任务一　创建工作簿及工作表

任务一　创建工作簿及工作表

任务描述

工作簿是Excel用来储存并处理数据的文件,是使用Excel制作表格数据的基础,所有新建的工作表都保存在工作簿中。因此,我们进行任何操作的前提是先创建一个工作簿,然后根据实际需要对其进行相应的操作。

任务分析

工作簿的基本操作包括新建工作簿、保存工作簿、打开工作簿和关闭工作簿。首先让我们熟悉工作簿的基本操作。

知识链接

1.工作簿

Excel工作簿是包含一个或多个工作表的文件,可以用其中的工作表来组织各种相关信息。工作簿和工作表之间的关系可以用图4-1来描述。在Excel 2010中用户可以创建多个工作簿,在每个工作簿中又可以创建、插入多个工作表。

图4-1　工作簿和工作表之间的关系

Excel 2010工作簿文件的默认扩展名为.xlsx,根据实际需要也可以保存为以.xls为扩展名的文件,来兼容Excel 97-2003版本。使用低版本的Excel打开Excel 2010所创建的默认工作簿时需要安装兼容包,才不会出现错误。

2.新建工作簿

(1)创建空白工作簿,其操作步骤如下。

①启动Excel 2010后,单击“文件”→“新建”命令,弹出“新建”对话框。

②在“可用模板”下,双击“空白工作簿”,即可新建一个空白工作簿,如图4-2所示。

图4-2　新建空白工作簿

【说明】新建空白工作簿的其他方法:启动Excel 2010应用程序,按“Ctrl”+“N”组合键。

(2)基于现有工作簿创建新工作簿,其操作步骤如下。

①单击“文件”→“新建”命令。在“模板”下单击“根据现有内容新建”命令。

②在“根据现有工作簿新建”对话框中,选择要打开的工作簿的驱动器、文件夹或Internet位置。

③选择工作簿,然后单击“新建”按钮。

(3)基于模板创建新工作簿,其操作步骤如下。

①单击“文件”→“新建”命令。

②在“可用模板”下,单击“样本模板”或“我的模板”。选择一个Excel模板,如“贷款分期付款”,如图4-3所示。

图4-3　选择“贷款分期付款”模板

【说明】若要使用某个Excel默认安装的样本模板,在“可用模板”下,双击要使用的模板。若要使用自己的模板,在“个人模板”命令上,双击要使用的模板。

③选择所使用的模板后,单击“创建”按钮,新建的工作簿如图4-4所示。(https://www.daowen.com)

图4-4　根据模板新建工作簿

3.保存工作簿

对于新建的工作簿,如果以后还需要继续使用或者将其共享他人,则应将其保存到计算机存储介质中。保存工作簿的操作步骤如下。

①单击快速访问工具栏上的“保存”按钮,或者按“Ctrl”+“S”组合键,弹出“另存为”对话框,如图4-5所示。

图4-5　工作簿“另存为”对话框

【说明】如果新建的工作簿是第一次保存,则打开的是如图4-5所示的“另存为”对话框;如果工作簿已经保存过,则不会打开“另存为”对话框而是直接保存。当然用户如果想将工作簿以其他名称进行保存,即另存为新的工作簿,可单击“文件”→“另存为”命令来实现。

②在“另存为”对话框中选择文件的保存位置,在“文件名”文本框中输入文件名称,如“产品销售表”。单击“保存”按钮,完成保存操作。

【说明】要保存为较低版本的Excel文件,可以在保存类型中选择相应的类型。

4.打开工作簿

如果用户想要编辑保存在计算机中的工作簿,需要先将其打开,才能进行各种操作。打开工作簿的具体操作步骤如下。

①单击“文件”→“打开”命令,弹出“打开”对话框,如图4-6所示。

图4-6　“打开”工作簿对话框

②选择工作簿所在的位置及名称,单击“打开”按钮,即可打开该工作簿。

5.关闭工作簿

对于当前不再使用的工作簿,可以将其关闭以节省系统资源,同时也可以避免因误操作带来的麻烦。关闭工作簿的常用方法有以下几种。

①单击“文件”→“关闭”命令。

②单击快速访问工具栏的“关闭”按钮。

③单击工作簿右上角的“关闭窗口”按钮。

④双击快速访问工具栏左上角的图标。

任务设计

新建一个工作簿,将其命名为“产品销售表”,并进行保存和关闭操作。

①运行Microsoft Excel 2010应用程序。

②单击“文件”→“新建”命令,在“可用模板”下,选择“空白工作簿”命令,单击“创建”按钮。

③单击快速访问工具栏的“保存”按钮,弹出“另存为”对话框。在“文件名”文本框中输入“产品销售表”,单击“保存”按钮,完成保存操作。

④单击工作簿右上角的“关闭窗口”按钮,将刚创建的工作簿关闭。