任务三 数据输入
任务描述
制作数据表格的主要任务是在表格中输入各种数据,这些数据包括文本、数字、日期和时间等。在输入大量数据时,我们需要掌握一些数据输入的便捷方法,从而达到事半功倍的效果。
任务分析
工作表数据的输入方法及正误都将影响用户的操作。在输入大量相同或有某些规律的数据时,可以使用自动填充等功能快速输入这些数据。为了确保数据输入的正确性,可以为工作表设置数据有效性。当然,如果我们事先已经有某些数据文件,也可以直接通过外部数据导入的方法,根据实际需要将相应的数据导入工作表。
知识链接
若要在工作簿中处理数据,首先必须在工作表的单元格中输入数据。然后根据实际需要调整数据,以便更好地查看数据,并让数据按希望的方式显示出来。
1.一般数据输入
一般数据输入是指手工依次向单元格中输入数据。其具体的操作步骤如下。
①单击某个单元格使其成为活动单元格,然后在该单元格中输入数据或在编辑栏中输入数据。
②按“Enter”键移动到下一行单元格,按“Tab”键移动到下一列单元格。若要在单元格中另起一行输入数据,只要按“Alt”+“Enter”组合键,输入光标自动跳到下一行。
2.使用自动填充输入数据
向工作表的行或列中输入数据是相当枯燥的工作,Excel的自动填充功能能很好地解决上述问题。用户只要沿着需要填充的行或列拖动鼠标,就可以复制公式或数值,如输入一周的名称、月份,或任意的序列或数据,也可以填充部门列表、种类名称和部件编号等用户自定义的信息。
(1)快速输入序列数据。若要输入一系列连续的数据,如日期、月份或渐进数字,可以使用拖动填充柄的方法快速完成。具体操作步骤如下。
①在一个单元格中输入起始值,然后在下一个单元格中再输入一个值,建立一个模式。例如,要输入序列“1、2、3、4、…”,在第一个单元格中输入“1”,在下一个单元格中输入“2”。
②选中包含起始值的前后两个单元格(如果只选中一个单元格,将只填充与选中单元格相同的内容),然后将鼠标放置在选中单元格的右下角,拖动填充柄(位于选定区域右下角的小黑块,鼠标选择填充柄时,鼠标指针更改为黑十字),如图4-8所示。
③拖动到合适位置后释放鼠标左键,将在拖动过的单元格区域中填入有序列关系的数据。
【说明】若要按升序填充,从上到下或从左到右拖动鼠标填充;若要按降序填充,从下到上或从右到左拖动鼠标填充。
(2)自定义自动填充序列。用户可以在Excel中创建自定义填充序列,如公司分部、产品代码等,当拖动鼠标自动填充时,Excel会按照事先定义的顺序填充序列。具体操作步骤如下。
①如果序列较短,用户可以直接输入。单击“文件”→“常规”命令,在弹出的“Excel命令”对话框中选择“高级”→“常规”→“编辑自定义列表”按钮。
②在弹出的“自定义序列”对话框中选择“新序列”命令,在“输入序列”文本框中输入需要定义的序列(每行输入一项,按“Enter”键换行),单击“添加”按钮。也可以使用下方的“导入”按钮从工作表中选择已有的序列导入。如图4-9所示。
图4-8 填充柄填充序列
图4-9 自定义序列对话框
③单击“确定”按钮,完成自定义填充序列的定义。
3.使用数据记录单输入数据(https://www.daowen.com)
在Excel中,向一个数据量较大的表单中插入一行新记录时,有许多时间白白花费在来回切换行和列的位置上。而Excel的“记录单”可以帮助用户在一个小窗口中完成数据的输入工作,不必在长长的表单中进行输入。
记录单相当于一个数据库,由行和列组成。一行是一个记录,一列是一个字段。利用记录单可以非常方便地向工作表中添加、修改和删除数据。具体操作步骤如下。
①打开要使用记录单输入数据的工作表(确保该工作表已经具有相应的字段)。
②单击“文件”→“选项”命令,在弹出的“Excel命令”对话框中选择“快速访问工具栏”命令,然后单击右侧“从下列位置选择命令”下拉列表框,从中选择“不在功能区中的命令”,在下面的列表框中选择“记录单”命令,单击“添加”按钮,如图4-10所示。
③设置好后单击“确定”按钮,即可在快速访问工具栏添加“记录单”按钮
。
④单击“记录单”按钮打开“记录单”对话框,如图4-11所示。显示数据表中第一条记录的数据信息,单击“上一条”或“下一条”按钮,可以浏览表格中的数据。
图4-10 添加“记录单”
图4-11 “记录单”对话框
⑤单击“新建”按钮,在弹出的对话框中将新建一条记录,向其中输入新记录的数据。
⑥添加记录完成后,单击“关闭”按钮,返回Excel工作表,在工作表中可以看到刚输入的新数据。
4.导入外部数据
使用Excel时,用户可以利用“数据”功能区域的命令,由文本文件、Access数据库或其他数据文件创建记录表格。采用外部数据导入的方式能为用户节省大量的时间。要把文本文件作为表格导入,首先要在导入数据的位置放置插入点。应确保所选位置的下方或右方没有任何数据,或者数据可以被覆盖,然后按照如下步骤进行操作。
①单击“数据”→“获取外部数据”→“自文本”命令。
②在“导入文本文件”对话框中选择要导入的文件,单击“导入”按钮,弹出“文本导入向导”对话框。
③在“文本导入向导”对话框中选择导入文本最合适的文件类型。如果文本中使用如逗号或制表符分隔每个字段,则选择“分隔符号”;如果每个字段在每一行的同一位置对齐,则选择“固定宽度”。
④右击“下一步”按钮,显示文本导入向导第二步。如果第一步选择“分隔符”,则在“文本导入向导-第2步”对话框中选择相应的分隔符号;如果第一步选择“固定宽度”,则需要设置字段宽度,即在“数据预览”区中建立(单击)、清除(双击)或移动(拖动)分列线,进一步调整已分割的数据;单击“下一步”按钮,显示文本导入向导第三步,用户可以为每个字段选择日期/时间和数字格式或者设置用户不愿意导入的字段。单击“完成”按钮。
⑤在弹出的“导入数据”对话框中,选择数据的放置位置,单击“确定”按钮完成外部数据的导入。
【说明】Excel同样可以导入其他外部的数据库文件数据,导入方法与以上操作过程大致一样,在此不再赘述。
任务设计
使用记录单将产品销售数据输入“产品销售表”工作表中,其操作步骤如下。
①启动Excel 2010,打开“产品销售表”工作簿。
②在A1单元格中输入“产品销售一览表”,在A2:G2单元格区域中分别输入序号、月份、业务员、产品、型号、单价和数量。
③选中A2:G2单元格区域,单击快速访问工具栏中的“记录单”按钮,在弹出的提示对话框中单击“确定”按钮,弹出“产品销售表”对话框,分别输入各项销售数据。
④输入一条产品的销售数据后,单击“新建”按钮,可以输入下一条产品销售数据。全部输入后,单击“关闭”按钮,在“产品销售表”工作簿中可以看到输入后的数据,如图4-12所示。
