任务三　数据筛选

任务三　数据筛选

任务描述

通过筛选数据,可以快速地查找和使用单元格区域或工作表中数据的子集。例如,可以通过筛选仅查看所指定的值,像最大值、最小值或重复值。对单元格区域或工作表中的数据进行筛选后,就可以重新应用筛选以获得最新的结果,或者清除筛选结果重新显示所有数据。

任务分析

在日常工作中,有时需要找出实际感兴趣的数据或某些特定的数据,面对Excel工作表中的大量数据,我们可以借助Excel提供的筛选功能,快速便捷地找到所需的数据。

知识点链接

通过筛选工作表中的信息,可以快速查找数值。通过筛选一个或多个数据列,用户可以显示需要的内容,排除其他内容。在筛选数据时,如果一个或多个列中的数值不能满足筛选条件,整行数据都会被隐藏起来。用户可以按数字值或文本值进行筛选,或按单元格颜色筛选那些设置了背景色或文本颜色的单元格。Excel 2010中的筛选方法如下。

1.自动筛选

自动筛选提供了快速查找工作表中数据的功能,只需要简单操作就能筛选出所需的数据。其操作步骤如下。

①打开需要进行筛选的工作表,单击数据区域中任何一个单元格,单击“数据”→“排序和筛选”→“筛选”按钮。

②单击列标题中的按钮,会显示一个“筛选器”选择列表。

③从列表中选择值并进行搜索,这是最快的筛选方法。在启用了筛选功能的列中单击按钮时,该列中的所有值都会显示在列表中。

④设置筛选的条件。根据需要可以选择按颜色筛选或者按数字筛选(筛选内容是文本时会有文本筛选)。也可以直接在搜索文本框中输入要搜索的内容,或者在数据列表中选中和清除用于显示从数据列中找到的值的复选框。

⑤单击“确定”按钮,即可看到工作表中只显示符合筛选条件的数据。

2.自定义筛选

当通过一个筛选条件无法获得所需要的筛选结果时,用户可以使用Excel的自定义筛选功能。自定义筛选可以设定多个筛选条件,使筛选出的数据更接近预期结果,而且在筛选的过程中具有很大的灵活性。其操作步骤如下。

①打开需要进行筛选操作的工作表,单击数据区域中任何一个单元格,单击“数据”→“排序和筛选”→“筛选”按钮。

②单击列标题中右侧的下拉按钮,在弹出的菜单中选择“数字筛选”→“自定义筛选”命令,弹出“自定义自动筛选方式”对话框。

③选择一个条件,然后选择或输入其他条件。如果选择“与”按钮组合条件,即筛选结果必须同时满足两个或更多条件;而如果选择“或”按钮,筛选结果只需要满足多个条件之一即可。

④单击“确定”按钮,返回工作表可以看到筛选出满足自定义筛选条件的数据。

3.高级筛选

与简单的自动筛选相比,Excel的高级筛选条件则较为复杂。例如,需要满足三个或三个以上筛选条件时就可以使用高级筛选,高级筛选还可以设置公式筛选条件。

要使用高级筛选,首先需要在要进行筛选的工作表中创建一个条件区域。条件即是用户设置的条件式,用来限制数据在工作表中出现的方式。

4.清除筛选

当我们对筛选出的结果进行相关的操作后,需要回到筛选前工作表的数据,可以清除对特定列的筛选或清除所有筛选。清除筛选的具体操作步骤如下。

①清除对列的筛选。在多列单元格区域或工作表中清除对某一列的筛选,单击该列标题上的“筛选”按钮,在弹出的列表中选择“从‘列标题’中清除筛选”命令,即可清除对该列的筛选。(https://www.daowen.com)

②清除工作表中的所有筛选并重新显示所有行。单击“数据”→“排序和筛选”→“清除”按钮。

任务设计

在“自定义筛选”工作表中使用“自定义筛选”筛选出销售金额大于100 000的销售记录;在“高级筛选”工作表中使用“高级筛选”功能,筛选出在“产品”列中包含“三星”且“金额”大于100 000的数据行。操作步骤如下。

(1)使用“自定义筛选”筛选出销售金额大于100 000的销售记录。

①打开“数据筛选”工作表,单击数据区域中任何一个单元格,单击“数据”→“排序和筛选”→“筛选”按钮。

②单击“金额”列标题中的按钮,弹出筛选器选择列表。

③设置筛选的条件。在弹出的筛选器选择列表中选择“数字筛选”→“大于”命令。

④弹出“自定义自动筛选方式”对话框,在“金额”文本框中选择大于100 000。

⑤单击“确定”按钮,筛选出销售金额大于100 000的销售记录,如图4-62所示。

图4-62　自定义筛选结果

(2)根据“高级筛选”工作表中的数据,筛选出在“产品”列中包含“三星”且“金额”大于100 000的数据行。

使用高级筛选的具体操作步骤如下。

①打开要进行筛选的工作表,在工作表中的J2:K3单元格区域创建一个条件区域,即在该单元格区域中输入筛选条件,如图4-63所示。

②单击“数据”→“排序和筛选”→“高级”按钮,弹出“高级筛选”对话框。

③根据实际需要,在“方式”中选择“在原有区域显示筛选结果”或“将筛选结果复制到其他位置”,这里选择“在原有区域显示筛选结果”单选按钮。

④单击“列表区域”右侧的按钮,选择要进行筛选的数据区域。单击“列表区域”右侧的按钮,还原“高级筛选”对话框。单击“条件区域”右侧的按钮,选择已经设置好的条件区域J2:K3。

⑤单击“条件区域”右侧的按钮,还原“高级筛选”对话框,如图4-64所示。

图4-63　筛选条件区域

图4-64　“高级筛选”对话框

⑥单击“确定”按钮,返回工作表,可以看到高级筛选结果如图4-65所示。

图4-65　高级筛选结果