了解安排座位和入座的情况
（一）一般的座位安排
正式宴会，一般都事先排好座次，以便宴会参加者入席时井然有序；同时这也是对客人的尊重。非正式的小型便宴，有时也可以不必排座次。
安排座位时，应考虑以下几点：
1.以主人的座位为中心。如主人的配偶也参加时，则以主人及其配偶为基准，以靠近者为上，依次排列。
2.要把主宾及其配偶安排在最尊贵、显要的位置上。安排座位通常以右为上，即主人的右手是最主要的位置；其余主客人员，按礼宾次序就座。
3.在遵从礼宾次序的前提下，尽可能使相邻就座者便于交谈。例如，在身份大体相同时，把职业、专业相同相近，或使用同一语种的人排在邻近。
4.主人方面的陪客，应尽可能插在客人之间坐，以便同客人接触交谈，避免只和自己人坐在一起。
中餐宴会与西餐宴会席位安排应遵循不同的规则，我们以下面两图为示来说明（见图8-1、图8-2）。
图8-1 中餐宴会8人席席位安排
1号位为主宾席；2号位为副主宾席；3号位为第三宾客席，依次类推。
图8-2 西餐宴会10人席席位安排
1号位为主宾席；2号位为副主宾席；3号位为第三宾客席，依次类推。
（二）商业性宴会座位安排
每一位经理都应该知道按照礼仪的优先来安排客人的座次。座次的安排，应先掌握客人在餐桌上是否要性别彼此间隔、丈夫和妻子分开（甚至在不同桌）等基本原则。若你的客人在他的公司里担任相当高的职务，参加你的宴会时，就必须按照他们的重要性，而非性别，来安排他们的座次。
因为对级别十分敏感，所以事前应先打电话到客人的公司，调查他们在公司里的职位；也可以用其他方法了解，例如官员名册的参考资料。当每个人都就座，感觉座次安排得很适当，客人会印象深刻，感到荣耀且十分高兴、使杰出的政府官员和企业领袖有被尊重的感觉。
当你按照资历深浅为自己公司员工安排座次，你的同事会很愉快。若你随便安排，不考虑谁的级别高于谁、谁比谁重要，你也许认为“整个事情以民主来处理，本公司不介意这一类的事情”，但你的客人纵使没提，却可能不苟同。当客人座次没有妥善安排，在每一个了解礼仪规范的宾客心目中，都会对贵公司失去好感，从而可能使贵公司声望大跌。下面一些人是要特别注意安排的。
1.有官阶的客人
有官阶的人必须安排在主客的位置。在席次安排中，他或她是在客人的位置，侧边坐的是主人或共同的主人（或主人的配偶）。
至于携伴参加的餐会，每个人的配偶是依伴侣的级别来安排席次，换句话说，如果市长和夫人一起参加你们总经理的午餐，他可能就是在场级别最高的人，因此他夫人也应受到最高级别的待遇。如果市长是女性，在两性出席的聚会上，她坐在总经理的右边，她的丈夫坐在总经理夫人的右边。
2.地位崇高的客人
在团体中的阶层组织里居高位者，被安排坐上位是毋庸置疑的。例如，政府官员，军队的指挥官，学校的管理者，大学的校长——这些人都是团体中卓越的人物，应该安排在重要的座次。
3.外宾
企业人应该记住一项重要的事，外宾（以及配偶）一向被安排在贵宾的席次，除非相当凑巧有更重要的客人。
4.本公司的同事
这些客人应该按他们在公司组织的地位来安排座次。每家公司的组织机构可能都不一样，不过，这里有一份代表性的公司组织人员地位排序表可供参考。
董事会主席和总经理（如果总裁也兼总经理，则他排名第一，主席排第二）。
总裁（可能兼总经理或执行经理）。
执行经理（若有副主席，则排在执行经理之后）。
财务经理。
执行副总裁（通常包括：总顾问、行政经理、发言人、商务部执行副总裁）。
资深副总裁或副总裁，其中很多都担任经理。
助理副总裁（通常在金融服务业或创意服务业才设有这个职务）。
律师或会计师事务所的组织代表：总经理排名第一。资深的副总裁其次，他们通常是非正式地按照他们的业务量多少来排名。
（三）圆桌座次安排
同样的体制适用于圆桌，但用圆桌不需要一位共同的主人。若你有四位重要客人，有位共同主人会比较容易处理。事先写好主人和共同主人的名牌，好让客人知道坐在哪一桌。
如果客人彼此互不认识，那就只写姓。这时，为了清楚，名牌上要包括主人和共同主人的姓和名。
（四）开放的座次安排
为了避免开放的座次现场混乱，每张桌子上应摆放主办公司高级人员的名牌，而且每位参与盛会的贵宾，也应该有指定的座位，将他的名牌放在该桌主办公司人员名牌的右边或左边。由于主办的公司无法说明谁不出席午餐会，客人随到就随时在圆桌上就座。贵宾那一桌的主人，不仅应平安地将贵宾引导至他或她的座位和名牌前，而且应妥当地介绍给该桌其他的客人。每一桌的主人手上应有餐桌编号图，上面写好每一桌主人和贵宾的名字。
以上是在安排座次时通常要考虑的一些做法。在具体实行时，还应根据当地习惯和主客双方的实际情况，妥为安排。例如，主宾偕夫人出席宴会，而主人的夫人不能出席，通常可以安排其他身份相当的女主人在主宾夫人的邻近就座，以便招呼攀谈。有时还要根据客人临时不能来等情况，在入席前将座次在现场进行调整。
正式宴会一般均排席位，礼宾次序是安排席位的主要依据。桌次的布置和座位的安排都必须严格符合要求。通常的做法如下：
席位座次排定后，最好在入席前通知到每一位出席者，使大家心中有数。此外，现场还应有专人引导来宾准确入座。通常按国际惯例，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。同一桌上，席位高低以离主人远近而定。外国习惯是男女混排席位，以女主人为准，主宾在女主人的右上方，主宾夫人在男主人的右上方。我国的习惯则是按各人本身的职务排列，以便于谈话。如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐在男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。礼宾顺序并非席位安排的唯一依据，尤其是多边活动，更要考虑到客人之间的政治关系，政见分歧大、两国关系紧张的要尽量避免安排在一起。