怎样做事

做事的含义很广。从事职业后日常所担任的工作固然是做事；即在家庭中或学校内，为自己，为家庭或为学校而服务，也算得是做事。做事的理想，通常是要做得好，但有时也要做得快。有些人以为要做得好，便不能快；也有些人说，好和快二者必须兼具。还有些人说，好和快还不够。究竟怎样才算得是真正满意，实在值得人人的注意。原因是人人都不能不做事，就业后固然要日日做事，即在未就业前也往往要做事。事与人既不能离开；于是任何人一方面固当研究怎样做人，他方面也须研究怎样做事。

我以为无论做什么事，都要就七个问题加以考虑，一一分别解答，那就对于所做的事，当可有较满意的结果。这七个问题就是：（一）做什么？（二）怎样做？（三）用什么做？（四）用何人做？（五）需要多少钱？（六）怎样做得快？（七）怎样做得好？现在让我们对这些问题逐一讨论。

“做什么？”是指所做事的性质和目标，而尤以目标关系特大。无论做什么事，如果不明了其目标，那只是被动的，有如盲从地做事，是不会感觉兴趣，而且有时不免要走样的。以职业上的做事而言，一位著作家和一位邮局的信差同样要明白他所做工作的目标。著作家无论是在写作大部书稿或短篇文字，如果知道他的作品在发表后将诉诸许多读者的心灵，其主张的纯正或偏激，其报导的正确或失实，将会对于读者发生良好或不良好的影响，那就执笔时不能不审慎，而怀着责任感；同时，既知自己的写作将对许多人发生良好或不良好的影响，则明了自己所做的事关系远大，而引起浓厚的兴趣，因而把构思属文时的劳苦抵消了不少。邮局的信差似乎位卑而责轻，其实不然。如果他能够知道所任工作，即信件的递送，对于收信人可能发生的影响，那就自然要尊重自己的地位和责任，不能疏忽从事。因为他所经手送达的信件，其中对于收信人和发信人不免有重大的关系。由于疏忽而把某一信件遗失了固可能给收信人与发信人莫大的损害，即或送达过迟，也会给人很多不方便。在邮务办理得很好的国家，挂号信件在信件中占很低的比例，因为非挂号的平常信件极鲜有遗失或迟递的事实。此举有赖于管理与稽核之严密者，不如依靠信差的责任感之有效。信差如能明了他所任工作的目标，足以影响发信人及收信人的精神和权益，换句话说，他的工作系对社会服务，那就自尊之心油然而生，既感兴趣，又深知其责任之重大。此外，无论那一行职业，只要是正当的职业，没有不会影响到社会福利的，而在其中从业的人，不论地位高低，其能尽责与否，对于社会福利总不免有多少良好的或不良好的影响。例如一个贩卖熟食的小贩，如果明了他的工作目标在以健康的食物供给于社会上任何人，其所供给的食物是否无碍于健康，与许多人的安全有关系，那就不会使用不洁的水，或随便把食物暴露，任由苍蝇把病传到食物上。又非职业性的工作，例如学校举行一次运动会，招待家长及社会人士，参加此次运动会的学生们，如果明了此举与学校及全体同学的荣誉攸关，自必严守运动规律，发挥运动家风度。如系与他校竞技，则获胜固然是全校的光荣，遵守纪律尤为必要的条件。所谓做事最先要明了目标者，即由于此。

“怎样做？”是指做事的计划，而不是做事的方法。后者却属于第六和第七两问题的范围。一件事要做得妥当，在其实施以前都应作相当的计划。试再以著作文稿为例：有些人写文章，固然可以顺笔发挥，但总不如先对题目思考一下，预将资料分配，定其先后次序，那就写起来更有系统，更为分明，而且可免重复或遗漏。这也就是计划。至于需要多人共同合作的任何事务，尤当作事前的计划，以期达成分工合作的效用。所谓分工是指以最长于某项工作之人任此项工作，俾可发展其长；所谓合作，是指分担同一工作各部分的人们互相配合衔接，既不使有过劳与过逸，尤力戒因不相衔接而中途停顿。因此，事前的计划更有其必要。

“用什么做？”是指处理事务所用的工具和材料。事无大小与不论性质如何，工具材料殆均不可缺。尤其是工具一项。因为工具是两手的伸张和辅助，自原始人以来，便已开始使用；例如原始人用以投掷野兽的石块和抵御野兽的木条、石棍及弓箭，借此而可使人类的肢体不与野兽的爪牙直接接触；使人类不至为野兽所消灭，得以繁衍至今日，且日渐加强其控制自然界的能力，都由这些原始工具开其端。人类强力不如狮虎，疾驰不如犬马，上不能飞，下不能潜，却能制胜一切其他生物，即因具有能使用工具之两手，故工具之关系人类的进化与文明最大。因此，人类无论做什么事，都有利用工具之必要。兹仍就著作文稿的简单事例而言。用打字机可比用笔更快捷而清晰，用复写纸可以一举手而得正副本数份。我国古语说得好：“工欲善其事，必先利其器。”现代的农工商业无不有种种便利工作的新工具，也就是此理。因此，凡担任一种工作，无论性质如何，都不免要选择适当的工具。

“用何人做？”这一个问题，在凡与别人共同担任的工作中自然关系很重要。例如与人合伙经营，固须选择能力相当与性情相投者，找人协助工作也须慎为选择，甚至向他人求职业，也当作“择主而事”的事前考虑。如果找不到理想的人来担任其事，不得已求其次，则必须先使其作补充的研究或训练，务期能胜其任。甚至由本人独自担任，也须本着“用何人做”的原则，先行检讨自己对当前的工作是否胜任，如绝对不胜任，自以不要冒昧担任，以免失败为宜。即或略有缺点，不尽胜任，最好也要努力做一些补充的研究才好。

“需要多少钱？”这个问题几乎是处理任何事务所不能避免的。西方有一句俗语：“金钱是最好的奴仆，却是最凶的主人。”这意义是说，凡能操纵金钱者，金钱将为所利用；凡被金钱操纵者，金钱则大事捣乱。操纵金钱的方法，首先要有预算。无论做任何事，凡涉及金钱者最好都能先作预算。预算如能在事前指出所作的事不上算，换句话说，就是利少害多，则由于此事之不值得做，或者根本上便不做了。又如预算在事前指出其事还值得做，但必须有充裕的经费或资金，那就事前应作适当的准备，以免临时搁浅。至于涉及二人以上的事务，用钱方面不能不有会计，以清手续；甚至个人的收支，能作简单的会计处理也是有益的。至于有关生产的事业，不能不知道实在的成本，成本会计也有其必要。因此，预算、会计及成本会计都是处理有关金钱的事务所需要，而在举办任何一事之初，尤其需有预算。(https://www.daowen.com)

“怎样做得快？”人性无不好逸恶劳。同一件事如能在一小时内做完，断没有愿意延长到两小时的；因为一小时做完其事之后，第二小时便可自由休息，免除此项工作的束缚了。所以在完全为自己工作之时，无不尽可能加速工作。加速工作的方法，固然要工作时不躲懒；但是真正加速的动机，倒是为谋可以长久躲懒，而先行特别努力，以探求工作的简便方法，俾达一劳永逸之目的。古今来许多发明家无非以一劳永逸为出发点，孜孜然研究简便的方法，例如以蒸汽及电力而代人力，以机器代人手，以火车代人足，甚至还以计算机或机器脑等而代人脑。凡此种种都是朝着积极方面而说。

但也有本可加速，却不愿加速的消极例子，为数不少；那大都是受雇于他人，为他人而工作，其所得报酬系按工作时间的长短而计算，纵然对所任工作加紧努力，提前完成，但因约定的工作时间尚未度过，则一事完成后仍须继续从事于其他工作，不能如专为自己工作者于所事完成后得以自由休息，于是人类自私之心自然而然就迫使工作者走入于弛缓之途。雇主方面为着挽救此弊，便采行按件计酬的制度，那就不问所消费的工作时间多少，只要成品多则报酬亦多，借以鼓励工作者在工作时间内尽量努力，俾在同一时间内获得最大的成果。此法实行之初确也能收一时之效；但渐渐因为每件成品的报酬高低不一，失诸过低者固使工作者终日劳苦而不得一饱，失诸过高者，又使雇主增加非必要的负担。且各种工作成品之计酬既无一定的公平标准，在相互比较之下，不免使报酬标准过低者感觉不平。于是更进一步，按件计酬之工作又改按每件应需之工作时间，就一个工作时间，就一个工作日应得的报酬而规定每件成品应得的报酬，因而按件计酬者仍需以按时计酬为根据。这样一来，按件按时的报酬又复连成一气，而报酬的公平标准便是按照应需的工作时间。不过问题又随而发生了。究竟应需的工作时间系属何种工作者的工作时间呢？在同一的工作，一个熟练的工作者需以完成之时间，辄较半熟练工作者为少，而半熟练工作者也较非熟练工作者为少。其理由即因任何简单的工作皆可分析为若干步骤，其中常常括有非必要的步骤，换句话说，就是可以节省的步骤。在非熟练或半熟练的工作者往往白费工夫，兼走这些非必要的步骤；但经过长期工作或熟练之后，自然会就经验之所得，而本着好逸恶劳的天性，渐渐会把那些非必要的步骤取消了，因此向来白费了的工夫可以节省，而工作的成果也就可以加速。此外，工作每一步骤的进行方式也有巧拙之不同。譬如走路，对于一个三角形的地段，括有三条路线，一是垂线，二是底线，三是弦线。在初走此路的人，往往通过底线和垂线然后达到顶点；但走惯了此路便会取巧，改走弦线，因为这是可以节省不少脚力的捷径。任何工作也都有此现象。所谓“熟能生巧”即是此意。

基于上述的原则，为着要获得适当的工作标准，以订定公平的报酬标准，现代从事于科学的管理者便采行所谓“动作研究”与“时间研究”。动作研究是将同一工作使熟练、半熟练与非熟练工作者分别担任，而观察其所分析的工作步骤，与采取的工作方式。对于非必要的工作步骤予以排除，对于笨拙的工作方式予以改善。如此研究的结果，不外是使非熟练或半熟练工作者模仿熟练工作者所习行的工作步骤和方式；但如熟练工作者所习行的工作、步骤和方式也有不尽善而当改善之处，则一并加以改善，使到大家都取法于此改善的工作步骤和方式。这便是动作研究的主旨和效用。至于时间研究，即按照动作研究所采定的工作步骤和方式，使用立止表，以计量一个熟练工作者在不过分紧张或懈弛的工作状态下所需要的时间，而决定完成此一工作所需要的理想时间，但因要使一般工作者皆能达到标准，对于上述所需要的理想时间增加若干成，而定为应需要的标准时间，然后就此标准时间在一个工作日内所占的成分，与每一工作日内工作者应有足以维持其生活的报酬合并考虑，对于按件计酬与按时计酬的工作，均可分别订定每件工作或每一时间单位的工作应得的公平报酬。依照这样的工作标准而订定的报酬标准，自然是合理、公平而可以实行的。其实行的结果可使从事工作者不必过劳，也不能躲懒，各尽其适当的努力，按照改善工作步骤与工作方式而从事工作，而获得公平的报酬。这样一来，工作定较平时做得更快。此法对于受雇为他人工作者，无论按件计酬或按时计酬均可适用，即对于为自己工作者，亦未尝不可本此原则酌量改善自己的工作步骤和方式，而收工作加速的效用。

“怎样做得好？”在集体工作时，为着求速之故，往往不免要牺牲了一些品质。为着挽救此弊，必须采取研究和考核的方法。“研究”是在事前观察、试验和思考如何可使成果的品质优良；“考核”是在事后检讨成果是否合乎品质的规格。在集体工作时，从事研究者与从事考核者应该是不担任实际工作的人，因此才能够以中立的态度，分担特殊的任务，而得以独立研究和公平考核。研究结果如获得改良品质的方法，便可以提供工作部门的选择；考核结果如发现成果的品质在规格以下，也可提出纠正，通知工作部门注意。由于研究和考核的任务须与实际工作分开，于是许多人便认为研究和考核只能施行于集体的工作，而不适用于个人的工作，即以同一人既从事实际的工作便不能兼任研究与考核。其实并不如是，依我的经验，个人担任的工作不能以另一人担任研究和考核者，都可以同一人在另一时间内从事于研究与考核。试举个人从事写作一部书稿为例。假定每星期以六日从事于写作，则星期日应当停止写作，而利用此一日的时间将六日间写成的稿通读一遍，加以考核，必要时随即修正。又如六日的写作是就已获得的资料而笔之于书，但新资料也有随时搜集之必要，俾所成之稿益臻完备，于是不妨在专供写作的六日中腾出一中或半日，以从事于新资料的搜集。这便是以同一人在另一个时间从事于研究，与刚才所说以星期日专事考核之原则正同。总之，在工作之前需有研究，工作之后需作考核，无论为集体的或个人的工作均有其必要，也均有其可能。所不同者，集体的工作应利用不同的人从事于研究与考核；个人的工作则只能利用不同的时间履行此研究和考核的任务而已。

以上七个问题，无论做任何事，如果都能就此一一解答，则对于所做的事，定然都能有较佳的效率。

（四十三年一月为青年讲座播讲）