新形势下完善学籍档案管理的对策建议

3.1　实现文档一体化管理

根据文件连续体理论，档案工作者可以在文件运动的任何阶段对文件进行管理，即可以把档案工作提前到文件管理的前端环节。在现行的学籍档案管理模式下，文件和档案的管理是分开进行的，而电子文件由于具有流动性、不稳定性、系统依赖性以及与载体的可分离性等特征，致使档案管理部门很难确保电子文件作为档案具有的原始性和凭证价值。如果学籍管理部门从源头开始介入电子学籍文件的管理工作，担负电子学籍文件的全程管理，将使文件的真实性、完整性、可读性得到有效控制。在电子学籍管理系统中设立覆盖全系统学籍管理流程的档案控制环节，将学籍档案管理工作前置，将实现有效的文档一体化管理，从而解决学籍档案的认证、更新等问题。

3.2　完善集中管理规范

随着“互联网＋”模式下政府功能的重新整合，以及“最多跑一次”改革的积极探索和推进，学籍档案管理工作也应向着更便捷的方向优化。学籍管理部门应及时调整思想，转变思路，摒弃不合宜的、墨守成规的学籍档案管理方式，制定新的学籍档案管理流程与标准，明确档案管理的组织与职责。对现有的多个学籍信息系统进行整合，建立各个系统之间的数据联系，保证档案信息更新的时效性与一致性。(https://www.daowen.com)

3.3　进一步加强技术保障

要使电子档案拥有档案的凭证价值，就要保证电子文件的真实完整。捍卫电子文件的真实完整是学籍系统电子化面临的一大难题，解决了归档工作的“快”，更要保证归档工作的“准”。而电子文件的易更改性、软硬件依赖性都会给电子档案的凭证价值带来损害。要专门就电子申请、电子签名、电子证照、电子归档等制定相应的规定，规范数据的入口与出口。如：设计符合安全规范的电子签名，与本人签名具有同等效力，可以作为档案真实性、有效性的认证；使用电子印章系统，使电子学籍文件转化为纸质档案的时候不必重新盖章认定。

综上，“互联网＋”形势下的电子学籍管理是一个系统工程，它的探索先行，不能落下学籍档案管理这一重要环节。作为学籍档案部门，既要遵守学籍档案管理工作的优良传统，对于档案的真实性全面负责，又要积极探索开创新的学籍档案管理工作思路，从观念与方式、标准与规范上努力创造与新形势建设相适应的条件与环境，将学籍档案工作融入“互联网＋”学籍管理的建设之中，共同应对所有的问题与变化。