学习任务2 会议的策划

学习任务2 会议的策划

任务概述

会议的策划就是为了使会议取得预期的目的，对会议产品进行预测分析，从而构思、设计、拟订出合理可行的方案，使之发挥应有的效能的理性行为。会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。

本任务的重要知识点包括会议目标与任务的策划;会议主题的策划;会议类型与形式策划;会议时间地点的策划;会议的公关和宣传策划;会议的策划管理。

任务目标

●能够制定会议策划方案

●能够根据会议策划方案展开实施工作

学习内容

一、会议策划的主要内容

1.会议目标与任务的策划

会议目标是会议组织者的期望，会议任务是在目标统率下所要完成的具体工作。会议目标和任务的策划有如下要求:第一，提出的目标和任务要明确，具有可操作性;第二，实现目标和完成任务的时机和条件要成熟;第三，处理好目标和层次之间的关系。

2.会议主题的策划

会议主题策划一般采用书面形式，包括议案、草案、议程表、提纲等。会议主题策划的要求有:主题要服从目标;主题立意要高;处理好主题与议题的关系;注意主题的高效性;主题表述要准确;主题要符合会议权限。

3.会议类型与形式策划

（1）会议类型策划。根据不同会议类型，策划时需要进行如下考虑:第一，会议目标任务因素，如想通过新闻媒体澄清事实、表明立场，应当召开新闻发布会或记者招待会。第二，会议职权和主办权，如立法性会议只有全国人大和省市的人大会议才能开。第三，会议的功能因素，比如向专家征求对策，应当召开征询论证会、听证会。

（2）会议形式策划。会议形式策划有以下主要因素组成，分别是:座位格局的因素、会场装饰因素、技术手段因素。

4.会议时间与地点策划

（1）会议时间策划。会议时间包括时机和会期两个方面的问题。会议时间策划应把握五条原则:一是时机原则;二是需要原则;三是成本和效率原则;四是协调原则;五是合法合规原则。

会议时间策划应注意的几个具体问题:一是与会者是否能在预定的时间参加会议;二是与会者是否有足够时间准备提交相关文件或发言材料;三是会议的各项组织和准备工作是否有足够的时间完成;四是会议的具体时间是否涉及政治、宗教、民族风俗的敏感性问题。

（2）会议地点策划。会议地点策划的要求是:一是产生良好的政治影响和经济效果;二是要能够突出会议的主题;三是要能营造良好的会议气氛。需要综合考虑的因素有:会议举行地是否有足够的接待能力;场馆周边的人身及财产安全情况;举办地环境是否适宜，场地大小是否适中。

特别提示

会议议程、日程和程序的区别

会议议程是整个会议议题活动顺序的总体安排，不包括会议期间的仪式性、辅助性活动。大型会议都要提前制定议程。

会议日程是指将各项会议活动包括仪式性、辅助性活动落实到单位时间。

会议程序是指一次单元性会议活动。

5.会议的公关和宣传策划

力求使公关专题活动突出特色，富有创新性;做好公关专题活动的记录工作，主动为新闻记者和电台、报刊提供宣传资料和新闻稿件。

二、会议的策划管理

1.成立策划工作小组

成立策划工作小组是会议组织工作的第一步，策划工作小组通常由会议的主办者或是主办者与承办者的成员共同组成。策划工作小组应尽量选择具有会议组织经验及专业知识的人员。

2.形成策划方案

策划方案应包括的主要内容有:会议宗旨、会议名称、会议主题、会议参加者、会议规模与层次、会议时间、会议地点、会议议程、会议宣传推广计划、会议预算、会议工作进程表等。

（1）会议宗旨。所谓会议宗旨就是指举办某一特定会议的目的，会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明。案例分析

博鳌亚洲论坛的宗旨是“立足亚洲，深化亚洲各国间的经济交流、协调与合作”。同时又面向世界，增强亚洲与世界其他地区的对话与经济联系;为政府、企业及专家学者等提供一个共商经济与社会等诸多方面问题的高层对话平台;通过论坛与政界、商界及学术界建立的工作网络为会员与会员之间、会员与非会员之间日益扩大的经济合作提供服务。

APEC的宗旨是“相互依存、共同利益，坚持开放性多边贸易体制和减少区域间贸易壁垒”。

（2）会议的名称。会议的名称应力求简短、易读、易记并易引起关注。会议可以得名于所属机构的名称，比如联合国大会;会议名称可以得名于与会国所在集团，比如欧佩克（石油输出国组织）部长级会议;也可以以与会国所在地区命名，比如亚洲国家首脑会议、亚太区域和平会议;以举行会议的地点命名，比如亚太议会论坛;以所属专业或职业名命，比如世界建筑师大会;以突出的国际问题命名，比如世界人口会议;以社会主张或政治运动名命，比如全球人居环境论坛。

（3）会议主题。会议主题是贯穿于会议中各项议题的主线，它是为实现会议目的服务的。会议主题要精确、简明、有号召力、引人注目，比如:2005年财富全球论坛的主题是:中国和新的亚洲世纪。

（4）会议参加者。会议参加者范围的选择将决定会议的规模与层次。某些会议的参加者由会议的组织章程或规则确定，而有的会议则需要会议策划者精心选择会议的参加者以保证会议目的的实现。

（5）会议的规模与层次。会议规模主要指参加会议的总人数及所动用的人力资源。会议层次与会议参加者身份尤其是会议嘉宾的级别密切相关。

（6）会议时间。什么时候开会，会期多长都要认真考虑，这些确定下来后应尽量避免修改。有些会议的时间是固定的，如果没有固定会期的会议时间选择就得讲究。会议最好能避开会议所在国或地区的重大节日或国事活动、旅游旺季及不适宜的季节，并且注意避免与其他重要会议或活动在同一时间举行。会议时间长短则要根据所讨论议题的多少及难度具体情况而定。

（7）会议地点。大多数会议都会选择交通便利、环境优雅、设施齐全、活动方便的地点为会址，因此，城市的基础设施和区位条件会成为重要的考虑因素。

（8）会议议程。会议议程是指会议主要活动顺序安排，不同类型的会议议程有较大差异。

（9）会议宣传推广计划。会议宣传推广计划又称为会议营销方案。它是会议组织工作的重要组成部分，也是会议成功的重要保证。会议宣传推广计划通常包括媒体计划、宣传资料的设计印刷、会标征集、公关活动等。

（10）会议预算。预算是会议财务目标工具。会议预算大致包括交通费用、场地费用、住宿费用、餐饮费用、视听设备费用及杂费等。

（11）会议工作进程表。会议工作进程表是整个会议组织工作的总体时间表，制定它是为会议工作进行有效的时间管理。

案例分析

××医用器械有限公司会议策划方案

一、会议目的

为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，以便更好地发展公司的产品，使公司产品有更好的发展前景。

二、会议对象

本次会议的主要对象是××医用机械有限公司各个地方的代理商代表及总部领导和代表，为了发挥新闻媒体的传播作用，邀请了一定数量的新闻记者。

1. ××医用机械有限公司各地代理商代表（300人）

2.总公司领导及工作人员（200人）

3.新闻媒介记者（20人）

总计:520人

三、组织单位

主办单位: ××医用机械有限公司

协办单位: ××国际会议中心

总统筹:张强副经理

组长:李斯（接待组）

张明（紧急预案组）、张红（奖品组）

杨红（后勤组）、夏雪（节目组）、王松（宴会组）

张洋（安全监督组）、邓雪（制作组）

四、会议时间:2009年10月12～14日

五、会议地点:上海国际会议中心

六、会议流程:

七、签到单

八、工作组安排

九、经费预算

附:紧急预案

话筒多预备几个，准备一些医药品，多购买一些礼品。

会议通知

各位代理商家:

为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示我公司即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题。公司领导决定2012年10月12～14日在上海市召开第三次全国代理商会议。现将有关事项通知如下:

1.参加会议人员: ××医用器械有限公司各地区的代理商

2.会议时间:2012年10月12～14日

3.报到时间:2012年10月12日

4.报到地点:上海国际会议中心

5.要求: （1）各自带好自己的行李以及自己的日常用品

（2）请当天准时到指定地点报到，接到通知没来的后果自负

（3）到达会议场地请遵守规则

特此通知

××医用器械有限公司

2009年10月1日

拓展提高

秘书会务工作的特点和要求

会议工作一般称为会务工作，会务工作是指直接为召开会议服务的工作，是秘书和秘书部门工作的重要内容之一。从时间上来看，会务工作包括会前的准备工作、会议期间的服务工作和会后的处理工作;从内容上看，会务工作主要有文字工作和事务工作两个方面。当前，各机关、单位的会务工作，均由秘书和秘书部门负责组织和承办。秘书的会务工作，指的是从会议筹备到善后的一系列工作，也就是保证会议圆满召开的各种工作。秘书部门这方面工作做得如何，对一次会议开得成功与否，往往有着直接的重要影响。

一、秘书会务工作的特点

“办会”是秘书和秘书部门的经常性任务之一，了解秘书和秘书部门操办会务的特点，可以更好地做好会议服务工作。秘书会务工作的主要特点是:

1.政治性

同整个秘书工作一样，秘书会务工作也有着鲜明的政治性。任何时期的秘书会务工作都从属于一定的政治集团并为其服务。任何会议的召开，都是依附于一定阶级、政党、社会组织并为它们服务的，都是为保证政令畅通无阻，执行领导决策服务的，都是为一定的政治路线、组织路线和思想路线服务的，其鲜明的政治性不言而喻。

2.辅助性

秘书会务工作的宗旨是为领导工作服务，在会议的整个过程中发挥参谋助手作用，辅助领导把会议开好，并服务于整个会议工作。

3.被动性

被动性是秘书工作的主要特点之一。反映在会务工作上，秘书和秘书部门不是会议的主体，只是会议的组织者和服务者。在会上，秘书既无发言权，又无表决权。如各种选举，秘书既无选举权，又无被选举权。而秘书和秘书部门的组织、安排会议，必须按照上级的指示、领导的意图办事，切实做好会议的各项服务工作，为会议的成功创造有利条件，而绝不允许离开领导的意图和指示自行其是。

4.事务性

一个会议，从开始筹备到善后处理，每个阶段、每个环节都有繁杂、琐碎的事务性工作要做。如一些大型会议的会场布置，诸如桌椅摆设，传声录音设备安放，会标、会徽、旗帜、标语口号、花卉的布置，灯光照明和电视荧屏显示等，以及迎来送往、证件的制作分发，都是烦琐的事务性工作。而秘书和秘书部门正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。在这些事务性工作中，蕴含着极强的政治性和政策性，有时一个很小的事务性工作没有做好，可能会衍生成为一个大的政治问题。

5.时间性

会议这种活动形式本身固有的时间性，决定了秘书会务工作有极强的时间性，并且贯穿在秘书会务工作的各个环节，这就要求会务秘书工作人员必须具有高度的时间观念。会议何时召开，每项议事需要多长时间，给每个发言人多少时间，每次表决占多少时间，秘书都要事先有计划并告知每个与会者。每个与会者则要严格遵守时间，准时开会、准时散会，不得随意拖会。每个发言者要在限定的发言时间内发言，时到言断。秘书会务工作的特点要求会议秘书工作必须做到:认真充分地做好会前的准备工作，严密准确地组织好会议期间的各项活动及服务工作，细致周密地做好会后处理及协调工作。

二、秘书会务工作的基本要求

对秘书会务工作的基本要求，主要有以下几点:

1.会议准备要充分

会议能否达到预期目的，关键取决于会议的准备工作是否细致、充分。会议的议题不明确，会议就抓不住中心;会议的文件质量不高，会议的水平就会受到影响;会议议程安排不当，就会影响会议的正常进行。即使是细枝末节，也应考虑周全、细致，准备充分。秘书应当根据会议的特点和要求，以重点带一般，全面地做好会议的准备工作。准备工作要做得充分，必须在平时就熟悉各方面的情况，注意经验积累。这样，在筹备会议时就比较主动。

2.会议组织要严密

会议的组织工作涉及方方面面，每个方面的工作都由一定数量的人员承担。要保证会议的顺利进行，每一个环节都要组织得十分严密，秘书和其他会务人员要密切配合，加强协调，防止工作脱节。为保证会议的顺利进行，应当根据任务，定人定岗，实行责任制，哪个环节出了问题，就由哪个人负责。会务工作各组负责人应加强检查，发现问题，及时解决。

3.会议服务要周到

秘书人员在整个会务过程中都是服务。服务应当热情周到。它包括各个方面:有文字方面的，有会场方面的，有食宿方面的，有医疗方面的，有车船方面的，等等。这些服务性工作做得好不好，都直接关系到会议能否顺利进行。这些服务性工作不但多而且烦琐，必须强调服务周到，对其中的每个环节都要认真考虑，以免造成混乱，影响会议效果。要解除领导和与会人员的后顾之忧，使其全身心地投入到会议之中，提高会议质量，以期产生好的效果。

4.会议工作要重视保密、确保安全

加强保密工作，是会议的基本要求之一。特别是密级较高的会议，必须做到万无一失。秘书应提请领导在会议开始时提出保密要求，进行必要的保密教育。在会议召开过程中，秘书应协助与会者加强文件保管，谢绝要求会见与会者的会外客人。会议结束前，应逐一按文件编号收回文件，统一交到秘书部门保管、处理，确保安全，这是会务工作的一个重要方面。人数较多的会议，有重要领导同志参加的会议，尤其要切实做好安全保卫工作，各个环节都要落实安全防范措施。要加强防火、防毒、防盗、防事故的“四防”意识。

三、严格控制会议

召开会议，是社会生活中的一种普遍现象，是强有力的一种管理方式。但是，如果会议过多，每事必会，形成“会海”，对领导者来说，无疑是一种“灾难”。精简会议，是党和政府的一贯主张，党和政府曾经多次就“严格控制会议”“少开会，开短会”发过通知。各地舆论也不断呼吁减少会议。严格控制会议，应注意以下几点:

1.提高认识

应当明确认识，会议是领导方法的一种，而不是领导方法的全部;是领导过程的一个环节，而不是领导过程的始终。有的人由于受传统观念的影响，认为开会是“名正言顺”“工作就是开会”，把开会和工作等同起来;有的把提高会议效率仅仅理解为一般的工作作风，而没有将其视为管理水平和质量的标志;有的只关注会议次数的多寡，而不重视会议的质量和效果。因此，有许多工作本来是领导职权范围内可以布置的，也非得“开会”办理，这种狭隘的思想作风与改革开放的时代要求相悖，它严重束缚了人们的创造性和主观能动性。因此，开会也应当提高思想认识，发扬改革创新精神。

2.讲究效率

会议效率，就是用较短的时间和较少的人力、物力、财力达到会议的最佳效果。在会务组织工作中，遵循这个原则，有利于解决会议多、会期长、耗费大、效果差等问题。对于端正会风，少开会，开短会，讲效果，大有裨益。在发达国家，企业家们都讲究“会议纪律”。日本某企业家提出“开会要提倡争论;提倡各抒己见;提倡全体发言;提倡不超过一小时;提倡站着开”的“五提倡”作风，很值得我们借鉴。在国内，不少有识之士已意识到会风问题实质上是党风、政风问题，不少部门、单位已把它列为端正党风，搞好廉政建设的重要内容，采取了一些精简会议，提高会议效率的措施，很值得肯定和推广。

3.制定会议规章

精简会议是一个系统工程。过去，会议繁多牵涉到社会生活的诸多方面，这其中有体制问题，如党政不分、政企不分、机构重叠等;有的是制度问题，如会议审批制度、会议财务制度等;显然也有思想认识上的“误区”。因此，精简会议不能仅仅停留在一般号召上，必须建立健全必要的规章。如明确规定会议的审批与管理权限制度，会议经费的分配与审查制度，会议的评估与奖惩制度等。

4.不断改进会风

会风是思想作风和工作作风的具体表现。不良的会风，严重影响党群关系和干群关系，降低行政效率，有的造成经济浪费。因此，应不断改进会风。根据科学管理原则，对会议实行优化，选择最佳时机，最佳规模，最佳方式，最准确的议题开会;按照效率原则，加快会议节奏，丰富会议内容，精简会议形式，限制发言时间;实行互补原则，实现智慧的互补，注意反馈信息，防止“会而不议，议而不决，决而不行”。

思考练习

一、选择题

1.会议的规模分类中，大型会议的出席人数（ ）。

A.不超过100人 B.100～1000人之间

C.1000～10000人之间 D.10000人以上

2.以下不属于按照会议涉及的内容不同分类的是（ ）。

A.商务型会议 B.度假型会议 C.展销会议 D.公司会议

3.下列说法不正确的是（ ）。

A.按照会议性质不同，可以分为正式会议和非正式会议

B.按照会议规模不同，可以分为大型会议、中型会议与小型会议

C.按照与会者来自国内还是国外，可以分为国内会议和国际会议

D.按照会议举办主体不同，可以分为国内会议和国际会议

4. （ ）是会展活动中最普遍、最活跃并且最具有典型性的部分。

A.会议 B.展览会 C.特殊活动 D.体育赛事

二、简答题

1.简要叙述会议策划的几个主要阶段。

2.简要叙述会议策划方案包括哪几方面的内容。

三、案例分析

某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上乱成一团。

以上案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。