档案信息化的战略原则
在档案信息化的建设中，容易产生重技术轻管理的倾向。实际上在档案信息化的建设中，实行管理的规范化、科学化是基础，管理到位是档案信息化持续建设与发展的重要保证。在档案信息化的建设中要实施总体规划、分步实施、需求驱动、重点突出的原则，并在资金投入和人才队伍建设上为档案信息化建设提供必要的保障。
（一）总体规划的原则
信息化建设是一个系统的工程，它具有涉及面广、历时较长的特点，它涉及社会的每一个单位，因此社会的每一个组织单位都必须根据国家的信息化战略与目标来制定自身的信息化战略与规划，因此国家的总体规划必须纳入每一个组织单位的信息规划之中。
档案信息化的关键在于加强规划管理。对于这样的一个工程，必须有全局性的长远的总体规划。但目前来说这个问题还没有引起档案界的足够重视，无论在全局性、区域性或微观管理上都缺乏科学、到位的规划，到已经形成“战国纷争”的局面时，再出台规划为时已晚，此时要扭转混乱的局面必将遇到很大的阻力。
对档案信息化建设来说，长远规划是一个纲领性的文件，其中应该以科学的发展观为指导，对档案信息化的需求、定位、战略目标、组织方式、管理方式等加以确定。制订档案信息化规划应该与国家、地区、行业的信息化整体规划相衔接。对于那些资金和技术条件并不雄厚的单位，总体上纳入信息化规划才能取得好的效果，我国信息化建设取得较好成绩的档案馆都是如此。例如青岛市档案馆的建设得到了当地市委、市政府的高度重视，该项目被列入青岛市国民经济和社会发展的第十个五年计划；上海市档案馆的信息化建设被列入长宁区政务网建设的总体规划中，与政府信息化工作同步发展，使之成为电子政务的重要组成部分。这些成功的经验证明档案信息化建设与社会接轨的重要性。
制订信息化的长远规划应该首先明确需要，认真论证。特别是主抓信息化建设的领导要非常清楚信息化的需求，这样才有利于信息化建设的总体规划与设计。在软件的开发前，应在研究档案业务的基础上提出总体设想。要从档案工作者的使命和战略目标出发，明确档案业务及管理变革的策略，详细分析档案业务的关键性指标，从中抽取档案信息化的需求，建立总体框架。对于单个软件的开发来说，成败的关键在于系统设计之前对需求论证的清晰程度，对于长期的宏大工程来说更需要明确需求。
其次制定档案信息化的规划应该因地制宜，准确定位。给本单位的档案信息化建设制定长远的规划，首先要从本单位的实际出发，综合考虑馆藏的数量、资金、技术等条件是否成熟，以及当地信息化整体的发展状况等在内的各种条件。不是所有的档案馆都能建成虚拟档案馆或数字档案馆的，应根据自身的情况因地制宜地进行建设。
最后，制订规划要明确目标，科学分解目标。作为信息化建设的总体规划，不仅应该提出总体目标，还应该确定实施战略，科学的分解目标，确定在时间和空间上分步实施的大体阶段和阶段性目标，并在以后的软件设计中加以体现。以深圳市数字档案馆的建设为例，它的建设分三期实施：一期以制定各类标准、基础设施建设、应用系统开发为主，发布部分档案信息；二期以扩充档案信息源，对馆藏档案进行数字化处理为主，修正并改进一期成果；三期主要是在总结与改进前期成果的基础上，制定数字档案馆管理流程，增加档案信息量，进一步扩充档案信息源，接收立档单位形成的数字档案，建立电子文件中心管理系统，实现对现行电子文件的管理。
（二）分步实施的原则
档案信息化建设是一个长期而复杂的系统工程，一方面它需要依存于国家和单位信息化战略的实施，并作为其重要的组成部分；另一方面，档案信息化总体规划是立足现实，着眼未来，而不是一蹴而就的事业。因此档案信息化必须采取分步实施的原则。
档案信息化作为一项系统工程，其实施也将按照工程建设模式来进行，每一项工程其各项建设内容有着内在的逻辑关系，这也是分步实施原则的又一个重要依据。
1.在国家信息化政策的指导下，根据档案信息化总体规划制订具体的分期实施方案
在制订实施方案时要有全局的发展眼光，实施方案既要充分考虑国家信息化战略实施进程、档案管理的实际情况和发展的实际需要，又要充分考虑经费的实际投入、技术支持能力、人力资源状况以及工作环境等因素。在综合考虑这些因素的基础上，制订出切合实际需要的具体的工作计划、项目组织和控制措施。
2.制定新的管理制度和规范化的业务标准
传统的档案管理制度已经不能适应档案信息化的需要，信息化对业务标准也提出了更高的要求。电子文件的归档制度、逻辑归档的操作规范、安全管理体系等制度都需要全面制定。业务标准是信息化建设、信息技术应用的重要基础和准则，它包括技术体系、工作体系、组织体系和工作规范等方面，一般根据国家、行业和地方的标准规范并结合本单位的发展需要来制定目录的查询和全文检索、多媒体信息支撑、安全管理和数据备份等制度。
3.加强档案数据资源的建设
将现行的电子文件通过逻辑归档方式收集和处理；将现成的纸制文件通过扫描中心电子化；将传统馆藏档案进行全文数字化处理。按照档案分类的原则建立数据库或数据仓库，为档案信息的共享和开发积累资源。同时最大限度地进行各管理和业务部门所有现行档案系统数据的集成，进行软件和各专业管理系统的整合，建立起有效的数据集成系统。
4.构建信息系统的运行平台
信息系统平台包括信息处理平台和信息交换平台两部分。档案管理系统应充分考虑到档案信息的特殊性和绝对安全性的需要，要做到与内部自动化办公网络相连接并采取授权管理，同时要与公共网络实施最有效的网络安全隔离设计方案。一般来说，档案信息扫描和处理、档案信息交换、档案数据存储和备份，只能在内部办公网和档案局域网中运行，相应的档案信息处理和存储设备也必须是专用的。只有可以向社会公开的档案信息才能提取并通过与公众网络的连接实现社会共享。系统软件的选择必须充分满足档案信息管理和档案系统的需要，如电子文件的逻辑归档、数据库的建立、档案信息目录的查询和全文检索、多媒体信息支撑、安全管理和数据备份等。
5.加强人才队伍建设和管理培训
档案信息化对档案管理人员来说是新事物，为了确保技术应用和档案信息的知识化、社会化开发，必须打破传统的档案管理队伍模式，要更加注重人才复合型素质的要求，更加着重队伍的多学科知识结构和梯队结构的合理性建设。同时档案信息化是档案管理现代化的必然，档案管理的专业化不能削弱，因此面对档案信息化的挑战，必须加强专业队伍信息化知识和技能的培训，更新知识结构，增强信息技术应用能力。
6.开放档案共享信息和辅助决策支持系统
档案信息化的根本目的一方面是深入、广泛地开发利用档案资源，实现档案的资源共享，最大限度地提高档案的利用价值，为社会提供更多的信息资源，把开放的档案资源知识化、社会化；另一方面是有效提升档案管理的基础性作用和地位，充分发挥档案信息在管理活动中的辅助决策作用，积极为现实工作服务。因此档案信息化的核心工作是档案信息共享系统的建立和开放，辅助决策管理系统的开发和应用，档案信息知识化的编演和开发，档案信息的共享必须高度重视保密鉴定和授权管理，辅助决策管理系统必须注重科学体系的建立、数学模型的构架和确保信息的及时维护。此外分步实施必须实行分阶段的综合建设策略，把硬件、软件、人力资源等同步建设，做好电子文档收集、馆藏数字化的基础数据准备工作，逐步实现系统资源共享、档案信息开发利用和知识化管理目标。
（三）重点建设的原则
档案信息化建设内容的广泛性和时间的长期性都决定了它必须采取重点建设的原则。作为一个长期的系统的发展工程，无论是信息系统平台的搭建、信息化设备的购置，还是档案资源的数据积累和集成、档案信息的开发和利用都不能够一次完成，只能根据现实的需要确定重点，进行分阶段的重点建设，特别是在如何深入、广泛地开发和利用档案信息资源方面，更应该突出重点建设的原则。
（四）需求驱动的原则
社会信息化是时代发展的大趋势，但不同的单位有着行业发展需求和自身的发展条件，因此每个单位信息化战略的制订和实施必须遵循需求驱动的原则，必须充分考虑到现实的需要，依据现实的条件和需求来制定规划，拟定实施方案。同时要处理好现实需要与未来发展、建设能力与拓展空间、人力资源与现实信息技术水平之间的关系，遵循科学的发展观，实现可持续发展。