武汉医学会学术会议管理制度
第一章 总则
第一条 为了遵守国家各项法律法规，更好地贯彻执行《武汉医学会章程》，加强武汉医学会的学术活动规范管理，特制定本制度。
第二条 本制度中的学术会议是指武汉医学会各专科分会（学组）举办的专业学术会议、论坛、学术研讨会、学术沙龙、读片会等。
第三条 专科分会是在武汉医学会理事会领导下的非独立法人学术分支机构，其学术会议由武汉医学会统一管理。
第四条凡武汉医学会（包括：武汉医学会××分会）举办学术会议必须遵守《武汉医学会章程》《武汉医学会专科分会管理规定》《武汉医学会财务管理规定》及本制度各项规定。
第五条 主办、承办、协办学术会议时，会议名称规范格式为：××年武汉医学会××（分会）学术年会；武汉医学会××（专业）长江中游城市群或中部会议；武汉医学会××（专业）黄鹤论坛；武汉医学会××（专业）专题研讨会；武汉医学会××（专业）青年学术会议等。国际会议名称按国际惯例确定。学术会议均不准委托或承包给个人。
第六条 专科分会应控制学术会议数量，提高学术会议质量，努力创办水平高、具有国内外影响力的品牌学术会议。坚持勤俭节约，反对铺张浪费。
第二章 学术会议分类
第七条 为了便于对学术会议进行分类管理，根据学术会议的性质，将学术会议分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ类。具体范围如下：
（一）Ⅰ类学术会议
1.主办或承办的国际性学术会议。
2.承办的全国性学术会议。
3.跨省联合召开的学术会议（包括中部会议、长江中游城市群会议等）。
（二）Ⅱ类学术会议
1.专科分会学术年会。(https://www.daowen.com)
2.黄鹤论坛。
3.跨学科联合召开的学术会议。
4.与有关单位联合举办的学术会议。
5.××分会青年学术会议。
6.大型专题研讨会（参会人数超过100人规模的研讨会）。
（三）Ⅲ类学术会议
1.小型专题研讨会（参会人数少于100人规模的研讨会）。
2.专科分会的学组学术会议。
3.学术报告会（包括：学术沙龙、病例报告会、读片会等）。
第三章 学术会议计划与组织分工
第八条 各专科分会须在每年12月1日至次年1月31日将下一年度学术会议计划以书面形式上报武汉医学会学术会务部，由学术会务部对所有学术会议计划进行初审和汇总，汇总后的学术会议计划经秘书长办公会议讨论通过后汇编成册，各举办单位须严格按照会议计划组织实施。
特殊情况下，专科分会确需临时举办学术会议，采用一会一报的方式，由武汉医学会学术会务部审议并报秘书长批准。
第九条 凡经上述程序批准的学术会议，均可以武汉医学会名义举办。未经上述程序批准的学术会议，学术会议名称中一律不得冠以武汉医学会，也不得以上述名义组织召开学术会议。
第十条 武汉医学会为上述各类学术会议的主办单位、对学术会议的组织工作进行监督检查，对学术会议质量进行评比。专科分会具体负责学术会议学术安排工作，包括：学术内容、会议形式、专家邀请及宣传等。武汉医学会学术会务部具体负责学术会议的会务组织和财务管理工作，包括：会议管理和服务、拟发通知、财务收支及各项协议签订等。学术会议召开的时间、地点、规模，由本会学术会务部与专科分会协商确定。
十一条 Ⅰ、Ⅱ类学术会议至少提前6个月启动，包括：召开常委会、发征文通知、企业赞助邀请函等工作。Ⅲ类学术会议至少提前1个月启动，包括：讲课题目、时间、地点、主讲人、主持人、工作单位、所需多媒体要求、联系人、联系方式、管理经费等事项报武汉医学会学术会务部汇总安排。
第十二条 专科分会举办的国际性学术会议、涉及港澳台学术会议，须在会前2个月确认参会外宾名单（姓名、单位、国籍和讲课内容），并上报武汉医学会学术会务部，经武汉医学会向武汉市卫健委科外处办申报、批准。
第四章 学术会议质量管理
第十三条 会议筹备工作
学术会议对外联系均以武汉医学会名义进行。筹备组成员主要由举办学术会议专科分会的正、副主任委员、秘书，武汉医学会专科分会分管工作人员、承办或协办单位及相关专科分会的人员组成，一般情况为10人左右，大型会议筹备组成员可据需要扩大至常务委员范围。筹备组组长由专科分会主任委员担任，武汉医学会专科分会分管工作人员任副组长，其他成损员则按会议需要进行合理分工安排。会议筹备组成员同时也是会议组织委员会成员：学术委员会成员主要由专科分会常务委员组成。
第十四条 分级管理
Ⅰ类学术会议由武汉医学会承接、组织，秘书处设在武汉学会学术会务部。筹备工作的对外联系均以武汉医学会名义进行。武汉医学会分管领导对会议的计划活动细节进行全面审核，并对会中影响会议成效的关键环节进行直接管理。
Ⅱ类学术会议由武汉医学会学术会务部直接负责组织。武医学会分管领导、学术会务部负责人、专科分会分管工作人与专科分会主要负责人、秘书共同组成会议筹备组，由武汉医学会分管工作人员与专科分会共同实施，对外联系均以武汉医学会名义进行。学术会务部负责人对影响会议成效的关键环节进行直接管理，全面审核活动计划及实施细节，并经武汉臣学会分管领导审批同意后方可实施。
Ⅲ类学术会议由武汉医学会专科分会负责组织实施，特殊情况须向上级领导汇报。
第十五条 学术质量管理主要由专科分会常委会负责，包括会议主题：学术会议主题须经专科分会常委会讨论确定。选题除按本制度第三章学术会议计划与组织分工要求外，注重普及与提高相结合，理论与实际相结合，突出当前的热点与焦点问题。
论文征集：学术会议计划批准后，应提前6个月发出会议征文通知。征文范围由专科分会常委会确定。
审稿工作：筹备组在会议召开前45天组织有关专家对投稿论文进行评审，制作论文汇编或者电子版资料。确定会议主题，组织好发言内容。
会议形式：会议交流形式应灵活多样，议程设置合理。专题报告和论文宣读后安排适当的时间讨论，以达到有效的学术交流效果。以讨论为主的会议，会前要将确定讨论的中心内容通知与会代表，同时组织好中心发言并酌情安排适量与讨论内容相关的学术报告。为加强基层医师培训，加快中青年医师培养，可以设置相关专场或专题活动。为丰富会议内容，活跃气氛，可根据情况举办技术比武、知识竞赛、辩论赛、学术成果展示、医疗技术示范，并组织代表实地观摩。
会议要求：组织者要善于发现不同学术观点，鼓励与会代表畅所欲言，各抒己见，开展学术争鸣。论文交流要求发言简明扼要，重点突出，并明确交流时限。
第十六条 会务质量管理
会场联系：由武汉医学会学术会务部与专科分会主要负责人一起确定。
会议通知：根据会议筹备情况，会议通知于会前45天发出。
后勤保障：全体正式参会人员的食宿问题由大会会务组负责统筹安排，特邀嘉宾的接待工作由会务组和秘书组共同负责。
工作要求：坚持“自筹经费、以会养会、厉行节俭、注重实效”的办会原则，反对铺张浪费，不搞形式主义。尽可能缩短会期，简化开、闭幕式。
人员安排：参加会议工作人员力求精简，300人以下会议规模配备10名工作人员；300～500人会议规模配备15名工作人员；500人以上会议规模，则按每增加100人增配2名工作人员设置，以此类推。国际会议、全国会议可根据会议具体情况招募一定数量的志愿者（本专业学生）参加。
赞助单位的合作：专科分会分管工作人员须掌握与会议合作的宾馆、广告公司、租赁公司的基本情况。合作协议须由专科分会与武汉医学会专科分会分管工作人员共同审议，由学术会务部分管领导审核签字。Ⅰ、Ⅱ类学术会议与活动广告及租赁公司的合作协议须报武汉医学会秘书长审核。
第十七条 学术会议质量总结与反馈
学术会议档案由专科分会秘书负责整理学术会议的全套资料（包括：会议征文、会议通知、议程、资料汇编，专题数、讲者人信息、演讲专家录像、录音、演讲课件、会议照片及参会代和名单、注册人数、参会人数、反馈和评估结果等）纸质（装订成册）和电子版，在学术会议结束后1个月内，一式两份，武汉医学会学术会务部归档保存。重点是会议纪要的撰写和大会概况的图片收集，内容应包括学术成果及组织工作成效。如：会议特色及进展、会务服务与问题、会议经验与教训及建议等。
第五章 学术会议财务管理
第十八条 经费来源各专科分会通过各种途径，筹备学术活动经费。其来源：
（一）代表缴纳的会务费。
（二）企业赞助费。
（三）由联合举办单位提供的部分经费。
（四）其他合法来源。
第十九条 经费管理：学术会议各项收支应严格遵守国家有财务制度。经费预算：会议前1个月须由武汉医学会学术会务部工作人员与专科分会共同制定预算表，列明经费使用项目，落实经费按时到位。预算表须经部门负责人、财务审核后，武汉医学会秘书长或副秘书长审批。会议支出须严格按照预算执行。学术会议经费由武汉医学会财务统一负责，收支工作不允许资助企业或其他单位承包理财，杜绝“小金库”现象。企业赞助经费：参会的企业及会员单位所资助学术会议的经费，一律应于会议召开前一周到位。经费开支审批手续：会议经费开支须经专科分会主任委员与武汉医学会学术会务部工作员签名，经部门负责人、武汉医学会财务人员及财务主管领导审核后由武汉医学会财务支出。参加学术会议的代表须按通知要求缴纳注册费。专科分会委员有主动交费的义务。全国会议按照主办单位的财务管理规定执行。
第二十条 结账工作
会议分管人员与财务人员一起承担结账工作。原则上，月内完成所有报账工作。会议结算表交专科分会主任委员与会议分管人员共同审核签字，按《武汉医学会财务管理规定》的报账流程执行，逐级审批后列入其专账。
第二十一条 学术会议结余的50%用于专科分会的学术建设和发展。50%用于武汉医学会的建设和发展。
第六章 附则
第二十二条 按照上述规定，积极、规范开展学术会议的专科分会，将作为评选先进专科分会的重要依据。
第二十三条 专科分会的委员须积极参加每次的学术年会。两次未请假或连续三次请假缺席专科分会委员会、常委会者，均视为自动离职处理，并不再拥有下一届的委员推荐资格。
第二十四条 专科分会如违反上述规定，武汉医学会将视情况给予书面警告、通报批评等处罚，情节严重者将上报有关部门依法依规处理。
第二十五条 本制度自2019年3月28日起施行。
第二十六条 本制度解释权归武汉医学会。