档案信息化的规划宗旨
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源的利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续健康发展，为改革开放和现代化建设服务。
科学的理论是在总结分析实际工作需要的基础上产生出来的，同样在档案信息化建设过程中也需要科学的理论作指导，这也是档案信息化建设过程中应遵守的基本准则，它产生于档案建设过程的实践，也必将为社会实践起到理论性的指导作用。
（一）转变管理理念，勇于开拓创新
在信息社会发展的今天，档案作为最原始的历史资料，它的作用和价值也越来越被人们重视，它的应用范围也在不断地扩大：档案管理作为社会的基础性工作应该在管理方式上进行划时代的变革；档案工作者作为掌握和管理这一重要而特殊的社会资源的主体必须确定正确的指导思想，更新管理理念，彻底解放思想，紧抓时代机遇，勇于开拓进取，积极采取多种措施开展创造性的服务。
1.必须把档案信息化建设工作纳入国家信息化建设的战略中来，加大档案信息化建设宣传的力度，争取领导的支持，追加投入资金，使每个人都从根本上认识到档案信息化建设的重要性，认识到信息化将提升我国现代化的内涵，加速现代化的进程，将大大推动科技创新和知识经济的发展，快速增强国际竞争力，从而积极的推动我国的信息化建设。
2.要根据我国的实际情况，走有中国特色的档案信息化建设之路。和世界发达国家相比，我国的信息化建设起步较晚但发展较快，但由于中国地大物博的特点，各地经济的发展又不平衡，这就决定了中国的信息化建设不能在同一层次上来建设与发展；各行业对信息化建设需求程度的不同，决定了应采取不同的建设模式。
3.加强对档案管理人员的技术培训，进一步研究在档案管理和档案资源的开发利用方面如何应用计算机网络技术，用现代化的管理理念驾驭现代化管理技术，用信息技术提升现代管理水平，努力开展信息化的建设工作，以此来落实信息化的发展战略。
4.要树立解放思想，勇于开拓创新的精神，因众多的行业对信息的需求千差万别，信息技术的发展没有适合发展的现成模式和方案，只有把信息技术的基本原理和现实的实际需要有机地结合起来，才能找到适合自己发展的新路子。
（二）以法律为准绳加强管理制度建设
档案信息化建设是一场划时代的革命，但它只是在管理理念上的改变，即应用现代技术来推动档案管理工作。档案信息化是在管理手段上的改变，它并没有改变档案形成的规律，更不改变档案的本质属性和原始凭证作用。因此档案信息化必须坚持以法律为准绳，严格按照《中华人民共和国档案法》和相关的法律法规，制定严格的档案管理制度，实行以法治档。依法开展档案信息化建设工作包括两方面的内容：一是必须应用信息技术保证数字档案和数字档案信息的完整性、真实性、有效性，解决好信息技术处理信息的强大功能与数字档案本身不可修改的关系，确保数字档案信息本身真实可信；二是在国家数字档案的凭证作用在各项法律没有制定和颁布前，在开展档案信息化建设的同时，还必须依法对纸制档案进行搜集、整理和保管，就是做到同一电子文件的收集、归档与纸制文件的收集、归档同时进行，对同一文件不能用相同的内容的电子数据取代其纸质文件物理形态的收集与归档。
加强档案信息化管理制度的建设是信息化建设内容的又一重要方面，针对档案的数字化进行档案标准的制定，不仅是信息化建设本身的需要，也为数字档案本身的凭证作用和合法化打下了坚实的基础。信息化标准的规范有不同的标准体系，它包括国际标准规范、国家标准规范、地方标准规范和行业标准规范等等。每一个单位必须根据自己的实际情况，制定适合自己的不同的体系标准，做到网络平台的搭建、信息处理和数据库建设、信息共享和安全管理符合标准规范。另外，标准体系的编制必须与档案信息化的启动同时进行，将其纳入总体工作规划中，只有这样才能真正发挥法律制度的保驾护航作用。
（三）实行纵向跟踪、横向整合的战略原则
所谓纵向跟踪就是将档案信息化建设纳入国家信息化战略的全局之中。社会组织要把信息化纳入自身的信息化建设中来统一规划统一管理，学校单位要把档案信息化纳入学校的电子校务中，各级国家机关要把档案信息化纳入电子政务中，各类企业要把信息化建设纳入电子政务之中；并且在各个法人组织内部必须将档案信息化建设工作发展到每个部门，真正把档案管理人员从传统的手工工作状态中解放出来，变传统的手工工作网络为现代化的工作网络，有效整合自身的档案信息资源，建立现代化的信息管理机构。
横向整合就是对与本单位有关的所有已开放的档案资源信息进行整合。首先在同行业之间、各区域之间、同类机构之间进行资源的整合与共享，初步形成区域性资源共享系统；然后再对所有的档案信息资源进行分类的整合，为信息社会建立强大的资源保障平台，为档案资源的深入开发利用，为档案信息的知识化、社会化提供条件，使档案信息化在国家信息化建设中发挥基础性资源的应有作用。
（四）加强人才队伍建设
档案信息化是社会信息化的重要组成部分，是社会信息化的必然产物，因此各个单位档案信息化的总体规划和实施的步骤都不可能是同一的，其建设的内容和目标只能是以业务需要为驱动力。业务需要包括电子商务需求、电子政务需求、基础管理需求、社会服务需求；自动化办公需求、辅助决策需求、自动化控制需求以及信息共享与知识需求等。一方面通过需求为档案信息化定位，另一方面通过信息化为各项业务需求提供支撑平台。
档案信息化是一项技术性很强的工作，它对于资源的开发和人才队伍的建设都有很高的技术要求，因此在实际工作中必须以更新管理理念为先导，以技术保证为手段。首先要充分了解本单位信息化的基本状况，加强计算机的网络知识培训，充分掌握计算机技术、网络信息技术以及软硬件的应用知识，把档案管理理论方法与信息技术手段结合起来，用现代化的管理理念驾驭技术手段，用现代技术推动管理目标的实现，立足信息化的业务需求努力探索信息化的建设模式，形成新的管理思想体系、理论体系。其次是对档案信息处理的专业技术人员进行档案工作的法律法规、档案管理方法的业务和知识培训，避免把计算机网络技术和现代化的管理设备的配置当作目的，从而忽视对档案管理和开发利用的目的；最后必须认识到信息技术的发展规律，充分认识到档案信息技术的发展完善、信息技术体系的健全都不可能依靠自身的技术力量，都必须依靠社会化信息技术人力资源来支撑，只有充分利用信息技术来维护资源，才能保证信息化始终应用最新的信息技术、信息软件，也才能保证档案信息化建设不落伍、不被时代所淘汰。