任务五 工作表的打印
任务描述
当用户将各种数据输入工作表中并对其进行相应的处理后,经常需要将工作表打印出来。例如,学生成绩表在统计完成之后需要打印出来分发或张贴。怎样打印特定格式的数据以满足实际需要,是我们学习工作表打印需要解决的问题。
任务分析
Word文档能够满足具体纸张的大小,而Excel工作表比较随意,可以在各个方向上自由延伸。打印工作表时,如果不设置打印格式,就会在工作表的任意位置上出现与内容无关的分页符,因此要完全将整张工作表打印出来,需要计划编辑以及创建大量格式,如果不对打印区加以限定,Excel默认用户需要打印当前的某一工作表或多个工作表中的所有数据。因此在打印工作表之前,用户需要熟悉设置打印区域、插入分页符以及添加页眉/页脚等基本操作。
知识链接
1.设置打印区域
用户可以将Excel中设置好的打印区域作为工作表的默认区域,只需要单击“快速访问工具栏”中的“快速打印”按钮,工作表便在当前所选的默认打印机上开始打印。但是在“快速打印”中,系统不会给出任何提示框,用户也不能跳回查看任何命令,因此打印结果可能会非常令人失望并且浪费大量纸张。
因此,我们可以将选定区域设置为默认打印区域,单击“页面布局”→“打印区域”按钮,即可完成打印区域的设置。设置了具体的打印区域之后,使用“快速打印”或“打印”对话框默认设置打印文档时,Excel只打印所设置的区域。需要注意的是,设置了打印区域后,如果用户需要在最下方添加行或在最右边添加列,新的数据不会出现在打印页面上。
2.插入分页符
在打印工作表时,Excel会自动插入分页符将表格分成几个部分,以适应所选纸张的大小。若要插入分页符,需要先选中插入点下方单元格并拖至最右端的单元格,然后单击“页面布局”→“分隔符”→“插入分隔符”命令,在所选单元格位置插入分页符。
Excel中包含一个“分页预览”的视图命令,这个命令能够看到所有分页符,并可以通过单击和拖动来调整分页符位置。
3.添加页眉和页脚
任何不止一页的工作表都应该包括页眉和页脚,设置页眉和页脚可以帮助计算页数、识别工作表、写明建表时间以及显示创建者姓名等。设置页眉和页脚的操作步骤如下。
①单击“页面布局”→“页面设置”组右端的按钮,打开“页面设置”对话框。
②单击“页眉/页脚”命令,添加或编辑页眉和页脚。单击“自定义页眉”或“自定义页脚”,根据需要设置页眉和页脚。页眉和页脚自定义对话框还可以用来插入图片。
③Excel默认工作表中页眉和页脚的大小均为0.8 cm,可以通过单击“页面设置”→“页边距”命令,设置“页眉”“页脚”“上”“下”等数值来调整位置。
4.使用相同标题打印多页
对于有很多页的工作表来说,可以在每页上使用相同的一个或多个行或列作为数据的标题,这为我们查看工作表数据提供了很大的便利。具体设置方法如下。
①单击“页面布局”,打开“工作表选项”命令。
②单击“左端标题列”设置列标题,单击“顶端标题行”在每页上设置行标题。
③在需要添加标题的序列或行中单击任一单元格,不必选择整个行或列。(https://www.daowen.com)
④单击“打印预览”按钮,确认输入标题的正误,然后单击“打印”按钮,将打印出多页相同标题的工作表。
5.设置指定的页数打印工作表
在打印时可以调整数据的大小、缩放的比例。如果指定打印输出的工作表必须满足具体的页数要求,Excel可以通过缩放比例计算出页数。具体设置方法如下。
①单击“页面布局”→“页面设置”→“页面”命令。
②调整页面到合适的缩放比例,在“调整到正常尺寸”框中输入10～140之间的数值。
③要调整打印输出到某一固定的页高或页宽,选择“调整为”命令,使用微调控制项调整到合适的打印页数。
④单击“打印预览”确定工作表的打印设置正确无误,单击“打印”按钮,即可打印出指定页数的工作表。
任务设计
将前面任务中设置好的产品销售数据表按要求打印出来。打印工作表之前,最好先进行预览以确保它符合用户要求。在Excel 2010中预览工作表时会在背景视图中打开,在此视图中,可以在打印之前更改页面设置和布局。具体操作步骤如下。
1.预览工作表
①单击工作表或选择要预览的工作表。
②单击“文件”→“打印”命令,或按“Ctrl”+“P”组合键。
③若要预览下一页和上一页,可以在“打印预览”窗口的底部单击“下一页”和“上一页”。
【说明】一个工作表含有多页数据时,“下一页”和“上一页”才可以用。
2.设置打印命令
①单击“打印机”下的下拉列表框,选择所需的打印机。
②更改页面设置(包括页面方向、纸张大小和页边距),在“设置”下选择所需的命令。
③缩放整个工作表以适合单页打印的大小,在“设置”下单击缩放命令下拉框中所需的命令。
3.设置打印份数及打印
①在打印份数文本框中输入所需的打印份数。
②单击“打印”按钮,开始打印,即可完成产品销售数据表的打印。
