实验室CDP项目的实施和试运行

二、实验室CDP项目的实施和试运行

一旦病理科/实验室的CDP转换升级方案确定并完成采购程序后,下一步工作将转入CDP转换升级的具体实施阶段。此时,实施团队中作为项目决策者的院领导、医务部门的项目管理人员和监察部门的具体任务基本完成,在项目论证阶段充当总召集人的病理科/实验室负责人的职责将自动转变成实验室CDP转换升级项目具体实施工作的管理者和执行者,具体负责实验室CDP转换升级项目的全部工作。一般来说,实施过程包括但不限于以下这样几个过程。

(一)项目实施准备阶段

项目采购和服务协议成功签署后,一般有60~90天的交货期,这段交货等待期可以说对项目正式实施是一个非常宝贵的时间机会。负责项目实施的病理科/实验室负责人要充分利用这段时间进行项目实施前期的准备工作,准备工作做得越充分,届时的实施过程就会越顺利。这段时间的主要准备工作有。

1.病理工作相关人员对DP知识的预学习

以往的大量实践和经验证明,先期对DP相关知识和基本用途的熟悉程度对后续项目顺利实施和病理工作相关人员处理DP流程涉及的过程具有明显的促进作用。所以,此时要与将来的项目供应服务商进行充分协商,争取创造先期的DP学习机会。参加学习的对象为病理科/实验室全体成员,学习方式包括DP相关基本知识的理论学习;DPS的现场观察和操作实习;病理医师对DS图像特点的了解及阅读训练等。

2.与病理科/实验室CDP项目转换升级相关的场地或物理空间的布局规划

玻璃切片扫描场所及物理空间的位置设置既要方便玻璃切片的直接处理,又要有足够大的空间,至少要满足2台明场和1台暗场WSS的放置,还要有相对宽松的操作空间;另外用于诊断的病理工作站要满足2台显示器的摆放和符合人机工程学的办公空间要求;DS图像质控和病例任务的分配也需要专门的办公空间;保证DS图像存储设施安全(包括主客观因素)的位置选择等。另外,DPS摆放位置与科室工作流程的走向或顺序要合理流动,尽量避免影响工作效率的隔空设置和重复往返路径。

3.工作人员的任务和分工的重新调整

CDP环境下的病理工作流程与传统病理科/实验室的工作方式相比发生了很大的变化。WSS的操作、玻璃切片的扫描、DS图像的质控和病例分配等都与原来的方式不同,都需要有相对固定或专职人员操作;由于诊断方式由光镜观察玻璃切片改成电脑屏幕查看DS图像,病理医师的诊断权限也要根据对DS图像的适应程度进行相应调整;还有相关工程和IT等保障人员的参与等。

4.常规玻璃切片制作的标准化

为了适应CDP环境下的病理工作流程,保证扫描速度和DS图像达到预期的效果,需要对常规玻璃切片制作进一步进行规范以满足DP方式的更高要求。取材要按WSS扫描的标准面积进行,即取材块的最大面积为15 mm×15 mm,组织表贴要平整,染色的颜色分化对比要明显(这点相比光镜观察更重要)等,具体要求请参考前面DP流程描述的相关章节。这60~90天的交货等待期对常规玻璃切片制作进一步标准化是一个难得的有利时机。

5.工程物理(设备科)、IT和后勤人员的准备工作(https://www.daowen.com)

工程物理(设备科)专业人员要协助病理实验室负责人对项目设施所需的场地和物理空间的布局给予建设性的建议和指导,如场地能否满足设备设施的需要,电源安装位置及所需负荷配置等;IT人员要协助病理实验室负责人做好医院网络带宽配置、各种信息系统如HIS、EMR、LIS及PACS等接口适配性的准备工作,需要改造和升级的工作要在DPS到货前完成;后勤人员要协助病理实验室负责人做好各方面保障如房间改造、实验室台柜装修改造及其他办公物品的准备等等。建议这些准备工作要在与供应服务商充分沟通协商的基础上进行。

(二)CDP转换升级项目的实施和试运行

当项目设备设施到货后,尽快与供应服务商协商推进CDP转换升级项目的正式实施。实际上,如果前面的准备阶段的工作基础做得比较扎实的话,项目实施起来会很顺利。

1.DPS安装调试及性能参数校验

这一步属于CDP流程规范化验证的第一步,首先查验WSS出厂及批准文件,确保设备是有关监管部门批准的合格产品;然后由工程物理专业人员与供应服务商共同按说明书和项目协议内容完成WSS、电脑及显示器的正确安装和连接;反映DPS性能指标的各种参数的测定和显示器屏幕参数的校准请按照前面规范化验证的相关要求进行。必须注意的是,这个过程的所有记录包括产品批准或注册证书、使用说明书或指南、各种参数测定及校准结果记录单,以及DPS验收合格文件等都必须签字确认并予以完整保存。这些原始材料的完整保存将构成未来病理科/实验室DP流程QA和QC的组成部分,对项目验收和后续认证具有重要意义。

2.WSS扫描性能指标和DS图像显示效果及信息系统集成的规范化验证

主要内容包括最佳扫描参数、扫描速度及失败率初测、扫描仪连续工作性能测定、显示器(电脑、移动设备及显示屏)校准及各种软件的网络连接集成。这些都属于规范化验证的第一阶段,主要目的是验证DPS是否达到设备预期的功能或项目协议规定的标准,以及与医院信息系统的匹配与融合程度。具体做法与要求按规范化验证相关章节进行。要特别注意网络接口的标准如HL7等。

3.参与CDP环境下病理工作人员的验证学习

所有将来在CDP转换升级后在病理科/实验室工作的人员包括工程物理专业及IT人员、文员、病理技术人员和病理医师都要进行必要的验证学习。当然,不同专业的人员学习的内容、时间和验证的目的、要求是不同的。工程物理专业及IT人员主要是针对DPS的结构、功能、特点及信息集成等进行短时间的了解和学习,其目的是在后续的CDP工作流程中保障设备设施的正常运转;文员主要是了解熟悉CDP环境下的工作流程,其目的是适应新的工作流程中各种文件、记录表单的处理要求;病理技术人员的验证学习重点是CDP环境下的规范化制片与玻璃切片扫描、DPS系统的使用及DS图像的质量保证;病理医师的验证学习是此阶段的重中之重,主要内容是CDP环境下的规范化取材和DS图像的阅读训练,验证的目的是适应DS图像的诊断模式,保证DS图像与玻璃切片光镜诊断的一致性,最后验证结果的呈现就是病理医师获得使用DS图像进行诊断并签发报告的能力。病理医师的验证学习包括验证前的DS图像学习、按照标准进行规范化试验性验证和实际病例的现场验证学习(相当于试运行)等三个阶段。

4.CDP环境下病理流程的试运行

当完成上述DPS安装校验和相关工作人员的验证学习后,即意味着CDP环境下病理流程试运行阶段的开始。这个过程的主要任务是:病理科/实验室的各专业和岗位的人员在新的DP工作流程中熟悉DPS相关操作指南,以便各岗位工作人员在CDP环境下的各种操作按DPS相关要求进行;不同专业和岗位的人员要在试运行环境中进行适应磨合以便尽快熟悉并习惯于新模式的要求;病理医师进一步掌握DS图像的特点,了解DS图像诊断中的陷阱,不断提高使用DS图像的能力和技巧;对在DP实施过程中发现的问题及缺陷进行改进,不断优化CDP环境下的病理诊断流程;对HIS、EMR、LIS及PACS等医院信息系统与DPS的融合程度在实际应用环境中进行测试,对发现的问题和不足及时进行改进优化,信息交换和流向必须双向可用;病理科/实验室负责人要及时组织制订详细的各个环节的SOP,包括规范化制片、玻璃切片扫描操作、DS图像的QA和QC、DS图像阅片诊断和病理报告签发流程,以及病理—临床沟通办法等。对实施阶段中发现的各种影响DP流程顺畅运行的问题和影响病理质量的各种事件都要逐一记录、反馈、查找原因并进行改进。当然,CDP环境下工作的所有相关人员都要积极参与,其中临床医师的反馈建议和供应服务商的参与有时可能对工作改进更为有利。总之,试运行阶段可能是各种问题和缺陷集中暴露的时期,也是一个不断调整优化的阶段。