采购作业流程[4]
采购与供应管理需要制定一系列标准化运作程序，以便于处理大量的日常工作。采购作业流程会因为采购的来源（国内采购、国外采购）、价格确定的方式（询价、招标或谈判）和采购的对象（物料、工程发包）等不同而在作业细节上有若干差异。但对于基本的流程则每个企业都大同小异。
采购程序的关键步骤是：发现需求；对需求进行描述；确定可能的供应商并对其加以分析；确定价格和采购条件；拟定并发出采购订单；对订单进行跟踪并／或催货；接受并检验收到的货物；结清发票并支付货款；维护记录。
有研究表明，提高采购价值的70%的机会在于采购过程的前两个阶段，即发现需求和制定规格阶段。采购管理中应该充分重视这两个阶段，以保证没有漏掉增加价值的机会。
1.发现需求
发现需求是负责具体采购业务的人员解决“采购什么、采购多少、何时采购”的问题，同时也是企业全体需用部门提出“需要什么、需要多少、何时需要”的问题。这个过程也可以称为需求分析，注意这里用的动词“发现”和“分析”，均带有主动性，即采购管理组织是主动去发现需求、主动去分析需求的。由于对企业效益的影响而言，在发现需求的阶段收效可能性更大（产品概念和设计阶段），所以在这一阶段把握住机会，采购经理和供应商发挥作用会比后续的采购阶段大很多。
传统采购模式下，通常采用收集采购申请（请购单）的做法来完成企业采购工作的第一步。采购申请的内容包括需求部门；需求品种、规格、型号；需求数量（申请数量、审批数量）；需求时间；品种的用途；特别要求等。此类采购可以分为两类：
（1）一般物料的需求属于直接需求，即需求点的需求，可以不设仓库库存，直接用于需求点的消耗。采购管理的任务是要维持零库存运行。
（2）仓库存量管理的需求，如补充安全库存量的不足。属于间接需求，即属于库存的需求，采购物资先存入仓库，再通过仓库去供应各项直接需求。
在物料需求计划（MRP）运营模式下，各项需求由计算机汇总并提出，如采购任务单和制造任务单。
2.对所需产品或服务加以准确描述
如果不了解使用部门到底需要什么，采购部门不可能进行采购。出于这个目的，就必然要对所申请采购的需求品、物品、商品和服务有一个准确的描述。准确地描述所需的商品和服务是采购部门和使用者，也是跨职能采购团队共同的责任。若描述不够准确，轻则会浪费时间；重则会产生严重的财务后果并导致供应的中断、公司内部关系的恶化、丧失产品或服务改进的机会或是失去供应商的尊重和信任。
用来描述所需物品或服务的字眼应该统一。为了避免误解，可制定合适的词汇手册，如库存目录或采购目录等。
产品描述主要由使用部门和制定规格的部门负责，采购人员不能随便改动，但他们有权力坚持要求准确、详细地进行描述，以使每个潜在的供应商都完全清楚产品特性。
一件产品的描述可以采用各种形式，也可能是几种形式的组合。通过描述，买方可以向卖方清楚、准确地表达所需产品的特性。“规格”一词，则用于指某种专门的描述形式。常用的描述方式有：品牌描述、至少同等规格、物理和化学特性规格、物料和制造方式规格、性能或功能规格、工程制图描述、市场等级描述、样本描述、商业标准描述等。(https://www.daowen.com)
3.对可能的供应源加以选择
供应商的选择是采购职能中重要一环。可以根据需求描述在原有供应商中选择业绩良好的厂商，或者以登报、上网等方式公开征求。这就涉及高质量供应源的确定和对供应商的评价，此问题留待供应商选择章节阐述。
4.确定价格和采购条件
采购条件或称交易条件，如结算、付款、验收、运输等条件，都与价格有关。确定价格和采购条件的方法有三种：询价方式、招标方式和谈判方式。其中询价方式是最常用的方式，招标方式用于重大采购项目，谈判方式也可用于重大项目但成本较高。
5.拟定采购订单
采购订单的样式可以各不相同，实用的采购订单所必备的要素有：序列编号、发单日期、接受订单的供应商名称和地址、所需物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款等，以及对订单各方有约束的各种条件。这些约束条件哪些应该包括到合同中而哪些又是不必要的则要通过双方磋商决定。
采购方公司都有准备好的采购订单，供应商在销售自己生产的产品时希望使用自己准备的销售协议。通常情况下到底选用哪一方准备的文书，有时取决于双方相对实力的强弱、采购物品的特点、交易的负责程度以及确定或发出订单方面所制定的战略。
6.跟踪和催货
跟踪是对订单作例行追踪，以便确保供应商能履行交付的承诺。采购方应对质量或发运方面的问题尽早了解，以便采取相应的措施。
催货是对供应商施加压力，以使其履行合同上的发运承诺或是加快已经延误的货物发运。催货应该仅适用于采购订单的一小部分，因为被选中的供应商应该是能遵守采购合约的可靠的供应商。
7.货物的接收和检验
货物的接收和检验根据采购合同的规定进行，对交付时间、产品质量和数量方面等有要求。在现代化企业的生产运营中更强调交货期的准确，如实施了JIT库存管理系统的公司中，对已获认证的供应商的物料可以完全免除接收和检验程序，直接送往使用点。
8.结清发票、支付货款
结清发票的程序在不同企业中是不同的。对于发票的审核和批准到底是供应部门还是会计部门的职责，仍存在一定争议。主张由采购部门审核的理由是，采购部门是交易最初发生的地点，有差错可以立即采取行动；主张由会计部门审核的理由是，这实际上是一项会计工作，应该集中到会计部门进行核查。
9.维护记录
这一步骤把与订单有关的文件副本进行汇集和归档，把想保存的信息转化为相关的记录。如单证的保存，供应商、商品和招投标文件等信息等。这些记录信息可以作为日后供应商评价的依据，也可以在必要时作为法律证据。
