档案数字化外包服务的困惑

1.1　外包服务的质量控制难度大

档案的数字化建设具有很强的专业性，为了更好地实现档案的数字化建设，企业往往通过外包的方式进行，这也说明他们在档案的数字化建设中往往不具备相应的能力，进而导致他们对外包档案数字化建设往往不能实现有效的质量控制。在外包合同形成后，主要是通过外包公司来负责数字化的建设，对其建设质量的控制也主要通过外包公司进行，相关档案部门一般只是在验收阶段进行质量检查。同时，外包公司的人员对档案管理并不是很专业，在面对海量档案数据时，往往会通过抽检方式进行校对，这就造成校对的不全面和不准确，无法切实保障外包的质量，从而影响了档案的数字化建设质量。外包公司在工作开展中主要目标是追求利润，因此往往会忽视产品的质量，进而对工作存在把控不严的情况，很难实现有效管控数字化的质量。另外，企业和外包公司还可能存在质量标准的不统一情况，在质量验收中会出现分歧和冲突。

1.2　外包服务的档案安全性具有风险(https://www.daowen.com)

档案往往具有多样的类型和巨大的规模，且很多内容都呈现出很高的机密性。在档案数字化的外包服务中，需要向外包公司提供相应的档案信息，而这就会导致档案数据存在泄露的风险。外包公司内部人员的素质参差不齐，安全保密意识也较为薄弱，职业素养存在各不相同的情况，因此档案内容的外泄概率就会加大。同时，一些人员在档案的数字化建设中还存在对档案认识的不足。流程没有掌握到位、操作不规范等，都可能会对档案信息产生破坏。

另外，外包服务期间还常出现监管的不力，这很容易导致档案内容泄密，出现安全风险。在外包服务的工作开展中，若没有对外包业务的范围进行明确规定，会导致一些不能开放和外泄的档案信息流入外包公司，加大泄密风险；数字化转换环节，若在档案整理、鉴定、处理和校对中出现疏忽或者失误，就可能对档案信息安全性产生威胁。因为电子档案具有很强的可复制性，若完成外包服务后，对服务期间档案信息清理不到位，对档案信息的安全性就会产生威胁。