了解宴会的组织和筹备情况
了解宴会的组织和筹备情况，对一名主持人来说是必不可少的。因为它有助于主持人熟悉宴会，从而更好地主持宴会。具体说应该做好以下几点。
（一）确定好宴会的目的和缘由
宴会的目的一般都很明显，如节庆日聚会、工作交流、贵宾来访等。根据目的决定邀请什么人、邀请多少人，并列出客人名单，宴请人数，通常应为偶数。避免邀请平时有积怨者同时赴宴。
（二）要确定好宴会的地点
官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆饭店的大厅举行。其余按活动性质、规模大小、宴请方式及实际可能选定。小型正式宴会，宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前交谈用，待主宾到达后一起进入宴会厅。
（三）要认真安排好宴会的服务
宴会举行之前，组织者一定要安排好宴会的工作，尽可能周全地做好宴会的各项准备，以便为来宾提供完善的服务。比如，在宴会厅附近设有休息厅、吸烟室，设有存衣处。还应在宴会厅门口安排迎宾人员、引导人员，在休息厅安排接待人员等。
（四）要确定宴会参加者的范围
也就是说，要确定好拟邀请哪些方面、多少人赴宴，己方又有多少人出席作陪。这要根据宴会的性质、目的、主宾的身份及双方的关系、习惯做法和国际惯例等确定。大型招待会有时可以适当多邀请一些客人，但过分扩大邀请范围，客人太多，招待不过来，效果反而不好。所以，一般而言，邀请的范围不宜过大。对与己对立方人士的邀请，对相互间对立客人的邀请，应该慎重考虑。小型宴会的邀请名单，更应逐个研究。邀请夫妇一同参加的活动，要注意有些人是独身的男子或女子，写请柬时要有所区别。为人送行的宴会，一般以请熟人作陪为好。家宴一般也只请认识的人。出席宴会的主人和客人人数的比例要适当。未被邀请的人员不可进入宴请活动场所。
（五）要确定好宴会的菜单
在确定菜单时，既要符合有关规定和惯例，考虑规格的限定；又要尽可能地照顾赴宴者，尤其是主宾的年龄、性别、健康、民族饮食习惯和个人特殊的口味。不要以主人的爱好为准，应当着重讲究质量，精心调配。在正式的宴会上，菜单至少要一桌一份，或是人手一份，以便使大家在用餐时可以各取所好，量力而行。
（六）要确定好宴会的形式
这主要取决于自己的习惯做法。目前我国宴会基本上都是中餐宴会、自助餐、酒会等简便的用餐形式，正在被提倡用来替代一些正式宴会。
（七）确定好宴会的名义
宴会的名义，主要是指在对外宣传口径上所公布的宴会主办单位或主持人。这实际上关系到宴会的档次和规格。原则上讲，宴会主持人的确定，要兼顾客人的身份。对外宴会的主持人，一般应为我方出面接待外宾的身份最高者。国内宴会的主持人，通常应为宴会主办单位的最高负责人，邀请客人应当采用他的个人名义。
（八）要确定好宴会的时间
宴会时间的选定，应以主客双方的方便为合适。另外，不要选择重要的节假日、活动日，要避开双方或其中某一方的禁忌日。比如，对信奉基督教的人士不要选13日；伊斯兰教在斋月内白天禁食，等等。小型宴请的时间，应首先征询主要客人的意见，主宾同意后再邀请其他宾客。根据国际惯例，晚宴被视为规格最高的宴会。
（九）要慎重填写和及时发出请柬
请柬内容一般应包括活动的主题、形式、时间、地点、主人的姓名等。外文请柬通常还打上被邀人的姓名称呼，中文请柬则把被邀请人的姓名写在信封上。请柬行文不用标点符号，其中的人名、单位名、节日名应尽量采用全称。请柬上的字迹应清晰、美观。
除了宴请临时来访人员，时间仓促的情况除外，宴会请柬一般应在两三周前发出，至少亦应提前一周。已经口头邀约好的也以补送请柬备忘为好。
需要排座位的宴会，为了便于事先确切掌握和安排座位，可要求被邀者收到请柬后给予答复。为此，可以在请柬下角注明“请答复”。如果仅要求不能出席者给予答复，则可注上“不能出席者请答复”，并注明己方电话号码。另外，也可以在请柬发出后，打电话询问对方是否出席。比较隆重、正式的大型宴会，最好先排好座位，并在请柬左下角注明席次号，然后根据落实后的出席情况，再略加调整。
国际上的通常做法，如果邀请夫妇二人，可以合发一张请柬。我国国内有些场所需凭请柬入门的，也可夫妇各发一张。请柬的格式和行文，中文本与外文本不完全一致，可以各按其习惯办事，不必强求一致。