6.3.2 高校科研经费管理流程优化
“业财融合”下的科研经费管理流程优化,即以科研项目“全生命周期管理”为主线,对科研经费的到款入账、审核报销、预算调整、结题审计等业务流程及财务处理流程进行梳理,以业务制度化、制度流程化、流程标准化、标准信息化为建设模式,对业务流程进行重新规划,以智能化、信息化服务体系为建设目标,利用计算机技术和网络技术实现业务信息与财务信息的充分集成和共享。
高校通过优化科研经费全过程管理流程,不仅解决了科研人员经费报销复杂、报销困难等问题,同时也提高了财务信息化管理水平。在这样的全过程管理流程中,高校将内控手段和管理理念嵌入信息系统,对业务活动和财务流程进行控制,建立既相互衔接又有效制衡的工作机制和业务流程,实现科研经费管理的事前、事中、事后控制[52]。
本小节以X大学为例,对科研经费管理流程进行梳理,从科研到款查询、开发票、项目审批立项、网上预约报销、预算调整、项目结题考评等环节分析高校科研经费存在的问题,提出各职能部门包括科技处、财务处、人事处、审计处、资产处等要相互配合,并以流程图的形式展示了科研经费各环节、各职能部门优化后的科研经费全过程管理流程,以期规范科研经费管理,为科研人员提供更加便捷的服务。
1.科研经费到款查询流程优化
科研款项到达学校基本账户后,财务人员在收到银行回单后进行账务处理。X大学科研经费到款查询已实现通过学校OA系统进行自主查询,科研人员登录学校信息门户后依次进入财务系统、财务查询系统、财务到款查询模块,通过输入“到款”两个字或汇款单位的名称或汇款金额等条件查询相关信息。此功能是通过建立财务系统与办公系统的接口,财务记账人员完成科研经费到款的账务处理后,审核人员进行复核,审核人员复核无误后,数据实时传输到办公系统,从而实现数据的共享,这大大减少了通过电话查询到款的环节。
虽然X大学实现了网上查询科研经费到款,但是依然可能存在一些问题。例如,银行回单丢失、重复、反馈滞后、财务人员记账审核不及时等,这些问题都会影响科研项目的立项时间及后续项目实施进度。项目管理与经费管理对接分离,经费入账效率低下。目前,项目负责人在财务部门查实课题经费到账后,依凭财务部门的到账依据去科研部门办理经费认领手续,然后科研部门提供入账单,再由项目负责人去财务处办理入账手续。如此繁多的线下流程不仅引发了项目负责人与财务部门的矛盾,还影响到了项目执行进度。
优化后的科研经费到款查询流程需要银行、财务部门、科研部门三方之间相互配合。第一,银行要保证单据及时传递到学校财务人员手中,学校负责收入入账和审核的财务人员及时进行账务处理。第二,财务查询系统与科技项目管理系统建立接口,保证经费到款数据信息及时推送到科研项目管理系统。第三,科研项目管理系统对项目进行项目负责人、项目名称和申报金额等关键信息的筛选与匹配,获取科研经费对接信息,再短信通知科研项目负责人。科研项目负责人对科研经费来款进行最终认定,反馈给科研项目管理部门。第四,科研项目管理系统将科研经费到款认领结果反馈给财务部门,财务部门及时进行账务处理。
由于科研项目前期的立项申请及审核均由科技处具体负责,包括签订合同信息、审核甲方单位名称、税号、合同金额等,因此当科研经费到款的信息传递到科研系统后,科研系统可根据项目负责人、项目名称以及到款额等信息自动实现查找、匹配。例如,已在科技处登记的某院系老师与某单位签订了一份技术服务合同,合同金额为10万元,首付款5万元。当财务人员将从该单位的汇款账务处理后,科研系统自动查找所有与该单位签订合同且已在科技处登记的科研人员,然后再根据合同金额进行匹配,匹配成功后,短信通知该老师及时到科技处和财务处办理立项相关手续。优化后的科研经费到款查询流程如图6-8所示。
图6-8 优化后的科研经费到款查询流程
2.科研经费发票开具流程优化
高校目前主要有两种发票开具形式:第一,科研经费先到账后开发票;第二,预借发票,经费到账后冲销。开具发票的种类主要是增值税发票,含增值税专用发票和增值税普通发票。
在预借发票的管理上,X大学要求填写发票借据,并要求项目负责人签字并经学院(实验室)负责人进行审批,对于超出一定额度的还需业务主管部门及校领导审批。虽然经过层层审批,但是仍然存在款项未按发票借据上注明的时间内到达学校账户的情况,款项无法收回而导致成为坏账的风险很高。因纸质发票受限于开票限额以及发票张数,故容易导致年底专用发票数量不够的情况,从而影响经费到款。因此,对于预借发票的,要出台相应的管理办法,从制度上规范预借发票的流程。对于科研经费已到学校账户的,若项目负责人需要开具发票,则通过增值税电子发票系统提交申请,填写甲方单位名称、税号、金额等信息,财务人员审核通过后直接开具增值税电子发票。电子发票的开具可减少纸质发票线下开具时信息录入及打印的时间,避免发票丢失的风险。优化后的开发票流程如图6-9所示。
图6-9 优化后的开发票流程
3.科研经费审批、立项流程优化
项目负责人在查询到科研经费到款后,可直接去科技处办理立项手续,将经科技处审核、盖章的立项单和项目预算表纸质版送交财务处。财务处根据项目的大类进行管理:首先,建立项目号;其次录入项目名称、负责人姓名、工号等基本信息;再次,选择相应的预算模板,输入预算;最后,进行账务处理。账务处理完毕后,项目负责人可登录学校信息门户,在财务系统新版财务查询模块查询到自己所负责的项目信息。
X大学在此环节可能出现如下问题:款项未到账,提前去科技处办理立项手续的;合同要求开具发票的内容与学校经营范围不符,导致合同无法完成的;立项过程中查找不到项目负责人的(新入职教工信息未同步);项目名称登记错误的;预算明细项录入错误的。
由于科研资金来源多样,根据确立的合同,追踪科研资金的来源对于立项的推进尤为重要。账务系统、银行系统、财务网上预约报销系统以及科研系统应该相互连接,信息共享。
项目负责人在科研系统登记项目信息,包括合同信息、预算信息、发票信息等,财务查询系统将科研经费到款信息推送至科研系统,项目负责人在科研系统点击认领到款,科技处审批通过后产生立项通知书,科技处将立项通知书及预算明细表推送至财务处,财务处根据科技处的审核意见进行立项,财务人员直接将项目信息导入账务系统,避免出现项目名称和预算录入错误等情况。财务人员依据立项单、发票、合同等原始凭证进行账务处理,项目负责人可实时查询自己项目的预算、收入、支出、结余。
优化后的科研经费审批、立项流程如图6-10所示。
4.科研经费网上预约、审核报销流程优化
科研经费报销是科研经费预算执行和经费管控的关键环节,科研经费报销涉及的流程较多,是体现科研经费管理是否有效的重要方面。科研经费报销流程是否优化与财务部门的财务信息化建设水平分不开。项目负责人查询到自己的项目信息后即可在财务系统的网上预约模块进行预约报销。项目负责人需要根据报销的内容进行区分,申请填报不同的预约报销单,包括日常报销业务、无发票借款、酬金申报、固定资产、会议费、培训费、国内旅费、出国费、市内交通费共9大类。预约报销单生成后,经相关责任人签字后送交财务处,财务人员审核后进行账务处理。通常退单率较高的情况有:未经相关责任人授权审批签字、缺少部分原始凭证、网上预约预算项混淆、应刷未刷公务卡报销等。(https://www.daowen.com)
图6-10 优化后的科研经费审批、立项流程
通过网上预约报销系统、酬金申报系统、无现金支付系统、物流系统、电子发票验证系统以及资产采购系统等的协同工作,可以规范各类业务财务报销全过程的信息化。高校设置科研财务助理,并由其负责日常报销业务,主要步骤如下:科研财务助理在网上预约报销系统预约报销单后,将报销单投入自助投递柜中;财务处安排人员定时取送报销单,及时进行审核报销;财务处审核报销人员仅需通过扫描预约报销单上的二维码,或手动输入预约报销单号,即可实现智能凭证的自动转入,财务人员仅需对科目或摘要进行简单选择或修改即可。智能凭证的自动转入大大减轻了财务人员的工作负担。报销完成后的记账凭证和原始凭证通过扫描保存生成会计电子档案,项目负责人和财务人员可实时查看项目报销具体信息,极大减少了项目负责人进行结题、审计时查找凭证的工作量。
高校为贯彻落实科研经费“放管服”政策,可根据自身情况出台相应的实施细则,包括增加项目负责人的审批权限和预算调整权限、对科研经费执行政府采购等方面要具体情况具体分析等,以保证政策的落地实施。优化后的科研经费审核、报销流程如图6-11所示。
图6-11 优化后的科研经费审核、报销流程
5.科研经费预算调整流程优化
《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发〔2021〕32号)规定:“下放预算调剂权。设备费预算调剂权全部下放给项目承担单位,不再由项目管理部门审批其预算调增。项目承担单位要统筹考虑现有设备配置情况、科研项目实际需求等,及时办理调剂手续。除设备费外的其他费用调剂权全部由项目承担单位下放给项目负责人,由项目负责人根据科研活动实际需要自主安排。”随后,国家自然科学基金委员会、国家社会科学基金委员会等相继出台了各自的经费管理办法,对预算制项目也都下放了预算调剂权限。
X大学除部分纵向课题的部分预算项需要归口管理部门即科技处审批外,横向课题的预算调剂权限完全下放给项目负责人,但是这样也会存在预算调整随意性过大、预算支出与项目研究内容或者实质相差太大、资金使用效果低下的问题。
科研项目在实施过程中可以进行预算调整,但项目负责人要明确本身应承担的责任,即落实科研项目的“项目负责人负责制”,切不可盲目调整,为了支出而调整,避免在办理结题过程中不必要的账务调整。对于实行预算制的科研项目,在预算编制环节,高校要给予科研人员足够的支持,同时,要建立良好的研究风气,避免后续预算调整的随意性。项目负责人只需在科研系统提交预算调整表,科研系统将符合条件的预算调整表推送至财务系统,财务人员审核无误后直接调整。优化后的预算调整流程如图6-12所示。
6.科研经费结题、考评流程优化
图6-12 优化后的科研经费预算调整流程
财务处根据科技处提供的结题项目清单,对已结题的项目进行管理,在账务系统将结题项目状态设置为无效状态,这样项目负责人无法再预约报销,财务人员也不能对已设置为无效状态的项目进行账务处理。如项目负责人需要可到财务处打印项目预算执行情况表和项目明细账,并加盖财务处公章。财务人员需要根据项目已经执行的情况,对项目结题涉及预算、支出和结余等信息进行审核,审核无误的加盖财务处公章。根据学校规定,已结题项目结余经费全部留归项目组使用,项目负责人应当按照科研活动需要合理安排结余经费支出。纵向科研经费单独办理结转账户,横向科研经费可继续在原账号支出,或者结转入个人科研基金账户,支出范围按照“包干制”办法执行,不再单独设置项目预算。财务人员对所有已结题项目重新设置项目编号,分类统一管理。
X大学在结题项目的管理中主要针对纵向科研项目。X大学此环节经常出现因项目执行过程中预算频繁调整导致实际支出与研究内容不一致的情况,这就需要调整已报销的支出内容的项目号。X大学对绩效考评结果的运用未达到相应的效果。科研项目结题、考评包含科研部门、财务部门、审计部门和人事部门的系统数据平台数据采集和交换,各部门按照各自的侧重点完成结题、考评工作。科研部门汇总结项所需材料,考核项目指标,落实并汇总项目预算。财务部门审查项目预算执行情况,项目负责人可通过财务查询系统将记账凭证及附件打印出来,财务查询系统可打印出带水印的资料,经财务人员审核后盖章,可实现随时随地调取查看相关业务的记账凭证及附件信息。审计部门运用大数据分析提示风控点,有计划有步骤地开展审计抽样和调查活动,最终完成项目结题。人事部门根据科研结题、验收的最终结果,作为奖惩、职称晋升、聘任的依据。高校要充分利用结题审计、绩效考评的结果,落实奖惩措施,切实发挥激励、约束的作用,建立科研人员诚信档案,加强职业道德约束。
基于“放管服”以及政府会计改革需求的高校科研经费管理模式流程优化是在新一轮简政放权大背景下的一种服务好科研项目、促进科研活动发展的新模式,它采用的是科研部门、审计部门、资产管理部门和财务部门,结合上级主管部门管理要求下的全员主动参与的流程管理链条,可以引领科研人员走出繁重的经费立项、成本核算工作,建立跨部门之间的信息共享机制,理顺科研经费下达、使用、核算之间的关系。这种新模式以科研人员为中心,简化科研经费立项的过程和成本核算过程,在结项中完成绩效考核,真正服务于科研活动。优化后的科研经费结题、考评流程如图6-13所示。
图6-13 优化后的科研经费结题、考评流程
7.优化后的科研经费全过程管理业务流程
以科研项目“全生命周期管理”为主线,利用计算机技术和网络技术实现业务信息与财务信息的充分集成和共享,提高科研管理的效率,科研经费全过程管理业务流程如图6-14所示。
图6-14 优化后的科研经费全过程管理流程