5.4.7 会议（宴会）促销
酒店经营中，会议和宴会收入常常决定着酒店餐饮收入在整个酒店收入中的所占比例，也是酒店餐饮收入的主要来源之一。鉴于此，各酒店都把宴会和会议营销作为一项重要的工作来抓。
1）宴会、会议的洽谈
举办宴会、会议，客户通常先找中意的酒店咨询相关的信息。获取信息的办法主要有三种：官网上查询或通过酒店的宣传册了解；打电话问询；亲自上门洽谈。当客服人员接到客户电话问询时，首先要感谢客人来电，然后了解客人的活动时间及规模，查询一下在那个时间段还有没有场地，进一步向客户说明宴会厅能够提供的相关仪器设备，同时问清楚客户要求什么类型的摆台方式、对菜单的内容有何要求，并向客户说明最低消费额以及订金等。
一旦获悉客户有举办宴会或会议的计划，客服人员应当立即邀请客户亲自到酒店宴会厅现场看看，毕竟只通过电话进行解说，无实物可供参照，往往无法让客户真正了解宴会场地的实际情况，反而使其对场地的认识模糊不清。因此，要尽量邀请客人亲临宴会厅，面对面解说，由宴会经理就现场设备清楚地为其解答问题，不但可以增强说服力，还能够帮助客人下决心。
在洽谈的过程中，负责接洽的客户经理必须备妥足够的资料供客户参考，例如场地的平面图、各式菜单的价格表、客人的容量表、租金一览表、器材租金表。接受咨询时，首先要让客户了解场地大小和形状，即使客户已亲临现场，客服人员仍需准备场地平面图，为其解说。由于不同桌数与不同形态的宴会或会议所适合的场地类型不尽相同，所以宴会厅要设多种平面摆设图，满足客户需求。
2）宴会、会议的预订及确认
假使客户有意向预订宴会或会议，客服人员需确认宴会或会议的日期、时间、宴会或会议名称、性质及联络人员姓名、电话，并书面记录下来。另外，菜单内容、饮料种类、参会人数、是否有茶歇、宴会预算、摆设方式、客户的付款方面也应如实记录。当然，在预约步骤中，客服人员要提供报价单给客户，因为大多数客户在签订合约后可能还会与其他饭店进行比价。无论如何，客服人员应详细记录每次跟客户洽谈的内容和确认的结果，除存档备查外，也需正确无误地将资料转达给其他相关部门人员。只有如此，方能确保宴会（会议）的成功。
为方便记录起见，预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表，客服人员与客人洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将客人的要求选出，等到将宴会通知单发给各部门时，所有宴会需求都一目了然。如果客户只是暂订宴席，酒店则必须对其保持追踪，直到客人下订单为止。若客户取消订席，也要询问取消宴会的原因，并予以记录，作为日后改进的参考。最后还应将取消下发到相应部门。
通常，除非常熟悉的客人经总监以上人员批准不收订金外，其他所有宴会及会议确认时，都必须先交30%的订金，付完订金才表示该宴会场地确实被订下。否则一个宴会临时取消，对酒店势必造成重大损失。预收订金是酒店另一种自保方式，诚属必要。除此之外，若在原来预订宴席的客户未付之前另有其他客户欲订同一场地，客服人员应打电话给先预订的客户，询问其意愿。如果客户表示确定要使用该场地，就必须请其先缴付订金，否则将让给下一位想预订的客户。假使客户看中的宴会厅已被预订，客服人员仍然不可轻易放弃任何生意机会，而应积极推荐其他可替代的宴会厅，或尝试说服客人更改宴会日期。只要销售人员永保一颗热诚的心，往往能成功促成每笔宴会生意。
虽然在预订时客服人员已记下客户所有的要求，但是客人日后可能变卦却仍是个潜在的问题。所有客服人员必须将双方同意的事项记录在合约书上并请客人签字认可，以保障客人与酒店自身的权益。倘若客人没时间亲自到酒店进行签约，销售人员可以通过书面传真或微信的方式，将文件送至客户手中，请客户在确认书上签字，签妥后再传真或快递回酒店以示慎重。
3）宴会、会议接待跟进工作
①宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求，清楚列明在宴会备忘录或宴会通知单上，以便上司核查或必要时其他工作人员能随时参加跟进工作，而无错误、遗漏之处。
②宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节符合客户要求，故而在宴会开始前必须不断与有关部门沟通，确认各部门已清晰宴会的各项要求。
③宴会、会议跟进人员在会前需仔细检查各项安排的落实情况，如发现遗漏、有误之处，需及时通知负责人处理解决。
④每个客户对宴会的要求各不相同，但大致上有以下几点，都是客户经理在每个宴会前必须跟进的。
•在宴会、会议开始前一小时，与餐厅经理一起检查指示牌、横幅、席珍是否已经放好，文字有无错误；
•在宴会、会议开始前一小时，与餐厅经理一起检查宴会厅工作台备品、酒水、饮料、咖啡、茶、备用餐盘等是否准备齐全；
•在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、设施是否运转正常，如照明设备、空调、电话、席号、背景音乐、麦克风、接待台等；
•在宴会、会议开始前一小时，检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净；
•协助餐饮部在宴会、会议开始前一小时，召集相关部门跟进人员开会，讲解宴会、会议的内容和注意事项，包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具体工作，指定各工作环节的检查人；
•若需要演出公司、礼仪小姐，事先应审核演出节目有无破坏酒店形象的内容，并安排他们提前到达；
•检查餐台上杯具是否与酒水相对应，如白酒摆烈酒杯，红酒摆红酒杯，汽水、啤酒摆水杯；
•检查宴会、会议期间专用洗手间是否有保洁员值守，宴会厅空调是否已提前打开，温度是否适合；
•宴会前半小时安排保安协助客人泊车；
•若是重要宴会、会议，提前安排美工到场拍摄；
•请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地，若有不甚满意之处，可立即协商更正；
•告诉宴会、会议负责人，你会一直留在宴会中，若有需要之处，请他随时找你。
4）宴会、会议的追踪服务
宴会、会议结束后，由负责的客户经理亲自拜访或打电话给客户表达感谢之意，并追踪客户对此次宴会的满意度以及酒店所需改进之处，这是对客户的一种售后服务。如果客户负面反映居多，产生误解之处便应及时解释清楚，但若情况属实，则可借以得知改进方向。如果客人反映是正面的，即可作日后推广宴会销售的卖点。所有追踪的结果均应列入记录并存档，作为将来改善宴会及会议服务的参考，同时也可作为此客户下次光临时应特别注意的服务咨询，以提供较高的服务品质。
附：(https://www.daowen.com)
××酒店宴会、会议资料
酒店名称：____________________
酒店地址：____________________
酒店星级：____________________
联系人：联系电话：____________________
酒店描述及宴会厅平面图：
（1）大宴会厅____________________平方米，开会可容纳人数：________租金：________元／天课堂式________人，剧院式________人，岛屿式________人，其他形式________人
（2）中小会议厅____________________平方米，开会可容纳人数：________租金：________元／天课堂式________人，剧院式________人，岛屿式________人，其他形式________人
（3）宴会标准：（可根据酒店的产品列出多款宴会菜单）
根据促销需要可以多列出若干种套餐标准。
（4）可供出租的设备：
□电脑 租金：________元／天；□投影仪 租金：________元／天；□电视机 租金：________元／天
□摄像机 租金：________元／天；□摇臂 租金：________元／天；
（5）其他免费服务项目：
□提供新人化妆间、更衣室 □提供车位____________个，免收泊车费
□提供座椅座________套 颜色：□白□黄□红□粉 □提供婚房____________间
□免收婚庆入场费 □自带酒水免收开瓶费
□临时开桌____________桌以内 □备桌可退____________桌内
□提供音响、麦克风 □直达电梯
□可使用彩条、拉炮、冷烟花等 □舞台灯光
□赠送主食 □甜品 □果盘 □其他 □免费场地时间_____________小时内
□舞台： □固定 □活动 □晚间婚宴优惠____________%内
□影幕 □LED □宽带网
□指示水牌块 内容另附 □接待台
□香槟塔 □婚房预订优惠____________折
□结账： □刷卡 □付现金 □免服务费
（6）其他优惠政策：_______________________________
