灰色文献收集实践
4.1 贵州图书馆灰色文献收集实践
贵州是一个多民族的省份，具有悠久的历史和多姿多彩的民族文化。贵州省图书馆作为该省最大的综合性、研究型公共图书馆，是贵州地方文献收藏中心，近年来十分重视灰色文献的收集，制定了灰色文献采访的一系列原则，以政府出版物和民间史料作为灰色文献的重点采访对象，形成了该馆的馆藏特色。
4.1.1 采取呈缴、征集的办法，收集政府出版物
政府出版物内容广泛，但其核心部分是官方发布的法律和行政性文献，如会议文件、司法资料、国家的方针政策、规章制度、有关国情的报告以及国家权威机构发布的统计资料等。在我国出版法规和公共图书馆法规中都有呈缴本制度的内容。从公共图书馆的功能看，省级图书馆具有收藏和保存出版物呈缴本的功能。如《公共图书馆建设标准》明确规定：“省图书馆应成为本区域的文献收藏中心，建有保存本库；地、县级公共图书馆（中小型图书馆）应以图书流通为主，除特殊馆藏资源（如地方文献）外，一般不设基本书库。”
贵州图书馆作为省级馆，理所应当收集各级政府的灰色文献。该馆采取呈缴、征集的办法，收集政府出版物，主要范围包括：①贵州省各级政府的文件和决策性会议材料；②全国性质的地方普查材料（人口普查资料、农业普查资料、组织史、党史资料、地方志等）；③政策研究和咨询机构的调研报告；④地方发展规划、发展成果汇编；⑤承接的国家重大活动和项目的材料；⑥具有全国影响力的重大事件。在调查重点灰色文献采集单位的基础上，该馆采访人员主动与相关单位联系，征集政府出版物。如该馆与中共贵州省委政策研究室取得联系，2013年征集到《同步小康在行动》《现代旅游经济概论》《中共贵州省委政策研究室重要成果汇编》《政策研究谋发展决策服务促跨越》《旅游经济理论与实践》《创新求是服务决策》《迈向旅游强省的科学发展之路》等1866册灰色文献，极大地丰富了该馆馆藏。该馆还于2010年9月成立了政府公开信息查阅中心，主要为读者免费提供国家和贵州省的各类政府信息，读者也可通过贵州数字图书馆网站的中国政府公开信息整合服务平台查阅。
4.1.2 采取赠送、采购的办法，收集民间史料
该馆将具有民族特色、时代特色和地方特色的民间史料作为灰色文献收集范围，文献类型涵盖民俗文化、民间诗词、战争回忆史料和生活历程等。
民俗文化主要包括歌谣、故事、传说、俗语和笑话等民文类，民间说唱、民间舞蹈、民间戏曲和民间工艺等民艺类，地方传统节庆、传统庙会等民节类，服饰、民居、器用、车乘等民物类。民间诗词主要是以旧体诗词、楹联、谜语和民间俗语等中国传统文学为主要内容的非正式出版物，采选来源为具有鲜明地域文化特色的民间诗词组织和团体内部出版物。以对战争史拾遗补阙为目的，主要采选自经历过抗日战争、解放战争、抗美援朝战争历史的革命团体和个人的回忆文献和相关史料汇编等战争回忆史料。生活历程主要采选自与新中国共同成长的人们的亲身经历以及与民族、国家和政党发展相关的重要历史事件的回忆录，也包括以普通人的视角，描述过去亲历的婚姻家庭、生活方式、风俗习惯、价值观念、精神状态、社会心理以至于整个社会的结构及运作方式等传统文献不曾涉及的回忆史料。
该馆通过网站发布地方文献征集函，重点阐明地方文献征集的内容、范围及征集方式，鼓励社会各界捐赠地方文献资源。2013年该馆通过购买、个人和单位赠送等方式，获取灰色文献共1300多种，包括贵州史志史料、贵州少数民族歌册、贵州籍名人著述和手稿，以及反映贵州经济社会发展、风土人情等方面内容的书籍，如《镇山布依风情》《黔军风云》《水书文化研究》《贵州生态旅游集萃》《蹇先艾文学作品集》《花溪区文史资料选集》等。该馆还对社会捐赠的地方文献进行了登记造册，通过网站公布，以便于捐赠者及时了解被捐赠文献的收藏和利用情况。
4.2 淮阴师范学院图书馆“周恩来研究专题数据库”灰色文献收集实践
周恩来总理是中国共产党人的优秀代表和精神楷模，习近平总书记连用六个“杰出楷模”来概括周恩来总理的伟大人格。作为第一代中央领导集体的重要成员，对周恩来总理的深入研究是中国近现代史、中国共产党党史以及现代中国政治、外交等众多领域研究中的关键。早在1976年周恩来总理逝世后不久，原中共淮安县委就顶着压力组织了“周总理与故乡”编写组开展周恩来总理的相关研究。1993年，淮安市（县级）周恩来研究会成立，1997年，淮安市（地级）周恩来研究会成立（后更名为淮安市周恩来邓颖超研究会），接着淮阴师范学院周恩来研究会、淮阴工学院周恩来研究会、中共淮安市委党校周恩来研究会相继成立。2002年，淮阴师范学院还设立了周恩来研究所，它与南开大学周恩来研究中心是全国高校中仅有的有关周恩来研究的学术研究机构。2010年，淮阴师范学院获得中央财政2010—2012年支持地方高校发展专项资金重点建设项目“周恩来研究基地”。为配合学校“周恩来研究基地”建设，淮阴师范学院图书馆在馆藏周恩来研究特色文献收集已成规模的基础上，着手启动“周恩来研究专题数据库”建设，其目标是收集与周恩来研究相关的各类文献资源，为淮阴师范学院乃至全国研究与弘扬周恩来精神的机构提供重要的文献资源保障。
数据库于2014年正式上线，并面向校内读者开放使用，2018年3月通过平台升级实现对校内外读者开放。数据库所收集的每一条数据都经过工作人员的人工审核，以确保收录的每一条数据的相关性与权威性。数据库资源涵盖了周恩来研究的各个方面，包括图书、论文、图片、多媒体等，是国内首个以周恩来研究为主题的全文数据库。数据库上线至今在校内外取得了良好反响，包括周恩来生平思想研究会、淮安市共青团、淮安市政协文史委、淮安市周恩来纪念地管理局、淮安市少儿图书馆等校外机构相关工作人员都曾慕名来到我馆了解与使用“周恩来研究专题数据库”。“周恩来研究专题数据库”在建设之初就将灰色文献作为数据库建设的重点资源之一，目前已收集了大量与周恩来研究相关的学位论文、会议论文、个人印刷作品、内部刊物、交流资料等，在灰色资源收集与建库上取得了一定经验和成效。
4.2.1 数据库灰色文献收集策略(https://www.daowen.com)
该馆在灰色文献收集上采用三步走策略：首先，确定数据库所需灰色文献类型，做到有的放矢；其次，分析数据库要收集的灰色文献的发行特征，并对此做到了如指掌；最后，针对性制定收集方案，做到精准收集。
（1）确定数据库所需灰色文献类型
灰色文献类型众多，包括非公开出版的政府文献、学位论文、会议文献、科技报告、技术档案，以及内部刊物、交换资料、赠阅资料、企业文件、企业产品资料、贸易文件、技术规范与标准等等。对于如此众多的灰色文献类型，图书馆自建数据库不可能也没必要全部收录，应根据数据库建设目标及不同类型灰色文献所载信息内容有选择性地录入。以该馆所建“周恩来研究专题数据库”为例，在进行灰色文献资源收集之前，其有针对性地开展了大量的调研，排除与数据库建设内容不相关的灰色文献类型，如科技报告、企业文件、技术规范与标准等，并对可能刊载有周恩来相关信息的灰色文献类型进行分析，从而确定数据库应收集的灰色文献类型，主要包括学位论文、会议论文、周恩来研究专题内部刊物、个人非公开出版的作品、手稿等。
（2）分析数据库所需灰色文献的发行特征
灰色文献属于非公开发行的文献，其发行渠道与公开出版渠道截然不同，且不同的灰色文献其发行渠道也不相同，具有难以获取的特点，因此在确定所需灰色文献类型后应分析这些文献的发行特征，为后期制定收集方案提供参考。该馆通过分析后将所需灰色文献的发行特征大致归为三大类：①已被商业数据库收集的灰色文献，如学位论文、会议论文、科技报告、政府文献、技术规范与标准、企业文件等；②定期出版发行的灰色文献，这类文献一般由某一机构定期发行，发行范围相对固定易于收集，如内部刊物、交流资料等；③零散发行的灰色文献，这类灰色文献占比最大，其发行时间与发行范围都不固定，因此收集难度也最大，如个人印制的作品、内部资料等。
（3）针对性制定收集方案
图书馆自建数据库应针对不同发行特征的灰色文献制定不同的收集方案。“周恩来研究专题数据库”针对所需灰色文献发行特征制定出三种收集方案：①从商业数据库中采购相关资源，如从中国知网采购与周恩来研究相关的学位论文与会议论文等；②与内刊发行单位合作建库，通过调研发现，目前国内以周恩来研究为主题的内部刊物有三种：江苏省周恩来研究会的《觉悟》、周恩来纪念馆的《丰碑》以及周恩来邓颖超纪念馆的《周恩来邓颖超研究通讯》。《觉悟》目前已被中国知网期刊数据库收录，可以通过知网期刊数据库检索其所有已发文献；《周恩来邓颖超研究通讯》改版后基本以刊载部门动态为主，学术类文章极少；《丰碑》主要刊载周恩来学术研究成果，每年定期出版，具有一定的社会影响力。针对这一情况，该馆与《丰碑》编辑部达成合作协议，在“周恩来研究专题数据库”中建立《丰碑》子库，集中展示《丰碑》资源；③广泛征集、委托采购。对于零散发行的灰色文献，该馆采取通过周恩来研究学者进行委托采购，利用本校周恩来研究学者的人脉关系网和学术关系网来收集相关个人印制的作品等，同时也通过各个平台发布征集信息，广泛征集相关灰色文献。
4.2.2 数据库灰色文献建库策略
“周恩来研究专题数据库”采用中国知网的TPI作为数据库建设平台，在建库过程中除遵循建库基本规范外，该馆专门成立数字化部负责数据库建设与著录标准制定，为灰色文献的收集与建库提供保障。
（1）建立专门部门负责数据库建设
灰色文献的收集与整理是一项繁琐而漫长的工作，需要有专门的人员长期跟进。目前国内许多图书馆在开展自建库建设时并未考虑到数据库建设的长期性，没有组建专门部门来负责数据库建设，这就导致数据收集更新困难，从而使自建数据库极易成为僵尸库。该馆在建设“周恩来研究专题数据库”之初就注意到这一问题，为此专门组建数字化部来负责自建数据库的建设与后期维护工作。目前该馆数字化部有专职工作人员4名，并配有多名学生助理。依靠这支队伍，该馆自建数据库的资源得以保持长期稳定更新，同时也为灰色文献资源的收集和整理提供了保障。
（2）建立灰色文献著录标准
灰色文献的出版发行大多是随意的，不受任何出版条例的限制，在印刷方式和编排格式上无统一的规定，因此灰色文献建库不能照搬现有文献著录标准，而应根据每种灰色文献的印刷与编排情况进行著录。以《丰碑》这一内刊为例，该馆在建库之初希望采用论文的著录标准来进行著录，但在实际著录过程中发现，《丰碑》中所收录的文章仅包括篇名、作者、正文和作者单位这几个部分，为此该馆参考了知网对《觉悟》文章的著录规则，将正文首段作为内容提要字段，同时人工新增关键词等信息，便于读者检索。除了在著录标准上以相似文献类型作为参考外，还注重挖掘灰色文献的潜在价值，通过将每篇灰色文献进行全文数字化，建立全文检索途径，使读者能直接从灰色文献全文中查找到所需的信息，提升灰色文献的利用率。