应收账款的日常管理工作

二、应收账款的日常 管理 工作

为防范客户潜在的经营风险,确保保理融资的安全性,保理公司在融资发放后,必须做好一些贷后管理工作。通过应收账款的管理工作,关注企业经营管理方面的变化、行业政策及竞争环境、总体经济的发展情况等,判断企业未来的发展趋势,并对整体风险进行评价。这是一项连续性工程,不仅仅是某个阶段的工作(虽然从内部操作流程来看似乎是特定阶段),尤其是应收账款的管理方面;同时体现了动态与及时的特质。

保理商在办理保理融资后,从管理风险的角度,对应收账款管理的工作主要包括四方面。

(一)与卖方对账

定期按月出具对账单,列明应收账款的总额及未结清账款的明细,至少应该包括发票号码、发票日、金额、到期日、对应的买方等,交付卖方进行对账,检查双方的记录是否一致。如果双方出现不符的情形,必须详细记载不符的金额与原因,进行必要处理(例如,是否有间接回款、对债权债务进行了抵消、提供商业折扣、发生商业纠纷导致发票减值等,卖方却没有知会保理商的情形)。这种对账工作,平常是以电邮、电话或传真方式进行,但每季度或半年应该至少进行一次现场对账,同时对存在怀疑或不符的账款进行现场核查。

(二)对发票进行二次核查

保理商办理融资前一般会通过税务局网站或企业税控系统查询发票是否为销货单位所购买/签发而事实存在。为了预防卖方先虚开发票再撤销或使用红头发票进行对冲,在办理融资后的次月必须再一次进行同样的查询动作,确认发票是否依然完整真实存在。这样的核查动作必须把握一些要点,例如,不定期、不预告(可以说是顺道经过)、自行抽样选定等。如果企业以各种理由搪塞或拒绝,在告知是监管机关的规定要求后,仍无法进行任何的抽样核查工作,必须将本项目列入严重观察名单,采取必要的措施。

(三)与买方对账

目前,在我国进行与买方的对账工作通常不会很顺利,但还是必须努力不断地沟通。有些采用反向保理营销方式的保理商,会比较容易有效地进行对账。同样地,对账时无论是使用账款总余额的核对方式,还是按照业务发生额来核对,都必须注意:①必须定期对账。可以及时发现错账,予以处理,防范风险;同时有助于了解买卖双方交易的动态,有效管理风险或把握商机。②针对对账不符结果,找出原因。例如,是否存在入账的时间差、是否已经支付销账、是否有商业纠纷造成扣款等。③对于没有纠纷但逾期较久的账款,与买方进行协商安排付款。若短时间内得不到解决,必须决策是否采取强硬的措施,例如法律手段。

(四)对应收账款进行总体评价

对于应收账款的总体情况,进行各种维度的分析,至少可以从以下几方面着手。

1.产品的平均单价变化

从产品的平均单价变化情况可以分析企业产品组合的变化、可能对利润产生的影响、行业的发展概况;比对同业价格,评价企业在市场的地位。

2.应收账款的总量、发生次数(频率)以及发票的平均金额

除了关心客户的业务贡献度外,从应收账款的总量、发生次数(频率)以及发票的平均金额中可以看出平时交易的情况。特别要注意一些异常情况,例如,是否存在卖方更换发票,或突现大笔金额或大量交易的异常情形。

3.买方的回款情况

买方使用何种付款方式,是电汇还是票据;是否按照账款转让的通知将款项付至指定账户;是否曾有间接回款情形,类型与解决结果;催收过程中是否存在障碍,买方是否足够配合;买方是否积极履行付款义务;付款的记录和趋势等。