提升时间效率的黄金思维

提升时间效率的黄金思维

这一节主要介绍一些具体的时间管理方法、策略、技巧甚至哲理,掌握了这些方法与技巧,你的时间效率就会比普通人高出一倍甚至更多。

1.20分钟黄金高效法则

该方法是将任务分成若干个20分钟,在每一个20分钟内高度集中精神,20分钟后停止,休息一下。如此反复直到事情做完为止。

这就和番茄工作法类似,研究表明,成年人的注意力大约只能持续40分钟甚至更短,所以针对专注力差的人来说,20分钟法则可以在短时间内帮助他们专注工作,有效提高工作效率。

图示

2.GAINS法则

GAINS法则,时间管理方法之一。GAINS是五个单词首字母的缩写:1.G为Goal;2.A为Assessment;3.I为Idea;4.N为Next step;5.S为Support。

——Goal(目标)

——Assessment(评估)

——Idea(想法)

——Next step(下一步)

——Support(支持)

按照上述5个步骤进行操作,能够提高效率。

3.四象限法则

时间“四象限法则”由美国管理学家史蒂芬·柯维提出,是比较常用的时间管理理论之一,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:

◎ 重要而紧急

◎ 重要、不紧急

◎ 不重要、紧急

◎ 不重要、不紧急

图示

四象限法则(荞麦供图,出自《高绩效时间管控课》)

按照该方法分配并执行任务,效率也会得到提升。

4.1-3-5 Rule

1-3-5法则,简单来说就是:

1件重要的事

3件比较重要的事

5件小事

按照这个准则,一天就可以做完9件事,这就是一天的to-do list。(https://www.daowen.com)

图示

to-do list

5.当你在工作状态时多做一些,不在状态的时候则可以少做一些

图示

说明:当我们的工作状态不错时,效率可能是平时的一倍半、两倍甚至更高,这时即便已经到了下班时间,你完全可以继续投入工作,因为你的工作效率、质量都会得到保障。反之,如果你今天没有状态,如绞尽脑汁也写不出东西,那么就不用逼自己,等状态回来之后,迎头赶上进度即可。

6.重视你的时间,以每小时来衡量它的价值,这样会帮你尽快行动起来

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说明:我发现一个很有趣的现象,平时周末组织踢球,约好的比赛,总有人迟到或者缺席,而那些球友单位组织的比赛则无人缺席。这是为什么?因为后者罚款!

金钱是让人行动起来的最大动力,所以当你拖延或无事可做的时候,用你的薪水除以工作时间,换算出你的1小时值多少钱,这样就会形成一种无形的压力。你浪费的不是时间,而是金钱,行动的意愿就会更加强烈。

7.放弃多任务处理的想法

说明:很多高效能人士每天都非常忙碌,他们往往会同时处理几项任务。然而,研究证明,处理多任务可能会降低效率,导致无法专注,浪费更多时间。所以,如果你没有同时处理几项任务的能力,最好放弃多任务处理的想法,看似同时做几件事,结果却浪费了更多时间。

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8.放弃完美的想法

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说明:完美的想法是很致命的,可以期待,但不能强求。越是苛求完美的人,工作越容易出现拖延的现象。先完成再完美,这是始终不变的准则。

9.工作时间越长不代表效率越高

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说明:工作时间与工作效率并不能画等号,正如前面所说,有状态的时候,工作效率是没状态时的一倍半、两倍,甚至还要高。因此,如果你想提升效率,并不是单纯增加工作时间就可以解决的。

10.精简会议时间

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说明:80%以上的会议存在无效时间,所以如果你是领导,一定要精简会议内容,把握好会议时间。

11.只完成一天中最重要的几件事

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说明:每天任务那么多,不一定都能够处理完,那么一定要找出最重要的几件事,这才是一天的重点。确保这几件事的进度,远比花时间关注其他事重要。

12.相信他人,学会授权

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说明:团队合作是高效工作的前提之一,如果你是一位管理者,一定要学会授权,没必要事必躬亲,这样可以节省出很多时间。

13.Deadline

DEADLINE

说明:每件任务都需要设定最后期限,这样才会有压力,从而产生动力。不要让工作无限期拖延下去,否则你就会染上拖延症。

14.找出使你分心的因素

图示

说明:当你开始工作之后,记录下那些让你分心的因素,如微信、微博、QQ、邮件等,下一次开始工作之前,处理掉这些因素。

15.善于利用App

图示

说明:各类时间管理App可以很好地提升工作效率,找到适合自己的一款或几款App,注意同一类型的只用一款即可,否则会乱。

16.随时休息

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说明:及时休息调整并不是在浪费时间,反而是为了更好地投入下一段工作之中。我就有睡午觉的习惯,每天如果可以睡着,20分钟就够了,可以让整个下午都充满精力,远比喝咖啡的效果好。