2.4.4 字段属性
2.4.4 字段属性
在如图2-14所示的表设计器窗口下部的“常规”选项卡中列出了不同数据类型字段的字段属性。这些属性将反映字段存储和展示的方式。下面介绍表设计过程中常见的字段属性设置。
1.字段大小
只有文本、数字和自动编号类型的数据有此属性。对于文本类型的数据，“字段大小”指文本所包含字符的个数，默认值为255，可在1～255之间选择。对于数字类型，“字段大小”指数据所占的内存空间大小。如字节类型占1个字节，整型占2个字节，长整型占4个字节，单精度占4个字节，双精度占8个字节。自动编号类型的字段大小默认为长整型。
2.格式
“格式”属性用于设置数值、日期、时间和文本的显示及打印方式，其可用选项与字段的数据类型有关。如：货币类型数据在显示时可设置是否显示货币符号，以及显示何种货币符号；日期类型数据可选择长格式或短格式进行显示。值得注意的一点是，“格式”属性的设置并不改变数据在内存中的存储格式，仅仅改变数据显示和打印的风格。
3.输入掩码
“输入掩码”属性控制如何把数据输入到特定的字段中，起引导数据输入作用，主要用于文本、数字、日期/时间和货币类型。如用户需要输入电话号码，“输入掩码”能够创建每个人都熟悉的字符和结构。
Access中有一个称为“输入掩码向导”的工具。利用向导，用户可选择常用的输入掩码。要调用该向导，把光标定位到需要输入掩码的域内，单击右方带省略号的按钮即可。“输入掩码向导”如图2-15所示。
图2-15 “输入掩码向导”工具
用户也可以通过使用一些有特殊含义的字符来定义“输入掩码”，表2-2是一些字符含义的说明。
表2-2 “输入掩码”中特殊字符的含义
完整的“输入掩码”由三个部分组成：掩码字符串、保存设置和占位符，各个部分之间用分号分割。其中掩码字符串包括字面字符和掩码字符。字面字符指原样输出的字符，一般包含在一对双引号中。掩码字符由表2-2中的特殊字符构成。保存设置决定输入掩码是否与数据一起存储到数据库中，0为保存，1为不保存。占位符用来指示数据位置，默认为下划线。如在输入电话号码时，假设电话号码格式为“0552-********”，其中*为必须输入的任意数字。可将“输入掩码”设置为“"0552"-00000000;0;*”。
4.小数位数
对于数字和货币类型的数据，可设置小数点右边的小数位数。有一个“自动”设置选项，它根据“格式”属性的设置来确定正确的小数位数。另外，用户也可以在0～15之间任意选择一个值作为小数位数。当字段大小为字节、整型或长整型时，小数位数只能为0；当字段为单精度时，小数位数可以在0～7之间；当字段是双精度时，小数位数可以是0～15。如果不对一个数字型字段的“格式”属性进行设置，或者将此属性设置为“常规数字”，则“小数位数”属性设置无效；如果将一个数字型字段的格式属性设置为货币、固定、欧元或标准格式之一，小数位数自动被设定为2；如果将货币型字段的“格式”属性设置为“常规数字”，则小数位数以实际输入的位数为准，但最多保留2位小数。
5.默认值
增加新记录时，默认值自动作为字段值放到列中。当然，默认值可以被输入时的实际值覆盖。设置默认值属性可节省输入数据的时间。
6.必填字段
“必填字段”属性要求用户必须为该字段输入合适的数据类型的某个值，否则新记录不会添加成功。与“输入掩码”属性一样，“必填字段”属性也是控制数据输入过程的有效手段。
7.标题
“标题”属性主要用于字段在数据表视图中或窗体、报表等对象中输出显示或打印。一般在表结构设计时，字段名称尽量用英文，且较简短。因为字段名称实际上是对象名称，每一个对象都有一个唯一的名称，在查询或VBA编程时引用某个字段都必须使用对象名称。而在显示或打印某个字段时，一般希望用一个较长的名字表示，以便能清楚地表达其含义，这时就要用到“标题”属性。
8.有效性规则
“有效性规则”属性可以对输入到该字段的数据进行限制。其实，前面提到的数据类型就是一种有效性规则，系统根据数据类型自动检测输入的有效性。如果要求输入数字类型的数据，但却输入文本，系统会检测到这是一个非法的输入。“有效性规则”属性一般设置成一个类似于表达式的式子，其中不需要出现字段名称。关于表达式的书写，必须掌握Access数据的表示、运算符和内部函数的使用。具体说明请参考第3章有关知识。下面举几个例子说明一下“有效性规则”属性的设置。
【例2-2】如输入日期类型数据，且要求日期在2000年1月1日之后，在系统当前日期之前，可将“有效性规则”属性设置成：>#2000-1-1# and <date()。其中#是日期型数据的界限符，date()函数返回当前系统日期，and是逻辑与运算符。
【例2-3】如要求输入性别文本，性别只能为“男”或“女”，可将“有效性规则”属性设置成："男" or "女"。其中双引号是文本字符串的界限符，注意必须是英文状态的双引号。or是逻辑或运算符。
【例2-4】如输入成绩数据，要求成绩必须在0到100分之间，可将“有效性规则”属性设置成：>=0 and <=100，或between 0 and 100。
9.有效性文本
当用户输入数据违反了“有效性规则”属性时显示的文本信息。
10.索引
索引可以加速对索引字段的查询，还能加速排序和分组操作。利用“索引”属性只能设置单字段的索引，不能在备注、超级链接、OLE对象和附件等类型的字段中建立索引。“索引”属性提供了3种预定义值：“否”表示无索引，默认值；“是（无重复）”表示此索引不允许有重复值，一般用于主键字段；“是（有重复）”表示此索引允许字段有重复值。