会展招展分工和招展代理
（一）招展组织结构与分工
在会展招展工作中，建立合理的招展组织结构和明确的分工是确保顺利进行的关键。招展组织结构应该根据会展的规模和需求来进行设计，并且要充分考虑到各个部门的职能和工作内容。招展工作通常涉及市场营销、销售、物流、策划、服务等方面，因此组织结构应该合理分配各个职能部门的责任。
招展组织结构应该设立一个总体协调部门，负责整体规划和协调各个部门之间的工作。这个部门的职责主要包括确定招展目标、制定招展计划、协调各个部门之间的协作关系等。总体协调部门需要与其他部门保持紧密的沟通和合作，确保各个部门的工作协调一致。
招展组织结构应该设立市场营销部门，负责市场调研、客户开发和推广工作。市场营销部门的目标是吸引更多的潜在客户参加会展，因此需要积极开展市场调研工作，了解潜在客户的需求和兴趣，为招展策划提供有价值的信息。另外，市场营销部门还需要与招展代理进行紧密合作，制定合适的宣传推广策略，进一步提高会展的知名度和参与度。
招展组织结构应该设立销售部门，负责与潜在客户进行洽谈、签约和后续的跟进工作。销售部门的主要任务是确保参展商的参展意愿转化为有效的参展行动。销售人员需要与潜在客户保持良好的沟通，解答他们的疑问、提供相关信息，并协助他们完成报名和付款手续等。销售部门还需要与招展代理紧密合作，商讨参展商的招展需求和期望，确保招展工作按照客户的要求进行。
招展组织结构应该设立服务部门，负责参展商的日常服务和后续支持。服务部门的任务是为参展商提供良好的展示环境、解决他们的问题和需求，并且在会展期间给予他们必要的协助和支持。服务人员需要具备良好的服务意识和沟通能力，随时解决参展商的疑难问题，并向他们传达和反馈会展的重要信息。
（二）招展代理的选择与管理
在会展招展过程中，选择一个合适的招展代理是至关重要的。招展代理可以协助展览会主办方完成各项招展工作，包括展位的安排、参展商的邀请和管理、宣传推广等。因此，招展代理的选择和管理直接关系到整个会展的成功与否。
为了选择一个合适的招展代理，会展主办方需要考虑代理机构的专业能力和经验。代理机构应具备丰富的会展策划和组织经验，熟悉招展的工作流程和规范。他们应该能够有效地协调各方资源，确保展览会的顺利进行。此外，代理机构应该具备市场调研和推广策划的能力，能够为展览会提供全方位的宣传服务。
在选择招展代理时，会展主办方还需要考虑代理机构的口碑和信誉。可以通过询问其他展览会主办方或参展商的评价，了解代理机构在过去的招展工作中的表现。此外，可以参考代理机构的客户清单以及他们曾经承办的展览会的规模和影响力，来评估其实力和能力。
招展代理的管理也是至关重要的。主办方应建立与代理机构的有效沟通渠道，明确工作目标和要求。双方应定期进行工作汇报和评估，及时解决遇到的问题和困难。此外，主办方还应制定有效的合同和条款，明确代理机构的权责和双方的权益保障。同时，也要对招展代理的工作进行监督，确保其按照约定的方式和时间完成工作。
（三）招展合同的签订与执行
招展合同的签订与执行是会展招展的重要环节。在招展过程中，明确的合同条款可以确保参展商和招展方之间的权益，保证展览活动的顺利进行。
招展合同的签订应包括以下几个方面的内容。一是参展商的基本信息，包括参展商的名称、联系人、联系方式等，以便双方能够进行有效的沟通和协调。二是展位的选择和分配。在合同中应明确规定参展商所需的展位面积、位置以及相关费用的支付方式和时间节点。三是招展方提供的服务和支持。招展方应明确规定自己在招展过程中所提供的服务与支持，如搭建展位、提供设备、协助参展商宣传等。四是参展商的责任和义务。合同中应明确规定参展商在招展期间需要遵守的规定和限制，如展品的安全、参展商形象的维护等。
招展合同的执行也需要注意一些要点。首先，合同的执行应严格按照合同条款进行，任何一方不得擅自修改合同内容。双方在签订合同的同时应共同确认合同内容，并保持良好的沟通与合作。其次，任何一方在合同执行过程中应保持诚实守信的原则，遵守合同条款。如果遇到无法履行或需要变更合同内容的情况，应及时与对方进行沟通和协商，并及时修改合同。最后，合同的解决纠纷应遵循协商解决的原则，如无法达成一致，可以通过法律途径解决争议。