任务一　设置数据有效性

任务一　设置数据有效性

任务描述

在日常工作中,需要处理的数据往往具有一定的取值范围,此时用户可以在Excel表中对输入的数据加以说明和约束,合理设置数据的有效性,从而避免出现不必要的错误。

任务分析

在Excel中输入数据,有时会遇到要求某列或某个区域单元格数据具有唯一性的情况,如身份证号码、发票号码之类的数据,实际输入时有时会出现错误致使输入的数据相同。用户可以通过设置“数据有效性”来防止重复输入。同样,如果采用人工审核的方法,从浩瀚的数据中找到无效数据是件麻烦事,但用户使用Excel 2010的数据有效性设置功能,可以快速查找出表格中的无效数据。

知识点链接

设置数据有效性可以控制用户输入单元格中的数据或数值类型。数据有效性设置是指从单元格的下拉列表中选择设置好的内容进行输入的方法。例如,用户可以使用数据有效性设置功能将需要输入的数据限制在某个日期范围、列表范围或者取值范围(如只能输入正整数)之内。

1.设置数据有效性

设置单元格数据的有效性,不但可以提高数据的准确性,还可以加快输入数据的速度。设置数据有效性的具体操作步骤如下。

①选择一个或多个需要验证的单元格。单击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令,在弹出的菜单中选择“数据有效性”命令。

②弹出“数据有效性”对话框,单击“设置”命令,在“允许”下拉列表框中选择所需要的数据有效性类型,如“整数”“小数”“日期”等命令,激活下面的文本框并输入有效性条件,如图4-53所示。

图4-53　“数据有效性”对话框

③单击“输入信息”命令,在“标题”文本框中输入“请输入分数”,在“输入信息”文本框中输入“只能输入100以内的正整数”。

④单击“出错警告”命令,在“样式”下拉列表框中选择“警告”命令。在“标题”文本框中输入“输入有误”,在“错误信息”文本框中输入“用户输入的分数超出了允许范围”。

⑤设置好后单击“确定”按钮,返回工作表,单击G21单元格,在该单元格右下方显示一个输入信息提示框。(https://www.daowen.com)

⑥向该单元格输入数值,如果输入的数值大于100,将会弹出警告对话框。

2.圈释无效数据

数据有效性条件并非尽善尽美,用户可以避开这些条件,通过从剪贴板粘贴或输入公式得出无效数据的途径输入无效数据。此外,创建和复制有效性条件时,Excel并不检查单元格或单元格区域中当前的内容。从视觉上识别无效数据可以通过使用“圈释错误数据”功能。具体操作步骤是:单击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令,在弹出的菜单中选择“圈释无效数据”命令,在工作表中将用红色圈圈释出无效数据,如图4-54所示。

图4-54　圈释无效数据

任务设计

在“数据有效性”工作表中,使用“数据有效性”对数据清单自定义输入序列,实现当用户选中“月份”列的任一单元格时,在其右侧显示一个下拉列表框箭头,并提供“一月”“二月”“三月”“四月”“五月”和“六月”等选项供用户选择。

①打开“产品销售数据信息”工作簿,“数据有效性”工作表数据。

②选中B3:B26数据区域,单击“数据”→“数据有效性”,弹出数据有效性对话框,设置如图4-55所示。

③设置完数据有效性,选中“月份”列的任一单元格时,在其右侧显示一个下拉列表框箭头,并提供“一月”“二月”“三月”“四月”“五月”和“六月”等选择项供用户选择,如图4-56所示。

图4-55　“数据有效性”对话框

图4-56　“月份”列的数据可选项