客户档案立档管理制度范例

第一章总则

第1条为提高本公司客户档案立档工作水平，对客户进行科学管理，特制定本制度。

第2条归档材料必须按年度立卷，本企业在营销活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第二章立档范围

第3条客户基本信息，主要包括客户名称、客户地址、负责人和联系方式等。

第4条客户的经营规模、经济实力。

第5条客户与公司的主要业务的来往记录。

第三章归档质量要求

第6条为统一立卷规范，保证案卷质量，立档工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员具体负责组卷、编目。

第7条对案卷质量总体要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第8条归档的资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。(https://www.daowen.com)

第9条在归档的资料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别归在一起，不得分开，文电应合一立卷。绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第10条不同年度的资料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；其他文件的立卷按照有关规定执行。

第11条客户档案资料应有区别地进行排列。密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。其他材料依其形成规律或特点，保持资料之间的密切联系，并进行系统排列。

第12条客户资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

第13条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第14条有关资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将相关负责人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。

第15条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹务必工整、清晰。

第16条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：装订前，卷内材料要去掉金属物，对被破坏的材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第17条案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）——客户资料——封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第18条本制度自印发之日起施行。