面临着各种潜在的风险和不确定性，如不可预见的天气变化、供应商的延迟、人员的缺席等等。在这种情况下，管理者需要及时应对并采取措施，以最小化潜在的影响。他们需要建立紧密的沟通渠道，与相关方保持联系，并制定应急计划，以确保会展活动的顺利进行。
4.对数据和信息的控制
现代会展活动通常涉及大量的数据和信息，如参展商和观众的信息、市场数据、报告和统计数据等等。管理者需要对这些数据进行收集、分析和整理，并利用其指导决策和优化活动的效果。他们需要与相关技术和系统进行有效的沟通和协作，以确保数据的准确性和保密性。
（四）会展管理的决策功能
会展管理的决策功能在会展活动中起着至关重要的作用。决策是指在特定的情境下，根据信息和目标作出选择，并制定和执行相应的行动计划。在会展管理中，决策功能涉及到制订会展策略、确定目标和计划、资源分配等方面。
1.要求会展管理者制订会展策略
会展策略是指为实现特定目标而采取的一系列决策和行动。在制订会展策略时，会展管理者需要考虑各种因素，如市场需求、竞争环境、参展企业的需求等。根据这些因素，会展管理者可以选择不同的策略，如专业展览、主题展览、国际展览等，以满足不同的需求。
2.要求会展管理者确定目标和计划
会展管理的目标可以包括提升品牌形象、推广产品或服务、促进交流与合作等。为了实现这些目标，会展管理者需要制定详细的计划，包括预算、展台设计、营销活动等方面。通过明确的目标和计划，会展管理者能够更加有针对性地开展工作，并提高会展的效果和效益。
3.要求会展管理者进行资源分配
会展活动通常需要消耗大量的资源，如人力资源、财务资源、物资资源等。会展管理者需要根据实际情况和需求，合理地分配这些资源，以保证会展顺利进行。同时，会展管理者还需要根据资源的紧缺程度和重要性进行优先级排序，以确保资源的有效利用和最大化效益。
4.要求会展管理者进行风险评估和应对
会展活动存在着一定的风险，如参展企业的变动、市场环境的变化、竞争压力等。会展管理者需要及时识别和评估这些风险，并采取相应的措施进行应对。这包括做好风险预测和规划、建立灵活的应变机制、加强信息收集和分析等方面。