第一节　会议基础

第一节　会议基础

一、会议的概念

对于会议的概念，现代汉语词典中有两种解释：一种是指有组织有领导地商议事情的集会，如：工作会议、厂务会议等。另一种指经常商讨并处理事务的常设机构或组织，如：中国人民政治协商会议、部长会议等。

这里讲的会议是指企事业单位、社会团体等有组织、有目的地召集工作人员商议事情、沟通信息、表达意愿、部署工作、联络感情的行为过程。

二、会议的构成要素

会议的构成要素即会议的组成要素。任何会议都由一定的要素构成，缺少某些主要要素，会议就无法召开。

(1)形式要素，又称会议的基本要素和必备要素，主要包括会议的名称、时间、地点、与会人员、会议方式等。

(2)内容要素主要包括会议的指导思想、议题、目的、任务、作用等。

(3)程序要素主要包括会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实等。

(4)财务要素主要指会议经费、会议设备、会议服务设施等。

当然，并不是说所有的会议都必须具备上述会议要素，不同的会议，由于会议主题、形式、时间、地点等因素不同，所需要的会议要素也有所不同，但是，会议的形式要素是所有会议所必须具备的。

三、会议的分类

根据不同的标准，会议可以划分为不同的类型。下面主要介绍几种常见的分类方法。

1.按照举办单位划分

一般认为，按照举办单位的性质不同，可将会议分为三大类，分别为公司类会议、协会类会议和其他组织会议。

(1)公司类会议。公司会议通常以管理、协调和技术等为主题，具体可分为经理例会、部门员工例会、销售会议、经销商会议、技术会议、公司年会、新产品发布会以及股东会和董事会等。

(2)协会类会议。协会可以划分为行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会等类型，规模从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。由其牵头主办的会议称为协会类会议。

(3)政府机构会议。各级政府举办的会议，包括人民代表大会、政治协商会议、行政单位内部会议等。

2.按照会议的性质和内容划分

(1)年会。年会是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。

(2)专业会议。专业会议的议题通常是具体问题并就其展开讨论，可以召开分组小会，也可以只开大会。

(3)论坛。论坛由专人来主持，有许多听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法。

(4)研讨会。研讨会通常有许多参与的活动，出席者有许多平等交换意见的机会，知识和经验被大家分享，研讨会通常是在讨论主持人的主持下进行的。

(5)培训性会议。培训会议需要特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员进行教授。

3.根据会议规模进行划分

根据会议的规模即参加会议的人数的多少，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。

(1)小型会议。出席人数少则几人，多则几十人，但不超过100人。

(2)中型会议。出席人数在100～1 000人之间。

(3)大型会议。人数在1 000～10 000人之间。

(4)特大型会议。人数在10 000人以上，例如节日聚会、庆祝大会等。

4.按照会议活动特征划分

(1)商务型会议。一些公司、企业因其业务和管理工作发展的需要在饭店召开的商务会议。

(2)度假型会议。公司等组织利用周末假期组织员工边度假休闲，边参加会议，这样既能增强员工之间的了解，以及企业自身的凝聚力，又能解决企业所面临的问题。

(3)展销会议。展销会是为了展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌而进行的一种宣传活动。

(4)文化交流会议。各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流的活动，常以考察、交流等形成出现。

(5)专业学术会议。这类会议是某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议，如专题研究会、学术报告会、专家评审会等。

(6)政治性会议。国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议。会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式。

5.按照会议采用的方式手段划分

包括常规性会议、广播会议、电话会议、电视会议和网络会议等。

四、会议的作用

会议是企业在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。当今，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。其主要作用可概括为以下四个方面：

(1)会议可以加强企业之间的信息交流，情报互通。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。

(2)会议可以充分发扬民主，为领导进行科学决策提供依据。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。

(3)会议有助于加强组织领导，推动工作的进一步发展。通过会议，可以传达上级的政策和指令.可以部署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。

(4)会议还有一个很重要的作用是协调工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。

五、会议的工作流程

一般会议的工作流程包括会前准备、会中服务、会后收尾等三个阶段。

1.会前准备阶段

会前准备主要包括拟订会议的议题、确定会议名称、选择布置会议场所、拟订会议议程和日程、确定与会者名单和制发会议通知、安排会议食宿、准备会议资料与用具、会议经费预算、会场布置及会场布局、检查设备等工作。

2.会中服务阶段

会中服务包括接站工作、报到与签到工作、会议记录、收集会议信息、搞好对外宣传、编制会议简报、传接电话、送饮料、做好会议的值班工作与保密工作、医疗卫生服务、照相服务等工作。

3.会后收尾阶段

会后扫尾包括引导与会人员安全、有序地离开会场、清理会场、安排车辆、交还与会代表物品、整理会议室、归还会场用品、撰写会议纪要、做好会议总结与评估、整理会议文件、会议经费结算、送感谢信等工作。