学习任务3 会议的组织与管理

学习任务3 会议的组织与管理

任务概述

会议组织与管理就是为了使会议顺利进行，从而达到预期的目标。有秩序的会议组织利于会议的顺利举办。通过本任务的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。

本任务的重要知识点包括:会务工作的原则;会前准备工作;会中服务工作;会后整理工作;常用会议的组织程序;会见与会谈的关系。

任务目标

●掌握会务工作的基本流程

●掌握会务工作的具体内容

●掌握会见与会谈的关系

学习内容

一、会务工作的具体内容

1.会务工作的原则

会务工作的原则是:准备充分;组织严密;服务周到;确保安全。

2.会前准备工作（图2-11）

（1）确定会议主题与议题。确定主题的主要方法是:一要有切实的依据;二要结合本单位的实际;三要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

（2）确定会议名称。会议名称一般由“单位+内容+类型”构成，应根据会议的议题或主题来确定。

（3）确定会议规模与规格。本着精简效能的原则，确定会议规模与规格的依据主要是会议的内容或主题。会议的规模有大型、中型、小型之分（详见本单元学习任务1知识点）。会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（4）确定会议时间、会期。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

（5）确定会议所需用品和设备。必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

（6）建立会议组织机构。主要由会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组等主要部门组成。

（7）确定与会人员名单。它是指出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员，并制定好嘉宾的排序。

（8）确定会议地点。主要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。

（9）安排会议议程与日程。会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

（10）制发会议通知。会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等;会议通知的种类有书信式和柬帖式;会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知;会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

（11）制作会议证件。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还应贴上本人照片，加盖印章。证件类型主要有:列席证、出席证、来宾证、出入证、记者证、工作证等。

（12）准备会议文件资料。主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

（13）安排食住行。会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作。会议住宿安排要根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。另外，要安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。

（14）制定会议预算方案。会议预算方案内容主要包括:文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费等其他费用。

（15）布置会场。会场的风格特点有以下几种:分别是庄严、肃穆、轻松、简洁、喜庆、儒雅、简单、朴素。会场风格的选择主要应根据会议的特点来选择。

会场的类型及布局如图2-12所示。小型会议室主要以椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”形、长方形等排列方式为主;中型会议室主要以“而”字形、半圆形、课堂型等排列方式为主;大型会议室主要以礼堂型、众星拱月型等排列方式为主。

主席台。主席台的布置一是对称，二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列，如图2-13所示。场内其他人员的座次安排可以用横排法、竖排法、左右排列法。

会场内外的布置:会标、会徽、台幕、标语、桌签、座签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉等，如图2-14所示。

（16）检查会场。检查会场的方式大致分为两种:一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。检查的内容主要是文件的材料准备情况、会场布置情况、会议保卫工作情况、其他内容。

3.会中服务工作（图2-15）

（1）报到及接待工作。主要从以下几个方面考虑:与会人员的接送;会议交通工具的安排;与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;会议文娱活动的安排和组织;其他属于招待方面的工作。

（2）组织签到。签到的主要方式有:秘书人员代签到;簿式签到;电子计算机签到。

（3）做好会议记录。会议记录主要包括格式、要求、重点、修改等几个主要方面的内容。

会议记录的格式主要包括记录头、记录主体、记录尾部三部分。记录头（会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议出席、列席和缺席情况、会议记录人、会议主要议题）、记录主体（与会者的发言、议定事项）及记录尾部（散会、主持人、记录人签字）。

会议记录的主要要求是准确、完整、简洁、明确。

会议记录的重点包括会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;权威人士或代表人物的言论;会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;会议已议决的或议而未决的事项;对会议产生较大影响的其他言论或活动。漏记的内容先做记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。与会者提的意见、建议要记人名。

会议记录的修改主要有三个方面需要强调，分别是:定稿打印前，请主席签字批准;与会者指出错误，主席或秘书可改;会议记录一经签名，不能再改动。

（4）确保会议期间信息的沟通。做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作。秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息;深入会议，掌握第一手资料;注重对会议信息加工提炼，方便各方利用;注重实效，并收集反馈信息。

会议期间的对外宣传需要注意以下几个方面:第一，妥善处理与新闻媒体的关系;第二，注意内外有别，严守单位秘密，选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则;第三，搜集媒体对会议的报道并提供给领导，为领导召开记者招待会提供资料。

（5）编发会议简报。会议简报类型有综合型、专题型、实录型。会议简报格式包括报头、报核、报尾。会议简报要求简练、快捷、准确。

（6）值班保卫工作。值班工作方面，秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利进行，并随时应付各种突发事件。保卫工作方面，重要与会者的人身安全保卫;重要文件的保卫;会场和驻地的保卫;会议设备的保卫;与会者贵重物品的保卫。

（7）会议保密工作。会议保密工作主要分为会前保密工作、会中保密工作和会后保密工作三部分。

会前保密工作。涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员;召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施;根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发;选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施，包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。

会中保密工作。加强保密教育;加强文件管理;加强重要涉密会议管理。

会后保密工作。做好保密文件的回收工作;秘密文件通过机要通信部门递送;对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。

（8）会议的后勤保障工作。后勤保障工作有以下几点:做好食宿管理工作;做好迎送交通工作;做好会议车辆管理工作;做好财务管理工作;安排好会议的文化生活;做好会议医疗卫生工作。

4.会后整理工作（图2-16）

（1）安排与会人员离会。

（2）撰写会议纪要。整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。

（3）会议的宣传报道。会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。

（4）会议总结。完成会议总结材料，材料内容应包括:会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。

（5）催办与反馈工作。整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。

（6）会议文书的立卷归档。

特别提示

发通知应注意的事项

一般的会议只发一次正式通知;有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，比如:准备发言材料或方案的会议。

对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车票、机票;发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。

二、常用会议的组织程序

1.行政办公会议

行政办公会议是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议。其具体流程为:议题安排→发送会议通知→做好会议记录→撰写办公会议纪要→议定事项的贯彻执行→搜集信息，进行反馈。

2.职工代表大会

职工代表大会是企事业单位依据《职工代表大会条例》召开的具有法律效力的会议。其组织程序如下:

（1）筹备会议。筹备会议的步骤: 确定大会议题→做好宣传发动工作→征集和处理提案→准备会议文件。

（2）预备会议。由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况;酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员;确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向全体职工代表宣布;酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单;听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。

（3）召开会议。听取主要行政领导的工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过;听取各专门小组的报告;民主评议行政领导;选举通过各专门小组人员名单;讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度;通过大会决议。

（4）会后整理及大会决议事项的落实。主要包括整理现场，欢送代表离会;整理会议文件，搞好立卷归档;落实大会决定协议，督办落实情况。

三、会见与会谈(图2-17)

1.收集对方的相关资料

主要包括如下材料:对方求见的目的;对方的求见对象;对方的相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等;对方参加会见的人数、姓名、职务等;主要求见人的详细资料。

2.通知主方参加会见和会谈的人员

参加会见和会谈的人员主要包括通知主方接见人、通知主方陪同人员、通知主谈人、通知其他会谈人员。

3.了解会见与会谈的地点和时间

会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。

会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。

4.通知对方

需要注意的事项:会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方;了解客人抵达的方式，以便告知主方的接送方式及接送人员;如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。

5.场所的布置及座位安排

会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家具应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜（如果是涉外谈判，应摆放两国国旗），现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。

（1）会见的座次安排。会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如图2-18所示。

（2）会谈的座次安排。双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧（图2-19），或进门后的左侧（图2-20），双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈要同时放置对方语种的座位卡。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。会后如需合影，位置如图2-21所示。

特别提示

1.会见

会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士见身份较低者，或是主人见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士见身份较高者，或是客人见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称为会见，接见和拜见后的回访称回拜。

会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。

2.会谈

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。

3.会见与会谈的区别

（1）内容不同:会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。

（2）功能不同:会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。

拓展提高

会议组织注意事项

一、会议筹备

1.会议资料准备

（1）在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。

（2）会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。

（3）当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照人员或单位将资料以文件袋装好，标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取。

（4）若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，放于资料文件袋中一并发放给参会人员。

2.会议通知

会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需要注意以下几点:

（1）电话通知:做好接电话的时间、对方姓氏记录，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。

（2）正式的书面会议通知应包含:简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。

（3）书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。

3.会议议程安排

（1）正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可由会议组织人员介绍会议流程。

（2）安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9∶00～11∶00或者15∶00～17∶00，如果是跨天的会议或者占用中、晚餐时间的会议，需要考虑是否安排餐宿问题。

4.会场布置

（1）应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每个人跟其他人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

（2）正式会议一般需要安排好参会人员的座席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好座席及铭牌。

（3）对于安排好座席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在座席上。

（4）需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

（5）注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。

（6）会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

（7）除非是较长的会议（超过一个半小时的会议），否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

（8）会（徽）标必须要体现出本次会议的内容。

（9）横幅（会议的题目，大约提前3～5天制作）。

（10）讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放在地上，这能反映出服务细节的水平。

5.现场安排（人员入场时）

（1）会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到;在入口处安排服务人员，明确、清楚地告诉每位进场的人员如何坐，坐到什么地方。例如:竞岗的人坐在哪里，旁听的人坐哪里。

（2）会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

（3）讲演稿（不做保密的可以给与会代表每人一份）。

（4）会议日程安排表。

（5）铅笔和纸（或是其他本、笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）。

（6）空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温。

（7）出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责。

二、会议中

1.会议记录

（1）安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。

（2）安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。

2.会议服务

（1）安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

（2）举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

（3）着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装），如:女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响;动作要轻、慢、柔，避免快、重。

（4）主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

3.倒茶

（1）外面的领导来你们单位，那外面的领导就是客人，倒茶的时候要先给客人倒茶，然后再给自己单位的领导倒茶;给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导），就要先给领导倒。

（2）倒茶的顺序要按照职务的高低，比如说参加会议的有单位董事长、总经理、副总经理，那你就应该先给董事长倒茶，然后是总经理，而后轮到副总经理。

（3）切记一点，倒茶不能倒满，这个是很忌讳的，倒满了有驱客的嫌疑。

（4）冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解:要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

（5）冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光。

（6）要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人等特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

4.其他

（1）参会人员就座后，提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

（2）会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

三、会议后

1.安排好车辆，组织有序离会。

2.安排好专人整理会场。

思考练习

一、填空题

1.从1894年德国__________样品博览会到今天的国际性展览贸易活动，现代会展业已走过了100多年的历程。

2.__________的产生源于宗教活动的开展。

3.1935年11月至1936年3月，中国艺术国际展览会在__________举行，这是中国第一次出国办展。

4.根据国际大会和会议协会__________的规定，国际会议的标准是至少有20%的外国与会者，与会人员总数不得少于50名。

5.1984年，中国__________建成，成为北京20世纪80年代十大著名建筑之一。

二、选择题(多选)

1.按照会议的地域范围和影响力，可以将会议分为四个层次，即（ ）。

A.国际会议 B.全国会议 C.地区会议 D.本地会议

2.观众质量的衡量指标有（ ）。

A.观众到场人数 B.观众影响购买指数

C.观众采购计划指数 D.观众兴趣指数

3.观众邀请的意义在于（ ）。

A.为展会聚集人气 B.提升展会效果

C.提高专业服务水平 D.奠定品牌基础

4.会议中的经济收入主要来自（ ）。

A.展览收入 B.会费收入 C.附加收入 D.新闻收入

5.以下按照会议的内容分类的有（ ）。

A.商务型会议 B.度假型会议 C.展销会议 D.专业学术会议

三、案例分析

一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。

此案例说明会议组织应注意哪些问题?

单元要点归纳

本单元主要讲述了会议的相关知识。在任务中主要讲述了:①会议的概念、类型和构成要素，主要讲述了会议的概念、会议的分类、会议的构成要素;②会议的作用;③会议的共同特征;④会议活动中的几个相关概念，主要讲述了主体和议题、会议场地、会议室的布置、会议室的基本设施、会议室的颜色选择、会议室灯光设计要求、会议室供电系统、会议室声学要求;⑤会议室人员的构成;⑥会议策划的主要内容，主要讲述了会议目标与任务的策划、会议主题的策划、会议类型和形式的策划、会议时间与地点策划、会议的公关和宣传策划;⑦会议的策划管理;⑧会务工作的具体内容，主要讲述了会务工作的原则、会前准备工作、会中服务工作、会后整理工作;⑨常用会议的组织程序;⑩会见与会谈。