学习任务1 会议概述

学习任务1 会议概述

任务概述

会议具有决策、协调、组织领导、资讯、联络感情等功能，它是提供信息、聚集信息、讨论与解决问题、宣传、培育训练的重要途径。通过本任务的学习，能够掌握与会议有关的相关基本要素。

本任务的重要知识点包括会议的概念与分类;会议的构成要素;会议的作用;会议的特征;主题和会议;会议场地;会议室的布置;会议室的基本设施;会议室颜色的选择;会议室灯光的设计要求;会议室供电系统;会议室声学要求;会议主要的人员构成。

任务目标

●掌握会议相关概念

●了解会议的类型

●能够进行会议室会场布置

●能够召集和主办小型会议

学习内容

一、会议的概念、类型和构成要素

1.会议的概念

会议是一种聚众议事的社会活动。在现实生活中，凡是在一定的时间和空间内，为了达到一定目的或者解决某个问题而进行的有组织、有领导、有共同议题的议事活动均可称之为会议。其规模可以从几人至万人不等。

“会”是聚合的意思;“议”则是指商量讨论。凡是那种在一定的时间和空间内，为了达到一定的目的所进行的有组织、有领导、有共同议题的议事活动都可以称之为会议。

2.会议的分类

（1）根据会议的性质划分，分为正式会议和非正式会议两种类型。正式会议是指与会各方为解决共同关心的实质性问题，并旨在形成具有约束力的共同文件，依据事前约定的有关规则和程序而举行的会议。非正式会议是相对于正式会议而言的，一般是指以协商、交际、宣传为目的，不形成正式决定或决议，或者无确定的议事规则的会议。

（2）根据会议举办时间划分，分为定期会议和不定期会议两种类型。定期会议又可称为经常性会议或例会，到预定时间若无特殊情况，就必须按期召开。比如我国各级人民代表大会、博鳌国际论坛（图2-1）、上市公司的股东大会、董事会等。不定期会议又可称为临时性会议，会议召开没有固定的时间间隔或者该会议仅召开一次就完成了其特定的任务。

（3）根据会议规模划分，分为小型会议、中型会议和大型会议三种类型。小型会议指会议的出席人和列席人数量较少，一般人数不超过100人，与会者之间有条件进行个别的交流，与会者通常都能有一定发言时间的会议。中型会议界于大型会议与小型会议之间，出席人数在100～1000人之间。在我国，凡是国外代表超过150人的国际会议就属于大型国际会议，需要报国务院批准，会议人数在500～10000人之间。

特别提示

国际协会联合会（The Union of International Associations，简称UIA）对大型国际会议的界定是:会期至少3天，参加者至少300名;其中至少40%来自国外，同时参加者起码要来自5个以上国家。

（4）根据会议的目的与内容不同划分，可以分为大会、代表会议、规定性会议（年会、例会）、日常性会议、专业性会议（论坛、专题学术讨论会、研讨会、研习会、讲座、静修会、专题讨论组、讨论分析课）、纪念性大会、奖励会议、座谈性会议等几种类型，以下是对各种会议的介绍。

大会（assembly）:一个组织或公司、协会、俱乐部的正式全体会议，参加者以成员为主，目的是决定政策、内部的选择决策、预算、财务计划的审议。通常情况下，大会是在固定的时间及地点定期举行，有一定的会议程序，比如股东代表大会。

代表会议（congress）:代表会议是指某种专业、文化、宗教、政治或其他领域的定期会议，通常规模较大。

规定性会议（年会、例会）（convention）:它是指某一社会团体为其本身特定目的而组织的，或者为了提供某些特别情况的资讯及商讨而组织，并使与会者同意并建立共识而对其成员召开的会议。年会是就某一特定主题展开讨论的聚会，可以单独召开，也可以附带展示会，可包括全体大会和小组会议。年会通常一年一次周期性举行。如图2-2。

日常性会议（meeting）:它是指研究处理日常工作的会议。

专业性会议（conference）:主要是指研究某专项工作的会议。常用于科技界，与规定性会议并无意义上的重大区别。专业性会议通常是就具体问题展开讨论，可以召开分组小会，也可以只开大会。就与会者人数而言，专业性会议的规模可大可小。以下是一些常见的专业性会议的类型:

论坛（forum）:论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持。它可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法，两个或更多的讲演者可能持相反的立场，对听众发表讲演而不是互相讲给对方听。主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问。比如财富论坛、博鳌论坛等。

专题学术讨论会（symposium）:它是由某一领域的专家构成的集会，就某一特定的主题请专家发表论文，并就问题共同加以讨论提出建议。类似于论坛，参与人数较多，会期为两三天，进行方式较正式，相对于论坛对于观点和意见的交流较少，与会者可以各持己见。专题学术讨论会相对于专门会议来说，前者规模要小。

研讨会（seminar）:研讨会是指一群（10-50位）具有不同技术但有共同特定兴趣的专家，借由一次或系列集会，来达到训练或学习目的的会议，出席者有许多平等交流意见的机会。专题研讨会比论坛要正式和严谨一些，由主持人或演讲人进行一种陈述讲演，有一些预定好的听众参加，听众在听发言人的发言之后参与讨论，由主持人协调各方，即“演讲+讨论”的会议模式。

研习会（workshop）:它的鲜明特点是面对面的交流活动，使所有与会者充分参与，用于进行技能培训和训练。

讲座（lecture）:它是指教育性演讲，通常由一位专家作报告，报告后不一定接受与会者之间的提问。如图2-3。

静修会（retreat）:它是指为了摆脱干扰而举行的小型会议，可用于集中进行策划工作，它一般选择在边远或者较为清净的地区召开。

专题讨论组（panel）:它是由组长主持，一群专家作为成员对研究的专门课题提出观点进行交流讨论。

讨论分析课（clinic）:它主要用于培训项目，即就某一课题进行指导和操练。

纪念性大会:主要是指纪念重大历史事件、重要节日、重要人物的会议。如宴会、酒会、电影招待会、团拜会、悼念会等。

奖励会议（incentive meetings）:公司为了对员工、分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励而举行的会议。

座谈性会议（panel discussion）:一般由一位主持人来主持，由一小群专家为座谈小组成员，针对专门课题提出其观点再进行座谈。有时仅限于小组成员自行讨论，有时也开放和与会者相互讨论。如茶话会、经验交流会等。

特别提示

conference→正式用词，一般指大型会议，如政府工作会议、国际学术交流会议、各国之间的协商、会谈等。

congress→指国会、议会、代表大会等机构，尤其指经选举产生的国家立法机构的大会或由这些机构召开的大会，也可指专业人员代表大会。

assembly→多指一个通常有许多人参加、计划好的，为某一特殊目的而召集的会议。

meeting→普通用词，词义广泛。指一般性的会议，可用于任何场合。

rally→指大规模的群众性政治集会。

council→在国际上多指由各国代表参加的政治会议，或常设的政治机构。在国内、地方上，此词多指常设的政务领导机构，如市政委员会等。

session→一般指议会等召开的正式会议。

convention→侧重指某一政党或团体为某一特殊目的而召开的会议;也可指学术团体的年会。

gathering→指两人以上的聚会或集会，强调非正式性。

（5）根据会议的目的划分，一般分为研讨会议、培训会议、社团会议、公益性/技术性论坛、订货交流会议、奖励会议，下面是对各种会议的介绍。

研讨会议。研讨型会议通常专业性较强，参与的人数不是很多，除非是行业标准讨论，一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点的选择。会场除一般性的主会场外，通常需要一些小型会，所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外，其他座位应当体现平等精神，发言用的麦克风应该每个座位都有（人数小于15人）。地点通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美的会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

培训会议。培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相对较高，除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点是场地、培训设施及培训师。如图2-4所示。

社团会议。社团会议通常为纯会议，往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以，社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议时，表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本，包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等开支。

公益性/技术性论坛。此类会议多为公开性会议，系列分会是此类会议的主要特点，所以会议场所的选择非常重要。此类会议的基本要求是可以分割或者主会场附带小会场，对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外，如果会议主办地的会场不能满足分割要求，那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

订货交流会议。此类会议实际上兼有展览性质，因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心，带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会，可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。

奖励会议。奖励会议是指企业或公司为了表彰、奖励工作出色的员工、分销商或客户而举行的会议，它是企业或公司的一种重要的激励手段。

（6）根据会议活动特征划分，一般分为商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议等。

（7）根据会议形式划分，分为有会有议的会议和会而不议的会议。有会有议的会议，如圆桌会议，在此类会议上通常与会者平等地议事。会而不议的会议，如报告会、传达会、表彰会、纪念会、动员大会等。

3.会议的构成要素

会议的构成要素主要包括会议主办者、承办者、协办者、与会者（会议成员）、媒体、会议主题、会议的结果、会议时间、会议地点、会议的形式、会议中心等。

（1）会议主办者、承办者、协办者。主办者是指对会议活动的组织、管理、协调负主要责任的机构或者个人。承办者即具体负责会议组织的机构或个人，一般情况下，会议的主办者同时也是承办者，但有时候也有区分。协办者对会议活动应承担民事法律连带责任。会议协办的主要方式有经费资助、名义使用、智力支持、物资援助、人力保障、工作分担等。

特别提示

会议主办者是会议活动的具体组织者。会议主办的几种情况:通过一定的申办程序确定主办者，比如APEC会议的举办城市;由负有领导和管理职权的机关主办;由会议活动的发起者主办;由一个组织的成员体轮流主办，比如亚太经济合作组织每年召开的领导人非正式会议就是由成员体轮流主办。主办者包含会议发起者、承办者、东道主等。发起者指最早倡议并参与组织会议活动的单位或个人。承办者即具体落实会议组织任务的机构或个人。东道主即会议举行地的主人，可以指一个国家、一个地区、一个组织或某个人。

（2）与会者（会议成员）。参加会议的人通常被称为与会者或参会者，从某种意义上来说，与会者是会议中最有力量的人物。当一个单位决定要组织一场会议的时候，它的目标（事实上是它的期望）是使与会者认为参加这次会议是值得的，毫无疑问，如果没有出席者参会的话，那也就没有了会议。会议成员一般可以分为正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员，成员资格不同，在会议中的权利和义务也不同。

（3）媒体。媒体不是会议的成员，但是却对会议活动起到重大影响作用。

（4）会议主题。会议主题是会议的核心，是会议要讨论的主要内容，是会议要商议或是解决的问题。围绕会议主题可选择一个或若干个议题展开讨论。比如中国会展经济国际合作论坛的主题是“开放、合作、共赢”。另外，动议是指在会议期间临时提出的议题;议案是指单项议题的正式书面文件。

（5）会议的结果。它是指会议有结果、无结果;正面结果、负面结果;有形结果（文件等）、无形结果（交流信息、提高认识、统一思想、增进团结等）。

（6）会议时间。会议时间是指会议的起讫时间和时间跨度。会议时间有三种含义:一是指会议召开的具体时间;二是指会议起讫之间的天数;三是指每次会议的时间限度，比如“上午会议分三次举行，每次会议时间50分钟”。

（7）会议地点。会议地点指会议举办的区位及具体的场所，不同的会议对其举办的区位与场所有不同的要求，选择的依据主要是会议的背景、主题及会议场所的软硬件设施等条件。现代会议的会场常分为主会场和分会场。

案例分析

请柬发出之后

某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才得知礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响已难以消除。

这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢?

（8）会议的形式。它是达到会议效果的重要手段，它一般包括活动样式、传递方式、会场布置等。不同的会议有不同的会议方式，比如庄严的大会、座谈会、现场会议、电话会议、电视会议、头脑风暴会。

（9）会议中心。会议中心是指专门为会议客户提供会议场地、会议设施、设备和会议服务的场所。一个大型会议中心应具备以下的基本会议场地、设施和服务，主要包括:具有固定座位和技术设备的剧场（礼堂）式大会议厅;有各种大小的隔音性强的中小型会议室;会议厅（室）具有照明、空调等基础设施、设备;主要会议室（厅）拥有话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备，如果是国际会议中心，还必须拥有同声传译设备;拥有大堂和其他公共区域（作为会议登记、咖歇/茶歇等地方）;具有适当的餐饮场地、设施设备和服务能力;有办公室（可供会议组织者办公使用）;有可以提供水、电、因特网接口等的展厅（供举办会议附属展览活动使用）;有存放展品的储藏室;有（展品）装卸场地和设备。如图2-5。

二、会议的作用

1.沟通信息;

2.发扬民主，科学决策;

3.组织领导，推动工作;

4.带动消费，促进经济;

5.联络感情，塑造形象。

三、会议的共同特征

1.会议是一种围绕特定目标而开展的活动;

2.会议是一种高度组织化的活动;

3.会议是一种群体性活动;

4.会议是一种以口头交流为主要方式的活动。

四、会议活动中的几个相关概念

1.主题和议题

会议主题。它是指会议主要内容和实质问题经过高度概括后形成的会议目标，会中所有发言、专题讨论、小组讨论、活动安排都要紧密围绕主题

会议议题。它是指围绕会议主题对主题具体化的拟讨论的问题。

2.会议场地

会议场地是一场会议的基础硬件之一，一个与会议和活动匹配度高的场地，无疑会对会议和活动本身增色不少。选择什么样的场地要根据会议和活动的性质、来宾构成、会议规模等因素来确定。比如庄严、大气的会议场地，与大型活动在形象和气势上会有着极好的映衬;而一个温馨、高雅的场地，对于一个小型交流会的氛围营造会大有裨益。会议场地一般包括:会议室、休息室、贵宾室、会中休息处、大厅、登记台、办公室、展览场地等。

（1）会议室。供开会用的场所，同时配备了会议电视设备。多媒体会议室一般装有中央控制系统，用户只需要坐在触摸屏前，便可以直观地操作整个系统，包括系统开关、各设备开关、灯光明暗度调节、信号切换、音量调节，以及对用于扩声的会议音响系统;用于讨论、表决、投票的数字会议及同声传译系统;用于远程会议的视频会议系统;用于视频、VGA信号显示的大屏幕投影系统;用于提供音视频信号的多媒体周边设备。

会议室的类型:

公用会议室。用于对外开放的会议，比如行政会议、工作会议、商务会议等。配备:电视机、话筒、扬声器、摄像机、投影仪、屏幕等。

专业性会议室。主要用于学术研讨会、远程教学。除了应有的配备外还增加了专业教学设备，主要包括白板、写字板、传真机、打印机等。

会议室的大小:

小型会议室一般为15～30平方米;中型会议室一般为30～60平方米;大型会议室一般指超过70平方米的会议室。

会议室的环境:(https://www.daowen.com)

温度:18～26摄氏度。湿度:60%～80%。噪声级为40分贝，室内噪声不可过大，比如设备运转、空调声不可影响会议室音频设备的性能。

（2）会议贵宾室。它是指供贵宾在会前或会中休息的场所。如图2-6。

（3）会中休息室。它是指为与会者提供会议中场休息时的吃茶点、喝饮料的地方，多为会议室的后部、大厅、走道空闲处。

（4）大厅。它是指放置登记台，签到处、等待、集合、社交的场所。

（5）办公室。它是指组织者在会议期间办理打字、传真、复印、录音等服务的地方。

（6）展览场地。它是指举办与会议主题相关的展览区域。

3.会议室的布置（主要介绍会议室座椅的排列方式）

（1）礼堂式（图2-7）、剧院式。最前面主席台，一排排桌椅面对主席台，中间留有过道。适用于不用记太多笔记的大会、讲座和论坛。尽可能最大限度地放置座椅，观众没有放资料和做笔记的桌子。座椅排列方式为半环绕形、V字形、半圆形。

（2）教室式、课程式。主要分为马蹄形、U字形排列和方形、圆形中空式排列方式。

马蹄形、U字形排列适用于使用视听设备进行陈述活动的会议，会场最前面是投影幕布或白板，接着是讲台，每个与会者都面向主席台，听众席上摆桌子和座椅，可做笔记。这种方式将与会者注意力集中到主席台，增加会议的现场气氛，适合场地小而人数多的会议，如图2-8。

方形、圆形中空式排列适用于不安排主席台或主席台与与会者桌子相连在一起的场合，体现与会者地位平等，中间空隙一般常摆放花饰等装饰品，如图2-9所示。

T字形排列是U型变化而来，适用于与会者较少的场合。E字形排列也是U型变化而来，适用与会者较多的场合。

（3）长桌式、谈判式（图2-10）。平等对话协商形式，与会者围坐在桌边，不分主次。

4.会议室的基本设施

（1）音响。音响系统是大多数会议室内所有的视听设备的一种。音响必须保证声音逼真，所有与会者能听清楚，麦克风架、音箱是会议室最基本的音响设备之一，高质量的扩音系统是办好会议的关键，以保证演讲者在使用时不会出现失真或发出尖鸣等现象，当音响设备和放映设备一起使用时，音响和屏幕应放在同一地点。研究表明，当声音和图像来自同一方向时，容易增加人们的理解程度。音响必须保证所有听众都能听清楚。会前要事先检查室内音响系统的质量和可调性，音响系统通常能够将讲话声音传得足够大，检查室内有无死角。

（2）幻灯机。会议室中的幻灯机，除了更换灯泡外，基本不需要其他的维修和服务。备用的灯泡、保险丝和延伸线应备齐。幻灯机可以两台同时使用;有时可用幻灯机配录音带播放，放音的节奏应与幻灯节奏一致。

（3）录像机。许多观众离开会议室，可以到接有装置的地方收看电视。录像磁带在培训会议中广泛使用，这是声音与图像的一种新结合体。录像机能将演讲稿、事件等录下声音和图像，然后播放，并且可以重复播放。

（4）多媒体投影仪。多媒体投影仪是一种可与电脑连接，将电脑中的图像或文字资料直接投影到银幕上的仪器。其特点是:一方面，无须将电脑中的资料打印出来制成幻灯、胶片，再使用幻灯机、投影仪放大给会议观众看，从而做到节约成本、减少中间环节，使用快捷。另一方面，具有动感，电脑中资料需要更改时，可使用电脑直接操作，比如书写、画图、制表等，观众可以立即在屏幕上看见，对于需要强调的部分可通过在电脑上进行局部的字体放大，提示与会观众。再者，多媒体投影仪体积小，搬运、安装、储藏方便。但是，要使用多媒体投影仪必须要有与之相配的投影银幕和电脑设备。

（5）VCD/LCD/DVD机。用于放映光盘，取代录像机。自身体积小，操作方便，所放的光盘小而薄，可压缩进大量图文、声像信息而且清晰、保真，制作价值也不贵，比录像带便于携带。

5.会议室的颜色选择

为了确保图像的观看效果和防止颜色对人物摄像产生的“夺目”或“反光”效果，会议室背景墙应采取单一均匀的浅颜色，而会议室其他墙壁、桌布、地毯、天花板等应与背景墙相匹配，背景墙不宜使用画幅。建议桌椅及墙壁采用浅驼色或浅青蓝色。椅子不宜采用沙发式，也不宜采用高靠背，避免挡住后面的与会者。

影响画面质量的因素主要是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”“黑色”之类的色调，这两种颜色对人体将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较为适宜，比如墙壁四周米黄色、浅绿，桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。对摄像背景（被摄人物背后的墙）不宜挂有山水画等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图像质量的提高。

6.会议室灯光设计要求

（1）照度。灯光照度是视频会议室的一个基本的必要条件，室内一般应用人工冷光源，避免自然光。会议室的门窗需用深色窗帘遮挡，光源对人眼视觉无不良影响;选择三基色灯较为适宜。照度要求规定包括:为了确保正确的图像色调及摄像机的自平衡，规定照射在与会者脸部的光是均匀的，照度应不低于500lux;监视器、投影电视附近的照度为50～80lux，应避免直射光;灯光的方向比灯光的强度更为重要，为灯光安装漫射透镜，可以使光照充分漫射，使与会者脸上有均匀光照。

（2）安装位置的要求。三基色灯一般安装在会议室天花板上，要在天花板上安装L型框架，灯管安装在L型框架拐角处，使灯光不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、散射照亮会议室。需要注意的事项包括:避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况;光线弱时建议采用辅助灯光，但要避免直射;使用辅助灯光，建议使用日光型灯光，禁止使用彩灯，避免使用频闪光源;避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影。

7.会议室供电系统

为了保证会议室供电系统的安全可靠，以减少经电源途径带来的电气串扰，会议室装修时应采用三套供电系统。一套供电系统作为会议室照明用电;第二套供电系统作为整个终端设备、控制室设备的供电并采用不中断电源系统（UPS）;第三套供电系统用于空调设备的供电。

接地是电源系统中比较重要的问题。控制室或机房、会议室所需的地线，宜在控制室或机房设置的接地汇流排上引接。如果是单独设置接地体，接地电阻不应大于4欧姆;设置单独接地体有困难时，也可与其他接地系统合用接地体，接地电阻不应大于0.3欧姆。

8.会议室声学要求

会议室装修时为保证声绝源与吸声效果，室内铺有地毯、天花板，四周墙壁内都装有隔音毯，窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑隔间隔装置。

五、会议的人员构成

会议人员主要由主办者、承办者、赞助商、与会者、贵宾、会场临时工作人员、志愿者以及与会议有关的人员（秘书处、策划委员会、地方会议及访问者办公署、总体服务承包商、主席台就座者）构成。

1.主办者

会议主办者是一个对出资举行会议的组织的统称，是拥有会议的举办权并对会议承担主要法律责任的组织的统称。主办者分为三类:公司主办者;非营利性机构主办者;协会等会员主办者——行业协会、专业或科学协会、教育协会、技术协会。

2.承办者

会议的承办者是指被指定来直接负责会议的实际策划、设计、规划、管理、运作组织工作的组织或个人。承办者可以是主办方内部的，即在组织内部组建团队完成筹备与运作;也可以是外部人选，主要是专业的会议策划与服务公司。

3.赞助商

赞助商是指企业为了实现自己的目标（获得宣传效果）而向会议提供资金、实物或其他形式支持的一种行为。世界上很多知名的企业都通过活动赞助作为企业的营销传播战略，传播企业、品牌的信息。赞助的意义在于提升品牌，加强品牌与消费人群的沟通与交流，从而建立品牌认同。比如可口可乐、IBM、西门子等世界500强企业依托赞助重大活动扩大品牌影响。

4.与会者

与会者是指参加会议的国际国内的注册者。部分特殊与会者的类别及相应的服务需求如下:

（1）国际与会者。应努力为国际与会者参加会议提供方便，如在会议通知中说明签证的细节、翻译、饮食服务等。

（2）行为障碍者。需要比其他与会者提供更多的针对性帮助，比如盲人与会者特殊的会议简介、上下电梯的帮助等;乘坐轮椅与会者需要坡道及其他类型方面的设施;听障与会者需要手语帮助等。

（3）老年与会者。需要特别考虑到老年人的一些特殊要求，比如紧急医疗保障、使用不同以往的视听设备以适应老年人的视力、听力的要求等。

（4）女性与会者。需要注意她们在某些需求上与男性与会者不同，比如住宿酒店的房间增加女性用品，如润肤液、洗发用品、化妆镜及女性楼层，在停车设备方面加强车场灯光与安全设施。

5.贵宾

贵宾一般是指会议邀请官员、影视明星、著名的专家等公众人物参加会议或演讲，目的是借助其知名度扩大会议的影响。

特别提示

会议贵宾的安排和接待注意事项:

1.谁来决定哪些人是贵宾?

2.是否应有专人负责联络贵宾?

3.可能需要为每位贵宾采取哪些特殊的保密措施?

4.在会议过程中贵宾是否有可能引起骚乱或受到恐怖袭击?

5.会场是否有保安人员或安全程序?

6.是否有必要设置专人负责与警察系统保持联络?

7.在为贵宾提供安全保护方面是否需要得到一些专家的建议?

8.是否需要对相关的房间进行彻底搜查?

9.在贵宾会面或使用的房间是否要控制人员进入?

6.其他与会议有关的人员

（1）临时工作人员。当地工作人员、表演者、模特儿和临时工等。他们主要负责的工作内容是签到、打字和出纳;售票;临时办公室行政事务;各会场联络;整理报名卡;新闻室接待;接待室接待;分送和收集会议调查表。

（2）志愿者。志愿者是自愿贡献个人时间和精力，在不计物质报酬的前提下为推动人类发展、社会进步和社会福利事业而提供服务的人员。志愿者是大型会议的一支重要的工作力量，提供咨询、签到、现场联络、接待、翻译等，也是会议形象的代表。

拓展提高

会议秘书工作的基本任务

一、组织的工作

1.协助领导确定会议议题;

2.根据议题安排议程、日程;

3.发会议通知，负责会议报到;

4.对与会人员进行编组;

5.布置会场，安排座次;

6.印发会议证件（出席证、列席证、工作证等）;

7.负责会议签到;

8.会中组织和协调;

9.会场其他组织和管理;

10.会外的联络和协调（负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织）;

11.会议的结束收尾工作。

二、文书工作

1.会议文书的起草;

2.会议文书编写;

3.会议文书印发及管理。

三、生活管理工作

1.与会人员的食宿管理;

2.会议的财务管理;

3.会议的交通保障;

4.会议的文化活动;

5.与会人员的医疗保健。

四、安全保卫工作

1.会议的保密工作;

2.会议的警卫工作;

3.会场内外的安全保卫工作。

思考练习

一、选择题

1.根据会议的地域范围和影响力，高交会属于（ ）。

A.国际会议 B.全国会议 C.地区会议 D.本地会议

2.下列属于赢利型会议的是（ ）。

A.政府工作会议 B.企业战略研讨会

C.公司内部会议 D.协会会议

3.PCO是指（ ）。

A.会议策划者 B.专业会议组织者

C.专业活动组织者 D.目的地管理公司

4.至少不少于（ ）外国与会者的会议才能称作国际会议。

A.30% B.20% C.40% D.10%

5.参加会议的人通常被统称为（ ）。

A.参加者 B.注册者 C.与会者 D.代表

二、简答题

1.简要叙述根据会议的内容与目的不同，会议有哪几种划分类型?

2.大型会议中，主要人员都由哪几部分组成?