英语商务信函的构成要素与功能

一、英语商务信函的定义与构成要素

（一）英语商务信函的定义

商务信函属于应用文体，是指在商业贸易往来中用于处理各种商业事务的来往信函的总称。商务信函既有一般公务信函的性质，有兼有一般书信的特点。商务信函不仅可以进行情感和信息交流，对树立公司良好的形象也有着极为重要的作用。

（二）商务信函的构成要素

商务信函在格式上有严格的规范要求，一般有缩行式、平头式和混合式。

一封完整的商务书信通常包括以下内容：

（1）信头　　　　　（Letter Head）

（2）案号　　　　　（Reference No.）

（3）日期　　　　　（Date）

（4）封内地址　　　（Inside Address）

（5）具体收信人　　（Attention Line）

（6）称呼　　　　　（Salutation）

（7）事由　　　　　（Subject line）

（8）正文　　　　　（Body of the Letter）

（9）结尾敬语　　　（Complimentary Close）(https://www.daowen.com)

（10）签名　　　　（Signature）

（11）附件　　　　（Enclosure）

（12）抄送　　　　（CC，即Carbon Copy Notation）

（13）附言　　　　（P．S．，即Postscript）

在上述13项要素中，信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名这7项属于基本构成要素，是商务信函中必不可少的内容，其他的要素可根据具体情况选择使用。

二、英语商务信函的分类与功能

（一）英语商务信函的分类

商务英语信函是商务交往的重要联系、沟通方式。由于商务活动的复杂性，商务信函按内容可以分为商务应酬函和商务业务函。商务应酬函可以细分为与商务往来有关的感谢信、祝贺信、慰问信、邀请信等，主要是用来联络感情、增进友谊、促进贸易的信函；商务业务函是联系业务、洽谈合作、解决经济问题等方面的商务信函，可以细分为建立业务关系函、产品推销函、资信查询函、询盘函、发盘还盘函、订购函、装运通知函、支付结算函、索赔函、保险函等，这些信函涉及商务活动的全过程。

（二）英语商务信函的功能

商务信函人们在从事国际商务活动中来往的信件，是公文性质的信函。它们承担答复、订货、任命、祝贺、感谢、介绍、邀请、联络、致歉、慰问、吊唁或推销磋商、咨询公务，内容涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解、申述、质问或谴责等功能，情态表达比较丰富。根据功能划分，商务信函大致可以分为两类：以信息功能为主的商务信函和偏重于交际功能的商务信函。

1．以信息功能为主的商务信函

以信息功能为主的商务信函的目的是为了传递信息——说明情况、陈述事实、找出解决问题的方法，如：询盘、发盘、还盘、索赔函、投诉函等等，使收、发信双方发生贸易往来，达成交易。要满足上述功能，其语言特点是必须使用专业术语准确传达信息意图，同时还要在适当的时候使用口语体词汇及与之相配套的较短的句式，使文体风格朴实平易，易拉近买卖双方的距离。

2．偏重于交际功能的商务摘函

偏重于交际功能的商务信函的目的是为了表达写信人的感情，增进交流，这类信件的作用是非常重要的，可以维系与客户的合作关系、促进业务，是企业之间进行交往的润滑剂。这类信件包括：感谢信、祝贺信、道歉信、慰问信等。