客户档案保管使用制度范例

第一章目的

第1条建立客户档案保管使用制度是为了科学地保管、高效有序地利用档案材料。在档案的保管以及利用过程中，应严格遵循一定的程序和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第2条建立客户档案保管使用制度同时也是为了给档案管理活动提供规章依据。相关人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

第二章档案保管

客户档案保管的基本内容大致可分为五个部分：材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度和统计制度。

第3条材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的程序是：首先，对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

第4条检查核对制度。检查核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好、有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

1.突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后。

2.对有些档案发生疑问之后。

3.发现存在某些损害之后。

第5条转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的程序如下：

1.取出应转走的档案。

2.在档案底账上注销。

3.填写转递档案材料通知单。

4.按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递。收档部门在收到档案并核对无误后，应在回执上签字盖章并及时寄回。

第6条保卫保密制度。具体要求如下：

1.对于较大的企业，一般要设专人负责客户档案的保管，必要的存档设备应齐全。

2.库房备有必要的防火、防潮器材。(https://www.daowen.com)

3.库房、档案柜保持清洁，不得存放无关物品。

4.任何人不得擅自将档案材料带到公共场合。

5.无关人员不得进入库房，严禁吸烟。

6.离开时关灯关窗，锁门。

第7条统计制度。档案统计的内容主要有以下几项：档案的数量、档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管利用情况、库房设备情况和档案工作人员情况。

第三章档案使用

客户档案使用必须符合一定的手续，这是维护档案完整和安全的重要保证。

第8条查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：

1.由申请查阅者提出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由和查阅人的概况等情况。

2.由查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

3.由保管档案部门审核批准。档案部门对申请报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则给予批准。

第9条外借手续。正规的外借手续包括以下内容：

1.借档部门写出借档报告，内容与查档报告相似。

2.借档部门盖章，负责人签字。

3.档案部门对其进行审核、批准。

4.进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数和理由等填清楚，并由借档人员签字。

5.档案归还时，及时在外借登记上注销。