Word的使用技巧
1.插入符号和特殊符号
在文档编辑过程中,经常需要插入键盘上没有的字符,如“■”“★”“◆”“※”,这些符号和特殊符号可通过“符号”命令按钮以及软键盘来插入。
(1)通过“符号”命令按钮插入
将插入点定位于要插入符号的位置,单击“插入”选项卡,在“符号”组中单击“符号”按钮,在弹出的下拉菜单中选择所需的符号,或者单击“其他符号”命令,打开“符号”对话框,在对话框里找到要插入的符号,如图3-72、图3-73所示。
图3-72 “符号”下拉选项
图3-73 “符号”对话框
(2)通过软键盘插入
将插入点定位于要插入符号的位置,切换到任意一种中文输入法,如搜狗拼音输入法,右击搜狗拼音输入法状态条的软键盘按钮(最右边键盘形状按钮),在弹出的菜单中选择需插入的符号类型,如果是特殊符号,则选择“特殊符号”选项,在弹出的软键盘中选择需插入的特殊符号。
2.快速取消自动编号
虽然Word中自动编号功能较强大,但是在使用过程中,我们发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实,我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。当Word为其自动加上编号时,只要按下“Ctrl”+“Z”键操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止。
3.快速去除Word页眉下横线
快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法:一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;三是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”。
4.快速打印多页表格标题
选中表格的主题行,选择“表格工具”的“布局”选项卡,选择功能区“数据”组的“重复标题行”,当预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
5.插入公式
用户可以在文档中插入不同类型的公式,只需通过Word 2010提供的公式编辑器进行插入即可。
将插入点定位于要插入公式的位置,单击“插入”选项卡,在“符号”组中单击“公式”按钮,在下拉菜单中选择要插入的公式。或者单击“插入新公式”选项,在文档中利用“设计”选项卡中的公式工具来编辑公式,如图3-74所示。公式制作完成后,单击公式外的位置即可退出公式编辑状态。
图3-74 公式工具
6.首字下沉
在报纸杂志上经常会看到第一段开头的第一个字格外粗大,非常醒目,这是首字下沉的效果。
将插入点置于要设置首字下沉的段落中,单击“插入”选项卡,在“文本”组中单击“首字下沉”按钮,在下拉选项中选择“下沉”选项,即可预览首字下沉的效果,如图3-75所示。单击“首字下沉”打开“首字下沉选项”对话框,设置首字下沉的格式,如图3-76所示。
图3-75 “首字下沉”下拉选项
图3-76 “首字下沉”对话框
7.表格中数据的计算与排序(https://www.daowen.com)
Word 2010的表格提供了一些简单的计算功能,并且还提供了一系列用来计算的函数,其中包括求和函数SUM()、求平均值函数AVERAGE()、计数函数COUNT()、求最大值函数MAX()和求最小值函数MIN()等。
(1)单元格的引用
表格中的每个单元格都对应着一个唯一的引用编号。编号的方法是以1,2,3,…代表单元格所在的行,以字母A,B,C,…代表单元格所在的列。
例如,A2表示第二行第A列;B3表示第三行第B列;A2:B3表示以A2单元格为左上角,以B3单元格为右下角构成的一块矩形单元格。
(2)表格中数据的计算
在公式中可以引用当前单元格的左边、右边和上面来定义一组单元格,例如:“=SUM(LEFT)”表示对当前单元格左边的数据求和。“=SUM(RIGHT)”表示对当前单元格右边的数据求和。“=SUM(ABOVE)”表示对当前单元格上方的数据求和。
例如,给如表3-2所示的成绩表计算总分,其操作步骤如下。
表3-2 成绩表
①将插入点移到存放运算结果的单元格D2。
②单击“布局”选项卡,在“数据”组中单击“公式”按钮,打开“公式”对话框,如图3-77所示。
③可以使用文本框中原有的公式,也可以输入公式“=B2+C2”或者“=SUM(B2:C2)”,单击“确定”按钮完成计算。
图3-77 “公式”对话框
④用类似的方法计算其他同学的总分,结果如表3-3所示。
表3-3 成绩表的总分结果
(3)表格中数据的排序
用户可以对表格内容按字母顺序、数字大小、日期先后或笔画的多少进行升序或降序排序。先要选择一列作为排序的依据,当该列(称为主关键字)内容有多个相同的值时,则根据另一列(称为次关键字)排序,依次类推,最多可选择三个关键字排序。
单击“布局”选项卡,在“数据”组中单击“排序”按钮,可打开“排序”对话框设置排序方式,如图3-78所示。
图3-78 “排序”对话框
8.将表格转换为文本
为了操作方便,有时候需要将表格转换为文本。例如,若要将表3-3所示的成绩表转换为文本,先选定整个表格,单击“布局”选项卡,在“数据”组中单击“转换为文本”按钮,弹出“表格转换成文本”对话框,如图3-79所示。在“文字分隔符”选项中单击“逗号”,再单击“确定”即可将表格转换成文本,结果如图3-80所示。
图3-79 “表格转换成文本”对话框
图3-80 表格转换为文本的结果
