五、工作效率
我国近年有一个很流行的新名词，就是所谓“效率”；在工业上有所谓工作效率；在商业上有所谓经营效率；在政府中有所谓行政效率。这个名词译自英文的Efficiency，其意义是用“科学的方法，增加做事的功效”。照这样的定义当然是在任何部门的工作中都可以适用的。简单说起来，要使任何部门的工作获得优良的效率，必须适当地解决七个问题，那就是：（一）做什么；（二）怎样做；（三）用什么做；（四）用何人做；（五）需要多少钱：（六）怎样做得快；（七）怎样做得好。第一问题是在如何认识所做的工作与其目标。这是工作的出发点，也就是工作的第一要素。学化学的人去办行政事务，或是学法律的人去办建筑工程，固然是完全不懂做什么；就是学法律政治的一人，一旦担任官厅的行政工作，其所学与所任虽还相近，但其开宗明义的第一步骤，还须彻底去求认识所任工作的真相与目标。第二问题是已知所做的是什么事，就是它的真相和目标，自应进一步研究工作的计划。因为工作的进行，应预定计划，不宜临时仓卒应付，因此，为获得优良的效率，不可不先之以处理工作的计划，第三问题是指对于工具与材料的选择。因为工欲善其事必先利其器；此为今古中外不易的原则。至材料之供应与需要适合，其重要也正相同。这一项在工商业中极关重要，然在行政机关内，为着处事的便利和迅速，也有不少的关系。一个极简单的例子，就是在有须缮写的场合中，打字机的应用实可以大增效率，其他可以类推。第四问题就是使用那一种的人去担任关系的事工最为适当。理想的原则是程度太低的人固不宜担任程度过高的事，但程度太高的人去担任程度过低的事也未必适宜，更不见得会做得好。以孔老夫子担任收管粮草材料的委吏和掌管牛羊刍牧的乘田，未必会比一个中等人材做得更好，幸亏那孔老夫子不致恃才傲物，大材还肯小用，如果遇到一个像庞统这样的人，定然要比中等人材还要做得更坏了。第五问题是要知道用钱多少和如何节约经费的方法，这当然要预算得很正确，否则过多固然是耗费，过少也难免使工作半途而废。第六问题是研究怎样把工作做得快，这当然是效率的直接目标之一。但此一目标的达成，切戒粗制滥造，因此只有从工作方法上研究改良，省去不必要的过程。具体言之，一须避免重复的手续，二须避免迂回的路线，三须避免不必要的步骤，四须改进工作的方法，五须改进工作的精神，六须改善工作的环境。这几种应该采行的方法，在工商业中，与其他各行事业中，固然不尽相同，而原则却无何差别。第七问题是研究工作的结果怎样才做得良好。此一问题与如何做得快的问题不无冲突，因为快的结果，往往不免牺牲了好的品质。因此，要达成前一目标，必须兼顾到这一目标。在事业机关中，要兼顾“快”和“好”的两条件，往往分工办理，主管日常工作的不免要侧重到快的方面，于是不能不另设单位或专人从事考核，以期维持好的条件。但如要同一人兼管“快”与“好”两项，也未尝无法办理，那就是在工作日中特别拨出一个时间，从事检讨工作的品质，视其能否合乎标准。举一个例子，譬如从事著作的人，一星期中假定以六日从事写作，在写作时不免有倾向于从速之处，如果于星期日停止写作，专将六日的工作检讨一下，就是复检一遍，加以修正。这也就是第六第七两条件减少冲突的方法。