档案信息化规划的业务需求
信息化是当代社会发展过程中出现的新生事物，因此现代档案工作面临的困难很多，总体概括起来主要有以下四部分：一是文件的整理、接收和保管，并确定电子文件的真实、完整和有效；二是馆藏档案资源的开发与利用，并提供网络化的服务利用；三是传统介质档案与电子档案将在较长的时间内共存，如何实现统一管理，提高工作效率；四是有些历史档案介质已经无法利用传统保护技术实现永久保存，对这些档案和所反映的信息必须利用现代化手段加以保存。
（一）电子文件归档的业务需求
随着计算机应用的普及推广，人们利用计算机创建处理文件成为必然趋势，大量电子文件的归档成为现实需求，国家档案局6号令已经明确要求电子文件进行归档；《电子签名法》规定了电子签名的法律效力；国家还将制定相应的法律明确电子文件的凭证和法律作用，电子文件将成为新的“历史的真实记忆”，电子文件的归档成为档案管理和档案工作者新的工作内容、新的工作任务。
（二）档案信息资源开发利用的需求
保存档案的最终目的是为了应用，信息社会档案信息的重要性更加的突出，档案信息是信息社会的核心资源，档案信息广泛、深入的开发利用将对信息社会的发展起着不可替代的作用，信息资源将改变产业结构和经济增长方式。应用计算机网络技术管理档案信息能够实现开发、共享档案信息和对档案信息进行知识化管理、社会化开放，才能更充分的实现档案的价值。
（三）馆藏档案数字化的业务需要
传统档案馆所保存的档案以纸制为主，是实物，它的唯一性保证了档案的凭证作用，但由于不同时代形成的不同档案载体质量也大不相同，保管的条件大不相同，加上保存技术的局限，特别是随着时间的推移和利用次数的增多，势必对馆藏档案造成损失，也必将对馆藏档案的利用产生局限。馆藏档案的数字化处理可以很好地解决有效保护实物档案与更充分的利用档案信息的问题。同时对于那些在档案机构馆藏且无法应用传统保护技术实现永久保存的实物档案、介质档案以及散存在民间损坏严重的历史档案，也只能利用信息技术进行处理，以此来实现对信息内容的完整性保存。
（四）现代化管理的需求
实现档案工作的现代化，可以提高档案的利用率，可以更充分地利用档案，推动档案事业的健康发展。实现档案工作的现代化管理是因为：
1.是社会发展的迫切需要
在信息化社会快速发展的今天，知识和信息越来越成为比实物资产和传统能源更为重要的资源，对生产力的发展、社会的进步所发挥的作用越来越大。为此社会要求专门的信息部门能以较高的存储、处理和控制信息的能力，为社会提供高质量的信息服务。档案部门作为掌握信息资源的重要机构，必须采用多种先进技术实现档案工作的现代化。
2.档案工作发展的需要
随着科学技术的不断发展和档案工作的不断深化，档案工作也发生了日新月异的变化，一是档案数量急剧增加；二是新型信息介质和记录方式的档案不断出现。同时随着时间的推移，档案的数量也在迅速增加，由于人为和自然因素的以及保管条件欠缺不当，档案损坏程度日益加剧。因此档案工作现代化成为历史的必然要求。
3.社会经济的发展需要
随着社会的发展档案资源在各个领域的特殊作用越来越明显，档案资源已成为社会进一步发展的重要基础性资源。它能够高速、及时、准确、全面地向档案利用者提供经济建设发展的重要信息，档案资源作为社会的重要资源，是社会进一步发展的重要基础性资源，在当今社会，人们对获取信息资源的基本要求是迅速、准确。计算机网络等现代化技术在档案工作中的应用，将会大大提高档案部门处理信息的能力，从而能够高速、及时、全面、准确地向社会提供信息服务。
4.档案事业发展的需要
随着社会的发展档案工作的科学文化性质越来越突出。社会服务工作的效果对于档案工作的存在和发展也产生着越来越深刻的影响。如果档案事业长期处于落后状态，不能卓有成效地为社会服务，档案在未来事业的竞争中将处于不利的地位。更为重要的是信息资源的开发将由此受到不良的影响。因此只有以现代化的管理方式和管理手段来提高档案馆的效率和质量，档案事业在发展中才能获得应有的地位，发挥应有的作用。