11.1.4　团队客户工作规程

1）酒店产品报价、信息确认、合同签署

（1）报价

酒店针对团队客户的产品报价（会场、用餐、住房等）一般以文字形式（原件、传真）进行，并需要盖章确认。部门每一个销售经理应以市场销售部统一的报价为模板。如客户有特殊要求，可制作专用报价单。

一些大型企业通常会集中建立供应商采集库，在年初提供报价材料统一入库。该企业会议在一段时间内只需要提供一次报价即可。

制订合适的酒店产品报价区间。面对竞争越来越激烈的酒店行业市场，市场销售部一般根据时间节点（淡旺季、大型展会、促销活动、档期调整等因素）制订合适的酒店产品报价区间，切忌全年固守一个价格区间。市场销售部所有销售经理的报价均在该价格区间内合理浮动。特殊价格可报请酒店批准再执行。

（2）规范管理

所有的酒店产品资源预订、变更、取消应均以文字或内部OA系统审批，清晰明了、准确无误，可记录可查询。所有预订必须和酒店现有资源一一对应，然后再下单到相应部门落实预留。

（3）签订酒店资源预留合同

报价单经双方认可执行后，根据报价单内容签订酒店资源预留合同，在合同中明确说明使用酒店产品资源的项目、数量、价格等标准，约定预付款金额、预付时间、结款方式、结款期限等内容。

（4）执行合同(https://www.daowen.com)

根据双方合同签订的内容逐项跟进执行，确保团队活动在酒店顺利举行。

2）客户档案的留存及交接

要按规定做好客户合同档案、客史、工作任务布置单等日常文字内容留存及交接工作。

①团队客户的预订、变更、取消和客史档案资料。团队客户的预订、变更、取消和客史档案资料的建立、更新、注销，统一按照酒店即部门工作制度进行。需要抄送酒店其他营业部门的，落实签收程序。

②合同、工作任务布置单、请示等材料。合同、工作任务布置单、请示等材料以年度为范围收集、整理、装订。涉及酒店档案管理工作范围的按照酒店工作时间节点交到总经办、财务审计等部门。

3）重大团队和大型团队的接待

（1）制作详细周到的接待预案并上报酒店领导批准

将酒店领导批准的有关团队接待的内容抄送给酒店前厅部、客房部、餐饮部等相关职能部门，销售经理要提前落实计划内各项安排和细节，确保接待整体准确无误，让客人满意。

（2）前期多次与团队经办人沟通

前期需要与团队经办人进行多次沟通，尽可能了解团队客人的入住信息、抵达时间及团队活动当天在店的流程安排。团队活动在店期间，实时与经办人联系沟通，及时、妥善地解决出现的各种突发情况。团队离开后，与经办人沟通反馈情况，找出接待工作中的不足，在后期团队接待中进行改进。