过程可视化的“T字账目”

过程可视化的“T字账目”

我们来看看第二个“T字账目”。

在高速PDCA中，为了实现大的目标，就要先制定小的目标，通过改善这些小目标，达到实现大目标的目的，小的目标有时只是达成大目标的过程之一。

就山田君的情况来说，“即使达成了一天能和三个人聊十分钟以上”的小目标，可能也签不到三份合同。那是因为决定签合同是否成功的原因可能是说话的人数，也可能是另外的原因。

例如，他可能在内部看房后的会谈时失败了。

工作不顺利的时候，一定会有妨碍业务流程的障碍因素，也就是人们常说的瓶颈。

但是，大部分人都看不见这一点。

在软银，这个瓶颈也需要用数字来显示，使其可视化。

为此使用的是“T字账目”的手法。

这本来是簿记所使用的手法，此手法是用图表的方式简明易懂地显示贷出方和借款方的数字变化明细。

这么说听起来可能很难理解，简而言之就是画一个“T”字形，把“进来的数目”写在左边，把“出去的数目”写在右边，管理现在手头的钱和资产增减的方法。

将“金钱和资产”换成“零部件”或“商品”，可以根据项目进行库存管理。

我独立创业以后，因为曾在软银从事过数项项目管理的工作，所以被国家机关委托担任顾问。

其中之一就是2008年开始参与厚生劳动省养老金记录问题工作委员会的工作。

当时发现约有几千万份养老保险缴纳记录与缴存人数对不上号，还有上千万份缴存记录没有被录入电脑，“消失的养老金”成为大问题，我想很多人都还记忆犹新。

因此，为了让所有养老金的加入者和领取者确认自己的记录，我们决定发送“养老金特别邮件”，让他们填写回答后再寄回。但是，由于现场无法处理大量的文件，确认工作大幅度推迟了。

我来到送文件和管理库存的现场，从全国各地寄回的资料堆积如山，吓得我目瞪口呆。

把所有的数据输入电脑进行处理，将是十分费时费力的工作。

但是，我的任务就是要迅速处理这些遗留问题。

面对堆积如山的文件，我首先需要了解工作流程是哪些地方出了问题，让工作停滞不前的点是什么。(https://www.daowen.com)

我为了弄清瓶颈而使用了“T字账目”的手法。

把簿记的“金钱和资产”换成“文件”，将“库存”换成了“处理滞后仍然堆积的文件数量”进行管理。

方法很简单。首先准备一张A4的纸，在上面画一个大的T字。

接着，在T的左侧记入“工作开始时文件的在库数量”。若是新的文件送到，左侧记入“今天送达的文件数量”。

早上在库300件，今天文件送到500件，这天的“进来的数量”总计为800件。

在一天工作结束时，把“今日处理完成的文件数量”写在右侧。那个数字是600件的话，那么还剩200件。这里记入“工作结束时文件的在库数量”。

这时，T字账目的左侧合计和右侧合计应该相等。

我按照业务流程，每天用T字账目记录文件的库存数量，确认了各个数字的变化。

流程如下：

①打开信封，把必要信息已经全部记入的文件和仍有未记入事项且需要再确认的文件分开存放；

②将全部事项处理完的文件信息输入电脑；

③对于必填项目有遗漏的文件，给当事人再次发送确认遗漏事项的文件；

④经再次确认后返回的文件信息输入计算机。

这样一来，就知道哪个程序库存增加了。这是业务流程中工作停滞不前的主要障碍点。

根据流程，通过T字账目掌握每天数字的出入，如果确认了在T字账目中是“需要再确认的文件”，这个流程的库存过多了的话，则采取增加相关工作人员，或加快处理再发送再确认的速度等方法，去改善流程就可以了。

如果这个改善措施能有效减少每日库存，则证明该解决方案是正确的。瓶颈能够被解决的话，整个流程将能够很顺畅地进行下去。

以上的实例就不再做更详细的阐述。通过这种方法，消除了工作瓶颈，总体库存也在稳步下降，我用了大约一年的时间，将运营效率成功地又提高了四倍。

如果您只是用“想一下”的方式看待整个事情，那么很难知道解决工作瓶颈的要点是什么。但是，通过逐个划分每一个流程并用数字进行管理，自然而然地你就可以看到解决问题的线索。