任务三　日常业务处理

任务三　日常业务处理

总账模块的日常业务处理主要是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账凭证工作，查询和打印输出的各种日记账、明细账和总分类账，同时对个人往来和单位往来辅助账进行管理。

一、凭证处理

1.填制新凭证

填制凭证是日常业务的主要工作，包括增加凭证、修改凭证、冲销凭证、作废及删除凭证、查询凭证等工作。

以“02”身份，2014年1月1日注册进入789账套【企业应用平台】，增加以下凭证（如没特别说明，所有凭证的附件都是【1】，增值税税率为17%）。

【例4-4】1月5日，以现金1200元购买办公用品。

（1）在【企业应用平台】，单击展开【业务工作】|【财务会计】|【总账】|【凭证】，双击【填制凭证】。

（2）在【填制凭证】窗口，单击菜单或按F5键，根据业务选择凭证字和制单日期，在【附单据数】输入【1】，如图4-11所示。

（3）在【摘要】栏输入【支付购买办公用品费】，如果属于常用摘要的，可以单击按钮直接选择；按回车键，在【科目名称】栏单击选择【损益】类的【管理费用—办公费】，或直接输入【660204】；按回车键，在借方金额输入【1200】，按回车键，继续输入下一行。

（4）第二行摘要会自动带出来，将光标直接移到【科目名称】栏，单击选择【资产】类的【库存现金】，或直接输入【1001】；按两下回车键，或将光标直接移到【贷方金额】输入【1200】，如图4-12所示。

（5）单击菜单保存，在确认框单击【确定】按钮。

【例4-5】1月7日，向上海重达购入10000块312芯片，单价5元，材料已验收入库，并收到对方开出的发票，价税款通过开出转账支票支付，票号G017。

（1）重复【例4-4】第（1）、（2）步操作。

（2）在【摘要】栏输入【向上海重达购入312芯片】，按回车键，在【科目名称】栏单击选择【资产】类的【原材料—312芯片】，按回车键，在【辅助项】中的【数量】输入【10000】，【单价】输入【5】，如图4-13所示。单击【确定】按钮，按回车键，继续输入下一行。

（3）在第二行的【科目名称】栏单击选择【负债】类的【应交税费—应交增值税（进项税额）】，按回车键，在【借方金额】输入【8500】，按回车键，继续输入下一行。

（4）在第三行【科目名称】栏单击选择【资产】类的【银行存款—工行存款】，按回车键，在【辅助项】中的【结算方式】选择【转账支票】，【票号】输入【G017】，【发生日期】选择【2014-01-07】，如图4-14所示。单击【确定】按钮，在【贷方金额】输入【58500】或按【=】。

（5）单击菜单保存，提示是否登记支票，单击【是】，在【支票登记】窗口，输入相关信息，如图4-15所示，单击【确定】按钮。

【例4-6】1月10日，向天津环球销售200台电脑，单价5300元，已收到对方开来的转账支票，票号C010。

（1）在新增凭证窗口中，选择凭证字和制单日期，填写附件数。

（2）在第一行【摘要】栏单击选择相关摘要，在【常用摘要】窗口，单击相应的摘要，单击菜单按回车键，在【科目名称】栏选择相关会计科目，按回车键，在【辅助项】中输入相关信息，在【借方金额】输入【1240200】，按回车键，继续输入下一行。

（3）在第二行【科目名称】栏单击选择【损益】类的【主营业务收入—计算机】，按回车键，在【辅助项】中输入数量和单价信息，如图4-16所示。按回车键（如果金额在借方按空格键改变借贷金额方向），继续输入下一行。

（4）在第三行【科目名称】栏单击选择【负债】类的【应交税费—应交增值税（销售项额）】，按回车键，在【贷方金额】输入【180200】。

（5）单击菜单保存，在确认框单击【确定】按钮。

【例4-7】1月13日，生产主板领用865芯片10000片，单价10元，内存领用312芯片5000片，单价5元。

（1）在新增凭证窗口中，选择凭证字和制单日期，填写附件数。

（2）在第一行【摘要】栏填写相关摘要，按回车键，在【科目名称】栏选择成本类的【生产成本/直接材料】会计科目，按回车键，在【辅助项】【项目名称】中选择【主板】，如图4-17所示，在【借方金额】输入【100000】，按回车键，继续输入下一行。

（3）在第二行【科目名称】栏选择成本类的【生产成本/直接材料】会计科目，按回车键，在【辅助项】【项目名称】中选择【内存】，如图4-18所示，在【借方金额】输入【25000】，按回车键，继续输入下一行。

（4）在第三、四行【科目名称】中分别选择资产类【原材料/312芯片】和【原材料/865芯片】，然后分别输入相关辅助项的数量和单价。

（5）单击菜单保存，在确认框单击【确定】按钮。

【例4-8】1月15日，以现金600元报销财务部赵燕萍的电话费。

（1）在新增凭证窗口中，选择凭证字和制单日期，填写附件数。

（2）在第一行【摘要】栏填写相关摘要，按回车键，在【科目名称】栏选择损益类的【管理费用/电话费】会计科目，按回车键，在【辅助项】【个人】中选择【赵燕萍】，如图4-18所示，单击【确定】按钮，在【借方金额】输入【600】，按回车键，继续输入下一行。

（3）在第二行【科目名称】选择【库存现金】，【贷方金额】输入【600】。

（4）单击菜单保存，在确认框单击【确定】按钮。

【例4-9】1月18日，收到外商投入资本1000000美元，结算方式为转发支票，票号C118。

（1）在新增凭证窗口中，选择凭证字和制单日期，填写附件数。

（2）在第一行【摘要】栏填写相关摘要，按回车键，在【科目名称】栏单击选择资产类【银行存款/广发行存款】，按回车键，在【辅助项】中输入结算方式和结算号，在【外币】中输入【1000000】按回车键，继续输入下一行，如图4-19所示。

（3）在第二行【科目名称】选择权益类【实收资本】，在【贷方金额】输入【6300000】。

（4）单击菜单保存，在确认框单击【确定】按钮。

【例4-10】1月20日，销售一部马超方报销差旅费2800元，并退回多余的款项。

（1）在新增凭证窗口中，选择凭证字和制单日期，填写附件数。

（2）在第一行【摘要】栏填写相关摘要，按回车键，在【科目名称】栏单击选择【销售费用/其他】，【借方金额】输入【2800】。

（3）在第二行【科目名称】选择【库存现金】，【借方金额】输入【200】。

（4）在第三行【科目名称】选择【其他应收款】，在【辅助项】部门处输入【销售一部】，个人处输入【马超方】，如图4-20所示，并在【贷方金额】输入【3000】。

（5）单击菜单保存，在确认框单击【确定】按钮。

【例4-11】1月23日，向深圳富新销售电脑100台，单价5500元；主板200块，单价800元；内存1000条，单价180元，款项尚未收到。

（1）在新增凭证窗口中，选择凭证字和制单日期，填写附件数。

（2）在第一行【摘要】栏填写相关摘要，按回车键，在【科目名称】栏选择【应收账款】，在【辅助项】中的【客户】选择【深圳富新】，在【借方金额】输入【1041300】。

（3）在第二行【科目名称】栏选择【主营业务收入/计算机】，在【辅助项】中分别输入数量和单价，单击【确定】按钮，金额自动计算出来（金额在贷方）。

（4）在第三、四行【科目名称】栏分别选择【主营业务收入/主板】【主营业务收入/内存】，在【辅助项】中分别输入数量和单价，单击【确定】按钮，金额自动计算出来（金额在贷方），如图4-21所示。

（5）在第五行【科目名称】栏选择【应交税费/应交增值税（销售项额）】，按回车键，在【贷方金额】输入【151300】。

（6）单击菜单保存，在确认框单击【确定】按钮。

【例4-12】1月25日，提取现金10000备用，结算方式为现金支票，票号C125。

（1）在新增凭证窗口中，选择凭证字（付款凭证）和制单日期，填写附件数。

（2）在第一行【摘要】栏填写相关摘要，按回车键，在【科目名称】栏选择【库存现金】，在【借方金额】输入【10000】按回车键，出现【提示信息】，如图4-22所示。

（3）单击【是】，出现【输入信息】提示，在【姓名】输入账套主管“01”，【密码】输入账套主管密码【1】，如图4-23所示，单击【确认】按钮。

（4）在第二行【科目名称】栏选择【银行存款/工行存款】，【辅助项】中的【结算方式】选择【现金支票】，输入票号，单击【确定】按钮，在【贷方金额】输入【10000】。

（5）单击菜单保存，提示是否登记支票，按【否】。

提示：在填制凭证时，要注意以下快捷方式键。

*按等号键，最后输入凭证的金额数会自动使取借贷平衡；

*按空格键，改变凭证金额借贷方向；

*按减号键，改变凭证颜色，即变为红色凭证。

2.制作常用凭证

对于每个月中经常出现的业务，在填制凭证时只是金额不同；如果事先制定常用凭证，在填制凭证时，调用常用凭证直接输入金额即可，这样可以大大提高填制凭证的效率。

【例4-13】制作一张提取现金的常用凭证。

（1）填制一张提取现金备用的凭证，在借贷方金额处输入任意数，只要借贷金额平衡就行了。

（2）单击菜单【制单】，选择【生成常用凭证】，如图4-24所示。

（3）在【常用凭证生成】中，【代号】输入“01”；【说明】输入【提现】，如图4-25所示。

（4）单击【确认】。

提示：

*该凭证同时像正常凭证一样保存，需要将它删除，但不影响已生成的常用凭证。

*利用常用凭证填制新的凭证，只需要在正常填制凭证窗口中，单击菜单【制单】，选择【调用常用凭证】或按F4键，修改借贷方金额即可。

3.查询凭证

在制单过程中，可以通过【查询】或【凭证查询】功能，随时查询到相关已制单的凭证信息。

方法一：

（1）在【总账】|【凭证】，选择【查询凭证】，出现【凭证查询】对话框，如图4-26所示。

（2）可以选择不同的查询条件，如果想要更加具体的查询条件，单击右侧的【辅助条件】或【自定义项】，选择相关条件，按【确定】按钮进行查询，

方法二：

在【填制凭证】窗口中，单击菜单或单击【查看】，选择【查询】。其余操作与方法一样。

4.修改凭证

对错误凭证的修改，可分为【无痕修改】和【有痕修改】。【无痕修改】主要是凭证尚没有过账，即填制完凭证后，就发现凭证有错，直接在【填制凭证】窗口中，找到需要修改的凭证，直接修改即好；【有痕修改】是对已记账的错误凭证进行修改，即红字冲销凭证，在冲销凭证时有详细讲解。

【例4-14】将例4-8中的财务部赵燕萍改为销售二部刘丹。

（1）在【填制凭证】窗口中，单击在【凭证查询】窗口中，单击【辅助条件】，在【个人】选择【赵超萍】，如图4-27所示。

（2）单击【确定】按钮，找到需要修改的凭证，单击第一行【报销电话费】所在的行任一地方，将光标移至凭证辅助项内容，直到光标变成笔头形状，然后双击，在【辅助项】中，删除原来的部门和个人信息，再重新选择正确的个人和部门信息，如图4-28所示。

（3）单击【确定】按钮。

5.作废及删除凭证

日常操作过程中，若遇到某张凭证需要作废或删除时，可以将该张凭证作废。

【例4-15】删除例4-13中制作的常用凭证。

（1）在【填制凭证】窗口通过查找功能找到该张凭证。

（2）单击菜单【制单】，选择【作废/恢复】，凭证左上角会出现红色的【作废】字样，如图4-29所示。

（3）单击菜单【制单】，选择【整理凭证】，在【凭证期间选择】选择需要删除凭证的日期。

（4）在【作废凭证表】中选择需要删除的凭证，如图4-30所示。

（5）单击【确定】按钮，提示【是否还需要整理凭证断号】，如图4-31所示。

（6）如果需要整理就按【是】，否则按【否】。

二、出纳签字

为了加强企业对库存现金收入与支出的管理，应加强对出纳凭证的管理。出纳签字是指由出纳人员通过【出纳签字】功能对制单员填制的带有库存现金和银行存款科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的科目的金额是否正确。

【例4-16】以“03”身份于2014年1月26日注册进入789账套，对1月份所填制的涉及现金及银行存款的凭证进行出纳签字。

（1）以“03”身份于2014年1月26日注册进入【789】账套【企业应用平台】。

（2）单击典型【业务工作】|【财务会计】|【总账】|【凭证】，双击【出纳签字】，打开【出纳签字】对话框，如图4-32所示。

（3）单击【确定】按钮，打开【出纳签字】窗口，如图4-33所示。

（4）单击【确定】按钮，打开待进行出纳签字的记账凭证。

（5）单击菜单【签字】按钮，或单击工具栏【出纳】选择【出纳签字】或【成批出纳签字】，如图3-34所示。

提示：

*【签字】或【出纳签字】是每张凭证分开签字，签完一张按按钮，分别是第一张、首一张、后一张、末张凭证，如果是【成批出纳签字】就是把所有符合条件的凭证一次性签完。

*取消出纳签字也一样，多次单击【签字】或【出纳签字】，这是单张取消出纳签字。如果成批取消出纳签字就单击【单批取消签字】。

三、审核凭证及主管签字

凭证审核是对制单人员填制的凭证进行合法性检查，主管签字是为了加强对会计人员制的管理，其目的是防止错误和舞弊。

【例4-17】以“01”身份于2014年1月26日进入【789】账套，对所有凭证进行审核和主管签字。

凭证审核、凭证主管签字与出纳签字操作过程差不多，在此不再详细讲解。在审核过程中，如果发现凭证有错，可以标错，并注明错误原因，如图4-35所示。让制单人知道错在哪里，改正后再审核，按多一次【标错】即取消【标错】。

四、记账

记账是以审核后的会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。在电算化条件下，记账的效率和准确度要比手工快和高。

1.记账

记账是将经审核、出纳签字、主管签字的凭证登记到总账、明细账、日记账及往来账等操作，记账工作通过计算按记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记账簿等。

【例4-18】以“02”身份于2014年1月30日登录789账套，将2014年1月所有凭证记账。

（1）以“02”身份于2014年1月30日注册进入789账套【企业应用平台】。

（2）单击展开【业务工作】|【财务会计】|【总账】|【凭证】，双击【记账】，打开【记账】对话框，如图4-36所示。

（3）选择需要记账的范围，单击【全选】，默认为所有已审核的凭证。

（4）再单击【记账】按钮，出现【期初试算平衡表】，只有期初试算平衡才能记账，如图4-37所示。

（5）单击【确定】按钮，系统开始自动登记有关的总账和明细账、辅助账，结束后系统弹出【记账完毕！】提示对话框，如图4-38所示。

（6）单击【确定】按钮。

提示：

*记账范围可输入数字、【-】和【，】。【-】表示第几号凭证至第几号凭证，【，】表示单一选择，例【1-3】表示将1～3号凭证记账，【1，3】表示将1号和3号凭证记账。

*第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

*上月未结账，本月不能记账。

*作废凭证不需要审核可直接记账。

2.取消记账

如果记账后发现有凭证是错误的，要进行无痕修改，必须要将修改的凭证取消记账，然后再进行修改。

【例4-19】以账套主管“01”身份取消789账套1月份的所有记账凭证，然后再用“02”再记账。

（1）以“01”身份注册进入789账套【企业应用平台】。

（2）单击展开【业务工作】|【财务会计】|【总账】|【期末】，双击【对账】，打开【对账】对话框。

（3）单击【2014.01】所在的行。按Ctrl+H键，激活恢复记账前状态功能，如图4-39所示。

（4）单击提示信息对话框的【确定】按钮，并退出对话框。

（5）单击展开【凭证】|【恢复记账前状态】，打开【恢复记账前状态】对话框，单击选择【2014年01月初状态】，如图4-40所示。(https://www.daowen.com)

（6）单击【确定】按钮，输入主管的登录密码【1】，再单击【确定】按钮。

（7）系统弹出【恢复记账完毕！】提示，如图4-41所示。

（8）单击【确定】按钮（再记账过程前面已详细讲述，在此略）。

提示：

*只有账套主管才有权进行恢复记账操作。

*对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。

*重新注册登录【企业应用平台】或在【对账】窗口再按一次Ctrl+H键，【恢复记账前状态】功能将隐藏。

*可以根据实际需要，选择不同的恢复记账方式。

五、冲销凭证

冲销凭证即有痕修改凭证，是指凭证记账后发现凭证科目错误，或科目正确，但金额错误，且所记金额大于应记金额。

【例4-20】1月26日，发现例4-12提取现金备用金额错误，正确金额应为1000元。

（1）以“02”身份于2014年1月26日注册进入【企业应用平台】。

（2）通过【凭证查询】查找到该业务的凭证，如图4-42所示。

（3）单击【确定】按钮，找到该业务凭证的凭证字和凭证号，如图4-43所示。

（4）进入【填制凭证】窗口，单击菜单【制单】|【冲销凭证】，如图4-44所示。

（5）在选择冲销凭证对话框中，【凭证类别】选择【付付款凭证】，【凭证号】输入【4】，如图4-45所示。

（6）单击【确定】按钮，修改凭证金额为【9000】，如图4-46所示。

（7）单击保存。

注意：该冲销凭证与正常凭证一样需要审核、签字、记账。

六、会计账簿

凭证经过记账后，就形成了正式的会计账簿，为了能够及时了解账簿中的数据资料，满足对账簿数据的统计分析及打印需要，系统提供了强大的查询功能。

1.总账查询

【例4-21】以“02”身份查询789账套2014年1月【管理费用】的总账余额。

（1）单击典型【总账】|【账表】|【科目账】，双击【总账】。

（2）在【总账查询条件】窗口，选择要查询的科目，如图4-47所示。

提示：

*科目范围为空时，系统默认查询所有科目。

*可以设置查询科目的级次，也可以直接选择【末级科目】。

*如果需要查看明细账，可以在【总账】查询窗口工具栏中单击【明细】按钮，【库存现金】和【银行存款】这两个账户除外。

*可将查询的条件保存到【我的账簿】文件夹中。

（3）单击【确定】按钮，显示查询结果。

2.余额表查询

余额表查询与总账查询基本一样。

【例4-22】查询789账套中包含未记账凭证的所有科目余额。

（1）单击展开【总账】|【账表】|【科目账】，双击【余额表】。

（2）在【发生额及余额查询条件】窗口中，选择【包含未记账凭证】，如图4-48所示。

（3）单击【确定】按钮，显示查询结果，如图4-49所示。

3.明细账查询

明细账查询与总账查询基本一样，但【库存现金】和【银行存款】这两个明细账不能通过明细账中的【按科目范围查询】功能来查询，只能选择【月份综合明细账】查询。

【例4-23】查询789账套中的【库存现金】明细账。

（1）单击展开【总账】|【账表】|【科目账】，双击【明细账】。

（2）在【明细账查询条件】对话中，选择【月份综合明细账】，科目选择【1001库存现金】，如图4-50所示。

（3）单击【确定】按钮，显示查询结果，如图4-51所示。

4.多栏账查询

【例4-24】查询789账套中【管理费用】多栏式明细账。

（1）单击展开【总账】|【账表】|【科目账】，双击【多栏账】。

（2）在【多栏账】窗口中，单击

（3）在【多栏账定义】窗口，单击【核算科目】下拉列表框中选择【6602管理费用】，如图4-52所示。

（4）单击【自动编制】按钮，然后单击【选项】按钮，设置分析栏目前置或后置，如图4-53所示。

（5）单击【确定】按钮，返回【多栏账】窗口，单击如图4-54所示。

（6）单击【确定】按钮，系统显示查询结果，如图4-55所示。

七、打印设置

1.凭证打印

【例4-25】打印789账套所有凭证，凭证左边装订，打印凭证分割线。

（1）单击展开【总账】|【凭证】，双击【凭证打印】，如图4-56所示。

（2）在【凭证打印】窗口选择或设置需要打印的凭证，如需要设置打印边距等，单击【设置】，如图4-57所示。

（3）单击【打印】按钮，在【打印】窗口可以设置打印范围等，如图4-58所示。

（4）单击【专用设置】，可以设置【相关设置】，如图4-59所示。

（5）单击【确认】按钮

2.账簿、账表打印

【例4-26】打印789账套余额表。

（1）单击展开【总账】|【账表】|【账簿打印】|【科目账簿打印】，双击【余额表】。

（2）在【发生额及余额表打印】窗口设置打印范围，如图4-60所示。

（3）单击【打印】按钮。

八、出纳业务

在出纳功能中可以方便地实现对日记账及资金日报表的查询，并进行银行对账。

1.查询日记账

日记账查询主要包括查询现金日记账、银行存款日记账及资金日报表。

【例4-27】以“03”出纳身份查询789账套银行存款日记账。

（1）以“03”身份注册进入【企业应用平台】。

（2）单击展开【财务会计】|【总账】|【出纳】，双击【银行日记账】。

（3）在【银行日记账查询条件】窗口中，设置相关条件，如图4-61所示。

（4）单击【确定】按钮，如图4-62所示。

2.资金日报表

资金日报表是反映某日现金、银行存款发生额及余额情况的报表。在手工方式下，资金日报表由出纳员逐日填写，反映当天营业终了时现金、银行存款的收支情况及余额。电算化方式下，资金日报表功能主要用于查询、输出、打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。

3.支票登记

为了加强企业的支票管理，出纳人员通常要建立【支票登记簿】，以便详细登记支票领用人、领用日期、支票用途及是否报销等情况。

【例4-28】以“03”出纳身份补充登记例4-12业务题，提取现金10000备用，结算方式为现金支票，票号C125。

（1）以“03”身份进入【出纳】，双击【支票登记簿】按钮。

（2）在【银行科目选择】选择需要登记支票的银行，如图4-63所示。

（3）单击【确定】按钮。

（4）在【支票登记簿】窗口中，选择菜单填写【领用日期】、【支票号】、【预计金额】、【用途】等相关信息，如图4-64所示。

（5）单击保存。