任务二 数据排序
任务描述
在日常工作中,有时需要对一些数据进行排序,对数据进行排序有助于快速直观地呈现数据并更好地理解数据,有助于组织并查找所需数据。
任务分析
对Excel数据进行排序是数据分析中不可缺少的组成部分。利用Excel提供的排序功能,我们可以方便地对名称列表按字母顺序排列,按从高到低的顺序编制产品存货水平列表,按颜色或图标对行进行排序,根据特定需要按照自定义序列排序等。
知识链接
在Excel中,可以对表格中一列或多列的数据按文本、数字、日期和时间的升序或降序进行排序,还可以按照自定义序列(如大小)或格式(如单元格颜色、字体颜色或图表集)进行排序。
1.对列进行简单排序
如果对数据排序的结果要求不高,可以使用简单排序功能。使用简单排序可以以表格中的某一列为准,将表格中的数据按升序或降序排列,以便观察和分析数据。具体操作步骤如下。
①选择单元格区域中的一列数值数据,或者确保活动单元格位于包含数值数据的列表中。
②在“数据”→“排序和筛选”组中,单击“升序”按钮
,则将数据按从小到大的顺序排列;如单击“降序”按钮
,则将数据按从大到小的顺序排列。
2.对行进行简单排序
①选择单元格区域中的一行数据,或者确保活动单元格在表列中。
②单击“数据”→“排序和筛选”→“排序”按钮,弹出“排序”对话框。
③单击“选项”按钮,在“排序命令”对话框中的“方向”下,选择“按行排序”单选按钮,然后单击“确定”按钮。
④在“列”下的“排序依据”框中,选择要排序的行及其他排序条件。
3.多关键字复杂排序
利用简单排序只能对单列或单行进行排序。如果对排序结果有较高要求,可以使用多关键字排序条件来进行排序。多关键字排序的具体操作步骤如下。
①打开要排序的工作表,单击数据区域中任意一个单元格,单击“数据”→“排序和筛选”→“排序”按钮。
②弹出“排序”对话框,在“主要关键字”下拉列表框中选择排序的主要关键字。
③单击“添加条件”按钮,在“排序”对话框中添加“次要关键字”项,从其下拉列表框中选择次要关键字,如图4-57所示。
图4-57 添加排序关键字
④继续单击“添加条件”按钮,可以添加更多的排序条件,也可以单击“删除条件”按钮来删除多余的条件。添加所需条件后,单击“确定”按钮,可以看到工作表中的数据按照关键字优先级进行了排序。
4.自定义序列排序
在实际工作中,有时需要的并不是以Excel中默认的数字、汉字和笔画等排序规则进行排序,而是根据特殊的使用要求进行一些特殊的排序。这可以通过自定义排序来完成,在进行排序之前需要先创建自定义排序的规则,自定义排序的具体操作步骤如下。(https://www.daowen.com)
①打开需要排序的工作表,单击“文件”命令,选取“选项”命令,在弹出的“Excel选项”对话框中选择“高级”命令,下拉滚动条至“常规”列表,单击“编辑自定义列表”按钮,弹出“自定义序列”对话框。
②选择“新序列”命令,在“输入序列”文本框中输入需要定义的序列(每行输入一项,按“Enter”键换行),单击“添加”按钮。
③单击“数据”→“排序和筛选”→“排序”按钮,弹出“排序”对话框,在“主要关键字”下拉列表框中选择排序的主要关键字,在“次序”下拉列表框中选择“自定义序列”命令。
④弹出“自定义序列”对话框,在“自定义序列”列表框中选择已定义的数据序列。
⑤确定无误后,单击“确定”按钮,返回工作表,可以看到数据按照自定义序列中的顺序进行了排序。
任务设计
将“排序”工作表中的数据按照产品单价从高到低进行排序,以及按照自定义的产品名称顺序进行排序。操作步骤如下。
1.按照产品单价由高到低进行排序
①打开产品销售表工作簿,选择“排序”工作表中的A2:G26数据区域。
②选择“数据”→“排序”,弹出排序设置对话框,按照图4-58所示进行设置。
图4-58 数据“排序”对话框
③按照产品单价从高到低进行排序的最终结果如图4-59所示。
图4-59 按产品单价从高到低的排序结果
2.按照自定义的产品名称顺序进行排序
①打开产品销售表工作簿,选择“排序”工作表中的A2:H26数据区域。
②选择“数据”→“排序”,弹出排序设置对话框,在“次序”下拉列表框中选择“自定义序列”命令。
③弹出“自定义序列”对话框,在“输入序列”文本框中输入“三星,飞利浦,诺基亚,海尔手机,SONY爱立信”序列,如图4-60所示,单击“添加”按钮。
图4-60 “自定义序列”对话框
④单击“确定”按钮,返回“排序”对话框,按照自定义的产品名称顺序对表中数据进行排序,效果如图4-61所示。
图4-61 按照自定义产品名称顺序进行排序的结果
