会议评估与总结
第五章 秘书必备之“办会”素养
【素养解读】
会议是自有人类以来就存在的一种社会现象，它是一种社会交往方式，也是一种组织管理方式。召开会议是所有组织解决问题的主要方式，有效的会议管理是商业成功的关键，人们每年都为会议的召开而花费不菲。而会议工作是指秘书或秘书部门对会议的筹备、组织和保障工作。秘书人员做好会务工作，提高办会能力有利于改进机关工作作风，消除“会灾”，提高会议效率，发挥它在现代公共管理活动中的积极作用。
会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。会议是解决问题的手段之一，是领导工作的一种重要方式，作为行政人员，应该认识到会议的重要性，正确的运用会议这一手段进行管理。
秘书日常工作的重点是办文、办会、办事。据调查，文科学生毕业后80%以上要接触与会议有关的工作，文科学生很有必要掌握会议管理的知识与技能。不论是正式会议还是非正式会议，本章节都提供了各种实用建议，例如如何做好基本的准备，如何恰当安排座位，如何保持预订计划，如何结束会议等，使你更好地参与或主持会议，取得最佳的会议效果。
【知识经纬】
第一节 会议基础
一、会议的概念
对于会议的概念，现代汉语词典中有两种解释：一种是指有组织有领导地商议事情的集会，如：工作会议、厂务会议等。另一种指经常商讨并处理事务的常设机构或组织，如：中国人民政治协商会议、部长会议等。
这里讲的会议是指企事业单位、社会团体等有组织、有目的地召集工作人员商议事情、沟通信息、表达意愿、部署工作、联络感情的行为过程。
二、会议的构成要素
会议的构成要素即会议的组成要素。任何会议都由一定的要素构成，缺少某些主要要素，会议就无法召开。
(1)形式要素，又称会议的基本要素和必备要素，主要包括会议的名称、时间、地点、与会人员、会议方式等。
(2)内容要素主要包括会议的指导思想、议题、目的、任务、作用等。
(3)程序要素主要包括会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实等。
(4)财务要素主要指会议经费、会议设备、会议服务设施等。
当然，并不是说所有的会议都必须具备上述会议要素，不同的会议，由于会议主题、形式、时间、地点等因素不同，所需要的会议要素也有所不同，但是，会议的形式要素是所有会议所必须具备的。
三、会议的分类
根据不同的标准，会议可以划分为不同的类型。下面主要介绍几种常见的分类方法。
1.按照举办单位划分
一般认为，按照举办单位的性质不同，可将会议分为三大类，分别为公司类会议、协会类会议和其他组织会议。
(1)公司类会议。公司会议通常以管理、协调和技术等为主题，具体可分为经理例会、部门员工例会、销售会议、经销商会议、技术会议、公司年会、新产品发布会以及股东会和董事会等。
(2)协会类会议。协会可以划分为行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会等类型，规模从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。由其牵头主办的会议称为协会类会议。
(3)政府机构会议。各级政府举办的会议，包括人民代表大会、政治协商会议、行政单位内部会议等。
2.按照会议的性质和内容划分
(1)年会。年会是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。
(2)专业会议。专业会议的议题通常是具体问题并就其展开讨论，可以召开分组小会，也可以只开大会。
(3)论坛。论坛由专人来主持，有许多听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法。
(4)研讨会。研讨会通常有许多参与的活动，出席者有许多平等交换意见的机会，知识和经验被大家分享，研讨会通常是在讨论主持人的主持下进行的。
(5)培训性会议。培训会议需要特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员进行教授。
3.根据会议规模进行划分
根据会议的规模即参加会议的人数的多少，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。
(1)小型会议。出席人数少则几人，多则几十人，但不超过100人。
(2)中型会议。出席人数在100～1 000人之间。
(3)大型会议。人数在1 000～10 000人之间。
(4)特大型会议。人数在10 000人以上，例如节日聚会、庆祝大会等。
4.按照会议活动特征划分
(1)商务型会议。一些公司、企业因其业务和管理工作发展的需要在饭店召开的商务会议。
(2)度假型会议。公司等组织利用周末假期组织员工边度假休闲，边参加会议，这样既能增强员工之间的了解，以及企业自身的凝聚力，又能解决企业所面临的问题。
(3)展销会议。展销会是为了展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌而进行的一种宣传活动。
(4)文化交流会议。各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流的活动，常以考察、交流等形成出现。
(5)专业学术会议。这类会议是某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议，如专题研究会、学术报告会、专家评审会等。
(6)政治性会议。国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议。会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式。
5.按照会议采用的方式手段划分
包括常规性会议、广播会议、电话会议、电视会议和网络会议等。
四、会议的作用
会议是企业在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。当今，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。其主要作用可概括为以下四个方面：
(1)会议可以加强企业之间的信息交流，情报互通。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。
(2)会议可以充分发扬民主，为领导进行科学决策提供依据。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。
(3)会议有助于加强组织领导，推动工作的进一步发展。通过会议，可以传达上级的政策和指令.可以部署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。
(4)会议还有一个很重要的作用是协调工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。
五、会议的工作流程
一般会议的工作流程包括会前准备、会中服务、会后收尾等三个阶段。
1.会前准备阶段
会前准备主要包括拟订会议的议题、确定会议名称、选择布置会议场所、拟订会议议程和日程、确定与会者名单和制发会议通知、安排会议食宿、准备会议资料与用具、会议经费预算、会场布置及会场布局、检查设备等工作。
2.会中服务阶段
会中服务包括接站工作、报到与签到工作、会议记录、收集会议信息、搞好对外宣传、编制会议简报、传接电话、送饮料、做好会议的值班工作与保密工作、医疗卫生服务、照相服务等工作。
3.会后收尾阶段
会后扫尾包括引导与会人员安全、有序地离开会场、清理会场、安排车辆、交还与会代表物品、整理会议室、归还会场用品、撰写会议纪要、做好会议总结与评估、整理会议文件、会议经费结算、送感谢信等工作。
第二节 会议名称与议题
一、确定会议名称
1.会议名称
会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题，会议名称要能够概括表现会议的内容、性质、参加对象、单位以及时间、界次、规模等信息。
2.确定会议名称的方法
(1)由单位和会议内容两个要素构成。如“××公司第二次职工代表大会”，其中“华荣公司”即组织名称，也可称单位;“第二次职工代表大会”即会议内容。
(2)由单位、时间和会议内容构成。如“××公司2010年度总结表彰大会”。在这个会议名称中，体现了单位(××公司)，时间(2010年度)以及会议内容(总结表彰大会)三个方面的信息。
(3)由时间、会议内容和会议类型构成。如“××公司2011年产品销售定价听证会”。
3.确定会议名称的注意事项
(1)会议名称要用确切、规范的文字表达。
(2)会议名称应与会议的内容相符，使人一目了然地了解会议所涉及的学科领域。有些会议为了能够吸引更多交叉学科和相关学科的人员参加，会议名称涵盖的学科范围可以适当放宽一些。
(3)不允许冠以“中国”或“中华”等称谓的会议名称。
二、拟订会议议题
1.什么是会议议题
会议议题是开会的前提，是会议所要讨论，报告的主要内容。会议开始之前要明确会议的议题，并且要将议题及时地通知到参加会议的人员，使与会者获得知情权;便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。
2.会议议题的来源
会议的议题主要有三个来源：一是来自上级机关和领导者根据需要进行制定;二是来自下级部门提交的，需要以会议的形式研究和决定的问题;三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项。
3.会议议题确定的基本原则
科学合理地确定议题，是保证会议质量的重要因素之一。确定会议议题时应该遵循必需、清晰、有限和相近的基本原则：
(1)必需原则。是指公司所拟订的议题有无在会议上讨论研究的必要。确定会议议题是否必要，首先注意的是议题的价值，议题价值就是指该议题在公司实际工作中所处的地位和作用。一般而言，凡属影响到全局工作的的议题，都是有价值的议题，都可以列入公司会议的讨论。而那些只对局部工作产生影响或本应由基层部门乃至个人分工负责解决的议题，对会议来说都应属于无价值或价值不大的议题，不应列入会议讨论。
其次是是解决议题的可行性，即指议题中所涉及的需要解决的问题，背景情况如何，本公司是否具备解决的条件。如果把背景不清，条件不成熟的议题提交会议讨论，将会出现议而难决，决而难行的情况。所以在确定会议议题时，对已提交的议题要从调查研究的情况，解决问题的条件等诸方面进行审核，去掉那些情况还不明，条件还不具备的议题。
(2)清晰原则。清晰的议题主要是指要求会议讨论研究的议题的主旨一定要清晰，决不能含糊不清，使人摸不着头。明确的议题，是形成明确决议的前提条件之一，比如某单位行政办公会议拟讨论下属部门提交的“关于请求解决经费”的议题，这个议题显然是违反明确性原则的，因为申请经费用于干什么，从什么渠道解决，经费数额及下限是多少，这些问题不加以明确，会议便难以做出决议。“明确”是会议议题的灵魂，明确的议题对于提高会议效率，保证会议质量，是十分重要的。
(3)有限原则。是指一次会议议题的数量必须是有一定限度的。某些会议组织者在确定议题时常常列上许多项议题，这样会导致每个问题都议而不透，走过场，使会期冗长，参会者精力不集中，不能、不愿表决。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。
因此必须根据会议时间的长短对议题数量进行严格控制。一般来说，一次会议的议题越少越好，要保证大事、要事、急事先议，并有充足的时间议透、议深、议出结果。
(4)相近原则。是指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互联系密切的议题放在一次会议上讨论，不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题，免得使与会者的大脑思维难于转变，影响深入讨论的效果。同时，这样做也有助于减少与会人员，有利于相关部门的共同协商和议题内容的保密。
如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8∶00～11∶30，下午3∶00～5∶30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。
会议议题应该做到从实际出发以保证会议质量，提高会议效率为宗旨。
第三节 会议筹备小组分工
一次成功的会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力是很难胜任的，所以大部分时候需要对任务进行分解，人员进行分工，成立会议筹备小组，各小组之间相互协作，共同完成会议的筹备工作。
一、成立会议筹备小组的原则
一是“对口原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组;
二是“平均原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡;
三是“明确原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确;尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束;
四是“精干原则”，一般人员不要太多，精干、高效为要。
二、筹备小组的工作职责和工作内容
会议筹备小组的职责和工作一般有：确定会议目标、会议选址、定义与会人群、确定会议持续时间、确定会议日期、调配资源、选择后勤人员、批准预算。
筹备小组一般下设有领导小组、会务组、材料组与宣传组、活动组、后勤与保卫组等等。
1.领导小组
主要负责会议的组织领导工作，负责协调其他小组之间的工作，负责审核会议材料，审核会议经费预算方案、会议筹备方案等。
2.会务组
主要负责拟订会议预算和会议经费报批;联系大会会场和代表住宿地;制作各种证件;订购会议所需用品;做好各种联系协调工作。
3.材料与宣传组
主要负责起草工作报告、领导讲话、各种文件和简报工作，负责会议记录、新闻报道、宣传、会议的总结等工作。
4.活动组
主要负责会议期间各种活动的设计、策划和组织实施等工作。
5.后勤与保卫组
负责会议期间后勤服务工作、医疗救护、安全保卫工作。
第四节 拟订会议议程和日程
一、拟订会议议程
1.会议议程的含义
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议各项议题按照一定的原则和顺序编排起来并以文书的形式确定下来的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。议程所涵盖的除了足以实现会议目的各种议案之外，尚包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。
拟订会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。会议议程是会议具体的概略安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。
2.编制会议议程的原则
秘书在编排会议议程的时候，应遵守以下两个原则：
(1)轻重缓急的原则。即越紧要的事项越应排在会议议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。
(2)明确时间原则。即每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。这样做，可以节省与会者的时间，也能让与会者能够根据会议议程提前做准备或者安排。
3.会议议程的结构和写法
会议议程由标题、题注、正文、落款和制定日期等五个部分组成。
(1)标题。标题由会议全称加上议程二字组成，如“华荣公司2011年终表彰大会议程”。
(2)题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议通过的日期、会议名称。一般企业或者单位会议议程可以没有题注。如：
全国政协十届三次会议议程
2005年3月3日政协第十次全国庆典会议第三次会议通过
(3)正文。简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来，一般不用标点符号。
(4)落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称，如“秘书处”。由会议通过的议程不用标写落款。
(5)制定日期。无需大会通过的议程要标明制定的具体日期。
4.拟订会议议程的注意事项
(1)提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，例如抽样调查员工意见，汇集统计数字，或搜集背景资料。
(2)对将要讨论的问题要求及早思考。如果时间允许，把参加会议者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。
(3)把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题，可以分别安排为两个小会进行。假如这些主题之间没有关系，要力求少安排一些话题。设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍。
(4)在议程上要表明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间，就会更加积极。对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。要记住注意力的持续时间是有限度的，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时，就接近效果递减的临界线了。假如会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间。假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。
二、拟订会议日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于日程之后，一般情况下会前发给与会者。
1.会议日程的格式
会议活动日程多以表格形式出现，会议日程的要素包括：时间、地点、内容、参加人、负责人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。
2.会议日程编排的原则
编排会议日程要遵循两个原则：一是要精简、高效、科学、合理;二是要松弛有度，劳逸结合，符合人体的生理和心理规律。
三、会议日期的选择原则
会议日期非常重要，客房价格的商定以及会议室的选择都受到会议日期的影响。例如酒店在周末时会提供更为优惠的价格，如果会议团体的到达和离开选择在周末，整体价格会更加优惠。酒店就可以有更多的房型供你挑选，会议花费也就可以随之降低
第一，避开关键日期。不要让会议与一些重大会议日期冲突，这样可以既可以保证大多数人能够出席，又可以吸引更多的关注。
另外，还需考虑其他因素。例如，在会议日期前后有没有其他事情发生。如果公司邀请客人带孩子一起来参加会议，那么会议最好不要放在第二天有课的晚上，客人们都不会久留，因为父母和孩子第二天都要早起上班上学，所以将会议时间推迟到周末会是个更理想的选择。
第二，避开节假日。不要让公司的会议与任何长假或庆祝会议的时间相冲突，比如春节、“五一”“十一”黄金周、中秋节等，因为这些是家庭团聚、休假的日子，如果你的会议是在另外一个国家举办，那么你不但要考虑国际假日，还得考虑当地节日对你的会议的影响。比如说，在马来西亚有一种节日叫做“哈里节”，这个节日是用来庆祝禁食及禁酒月的结束，是穆斯林的一个特殊的节日。这个节日为期两天，是国家的法定假日，所以很多商家在这两天时间里都会暂停营业。
第三，季节性因素。季节性因素也是在选择会议日期时应该考虑的。例如，新车发布会传统来讲都是在秋季举行。汽车经销商希望在这个时候与厂家碰碰面，看看新产品。公司应该确保公司发布新车的时间与经销商拿到新车的时间之间不会间隔太长。这种做法不仅适用于推销产品，也可用于推广各种政策和程序。
第五节 选择会议场所
在任何会议中，环境因素起着重要的作用。不论什么场合，都要保证与会者集中精力开会，但不要让他们舒适得想打瞌睡。环境因素中，最重要的一个因素就是会议所在地和会议地点。
一、确定会议所在地
会议所在地的选择对于会议成功与否有着较为重要的作用，会议地点的选择一般要考虑以下方面：
一是国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
二是专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察，如棉花种植会议到新疆去开，钢铁生产会议到上海去开，能够充分发挥该城市在本专业的优势，比较合理。
三是应该考虑交通的便利性，尽量选择交通枢纽或大中型城市。
四是要考虑城市对于参会人的吸引力。一个风光优美或富有地域特色的城市，有助于吸引人来参加持续几天的会议。
二、选择会议场所
会议所在地的选择对于会议成功与否有着较为重要的作用，同样，在选择了会议所在地以后，就必须根据会议的主题和参加人数，以及会议费用等因素，选择合适的会议场所。选择具体会议场所应考虑一下几个因素：
1.应考虑交通便利
会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方;若是在外地，则要选择在大部分与会者方便到达的地点。
2.会场的大小应与会议规模相符
一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。
3.场地要有良好的设备配置
桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
4.场地应不受外界干扰
应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
5.应考虑有无停车场所和安全设施问题
大型会议应该考虑到一部分与会代表自行驾车前往，这些车辆的停放，加上参与接待的公司车辆的停放等，所以选择会场的同时要考虑到该会场能否有与会议规模相符合的停车场。大型会议，还必须考虑到会场有无消防、防盗等安全设施。
6.场地租借的费用必须合理
场租费用是选择会场时所必须要考虑的一个重要因素，会场租借费用必须在会议经费预算范围之内，或者必须符合公司相关规定。在有限的预算控制范围内，要根据会议的目的和特点考虑会议场所的选择。如，城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段的会场场所肯定昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小，但在预算范围内可以得到较好的会场条件，如果会期较长且预算有限，就可以考虑到城外会议场所。
7.会议场所周围有没有必要的餐饮和娱乐设施
会场的选择还必须考虑到与会人员的餐饮、娱乐活动等，尤其是大型会议，会场周围最好能有容纳与会人员餐饮、娱乐的设施。
8.要考虑会议场所的住宿和餐饮服务的能力
举办大中型会议，开会的会议室、参会人员的住宿房间以及用餐的餐厅，应尽量统一在一个会议场所内，这样容易布置相关的工作并提供良好的会务服务。
第六节 制作并发送会议通知
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。
一、会议通知的方式
会议通知的方式各种各样，主要有口头通知、电话(传真)通知、书面通知、电子邮件通知等。
1.口头通知
这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
2.电话(传真)通知
大多数会议都采取这种方式通知。以电话(传真)为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。
3.书面通知
书面通知是一种传统的方式，适合大型会议。如由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。
4.电子邮件通知
它是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式目前还未被普遍采用。
二、书面会议通知的类型
常见的书面通知有卡片式和信函式两种。如果参会人员的身份特殊或级别较高，一般应当向其发放书面的邀请函或请柬以示特别尊重之意。
1.卡片式会议通知
这种会议通知的载体为一张特制的卡片，适用于向内部人员传递会议信息，如图所示。
图5－1 卡片式会议通知
2.信函式会议通知
这种会议通知采用书信的形式，可以在抬头部分写明受文对象，也可以省略，如图所示。
图5－2 信函式会议通知(一)
图5－3 信函式会议通知(二)
三、会议通知的结构与写作方法
会议通知主要由标题、正文、落款和回执等部分构成，写作方法介绍如下：
1.标题
标题是会议通知不可省略的组成部分，有完全式和省略式两种基本形式。
(1)完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素，如《××公司关于召开年终总结表彰大会的通知》。
(2)省略式标题，将发文机关或事由省略，例如《关于举行节能减排工作会议的通知》。如果为小型会议或日常例会，会议通知标题可简化为《会议通知》亦可。
标题下方左起顶格书写受文对象，可用统称或规范化简称，后加冒号，如“公司各部门：”。如果是内部会议或常规例会，受文对象也可省略。
2.正文
会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。
(1)通知前言，即制发会议通知的理由、目的、依据，例如“为全面了解上半年产品销售情况，准确把握客户反馈信息，总公司决定于4月6日(星期三)召开销售工作会议，现将有关事宜通知如下”。
(2)通知主体，写明此次会议的相关主要事项，应当做到条理清晰、表述准确，主要包括以下信息：会议主题与内容、召开时间与地点、参会人员、参会要求、报到日期和地点、会议组织方联系方法等。
(2)结尾，会议通知的结尾有两种写法：一是自然结尾，不专门写结束语;二是用“特此通知”结尾。
3.落款
会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。发文单位名称应当使用全称或规范化简称，如果是正式会议还应当在名称上加盖单位印章。发文日期在发文单位名称下方，采用阿拉伯数字或汉字书写，要求年月日齐全。
4.回执
如果会议参加人员较多或者参会人员是从外地赴会，组织方为了准确掌握参会人员数量从而做好相应的会前准备工作，可以在会议通知正文后附上回执，由参会人员填写完成后通过邮件或传真方式反馈给组织方。回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容。回执可以帮助组织者准确统计与会人数以便安排食宿，并为参加人员提供车票预订等服务。回执样式见表5－1。
表5－1 会议回执
请于×月×日前将回执寄至：××省××市××路×号 ××组委会收，邮编××××××
四、会议通知的发送
1.确定会议通知的发送对象
选择恰当的与会者是会务工作中比较困难而有重要的工作，是会议成功的重要因素之一。秘书人员应根据领导的指示和要求，综合考虑，查对后提出与会人员名单，并请领导审定。
确定与会者的要点有以下几方面：
(1)参加对象的职务或级别，即明确会议必须要担任什么职务和级别的人员才能参加。
(2)参加对象的身份，即明确一个对象是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议。
(3)参加对象的代表性。
(4)参加会议的总人数。
2.会议通知的发送方式
会议通知的发送方式多种多样，有通过邮局挂号信邮寄、通过邮局特快专递、通过快递公司快递，也可通过传真、电子邮件发送会议通知扫描文本等。
会议通知的发送方式的选择，应该根据与会者的要求和公司的实际情况选择。一般情况下，多以通过邮局挂号信邮寄的方式发出。
3.发送会议通知的注意事项
(1)人员名单确定后，对于要发送会议通知的对象在正式发送之前送交上司审核，最终根据上司确定的名单发送会议通知。
(2)对书面通知的地址、邮编等要填写正确。
(3)装信封和邮票时要注意，不要装错、漏装，信封上要写明“会议通知”字样。
(4)落实发送的回复环节(比如发送对象有没有及时收到通知，可以通过电话、口头询问、电子邮件等方式检查通知是否落实)。
(5)在会议前夕，最好能和所有发出通知的人员联系，进一步确认是否能够到会，以便安排食宿，代客户订购回程车票等。
(6)对于一些经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来，制作成名条，以便下次发通知时利用。
第七节 编制会议经费预算
一、编制会议经费预算的原则
编制会议经费预算应当遵循以下几项原则：
(1)严格遵循节俭办会的宗旨，根据实际需要科学合理地分配各项开支，并保证资金专项使用，真正用之于会。
(2)严格控制经费总量，每一次会议的经费都有一定的限度，所有开支都必须控制在适度范围之内，不能无限制地增加，会议成本总量不能超过会议预期收益，否则开会就没有任何必要了。
(3)在经费数量限定的情况下，或当经费不足时，要确保重点，确保有限的经费花在刀刃上。
(4)对会议的每一项开支都应严格审核，力求达到预算经费与实际开支的平衡，能省则省，能减就减。
(5)要充分考虑会议期间可能出现的、一些不可预测性的费用开支，预算时要适当留有余地。
二、会议预算经费的构成
1.交通费用
交通费用可以细分为：
(1)出发地至会务地的交通费用。包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
(2)会议期间交通费用。主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)欢送交通及返程交通。包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2.会议室费用
具体可细分为：
(1)会议场地租金。通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)会议设施租赁费用。此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3)会场布置费用。如果不是特殊要求，通常而言，此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
3.住宿费用
住宿费是会议主要开支之一。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4.餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。包括以下几个方面：
(1)早餐。早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不要与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)。
(2)午餐。午餐属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，或按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)酒水及服务费。通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4)会场茶歇。此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)联谊酒会(舞会)。事实上，联谊酒会(舞会)的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会(舞会)的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
5.资料费用
包括会议所用的公关宣传、制作会议各类文件资料和证件的费用和相应的文具费。
6.人工费
包括支付给与会人员和工作人员的补贴或报酬。如支付给报告人、演讲者、专家、临时借用人员的酬金。与会人员和工作人员的工资一般不计算在其中。
7.视听设备费用
在室内举行的会议一般都会提供视听设备。如果有些会议对于视听设备有特殊要求或者要在室外举行活动，则需要租用视听设备，其预算包括：
(1)设备本身的租赁费用，通常按天计算。
(2)设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理。
(3)音源。主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。
8.娱乐休闲费用
如果会议安排了参观游览、文娱晚会等休闲活动，还要预算参观游览门票、演出或包场费用等。
9.杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括临时打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
三、会议经费的筹措方式
会议经费的筹集是多渠道的，主要来源有：
(1)企业单位内部会议经费一般可从行政经费中开支。
(2)由几个单位共同主办的会议，主办者之间通过协商分担费用。
(3)通过向社会各界寻求赞助筹得资金。
(4)与会者个人或其所在单位全部承担或部分承担个人费用，如交通费、食宿费、资料费等。
(5)一些大型的会议活动由于影响较大，可以在法律允许范围内通过转让会议无形资产来筹集资金。
(6)其他方式。作为秘书人员应当通过有效的公关活动多方面获取资金，确保会议有足够的经费开支，并得到合理有效的使用。
第八节 准备会议资料和用具
一、会议物品
1.会议证件
会议证件是会议组织者发给参加会议的代表、嘉宾以及会议工作者佩戴的统一制作的证件。主要包括代表证、列席证、工作证、记者证等。
代表证发给参加并有表决权和选举权的代表;列席证发给旁听但无表决权的列席人员;工作证只能证明是会议工作人员，出入行走有一定限制;记者证只是发给新闻媒体方面的有关人员，工作区域有一定限制。
会议证件有以下四个作用：
(1)是与会者、嘉宾、工作人员的身份证明。
(2)有利于保证会议安全，控制会议出入人员。
(3)便于统计会议到会人数。
(4)有利于维持会议秩序。
2.会议指示标识
会议的指示标识是在会场和相关服务区域摆放或者设置的某些标识物，如各种指示牌、接待处和签到处的标志、贵宾室、饮水处、洗手间等标志。
(1)指示牌。大中型会议应制作标志牌或指示牌，方便与会者顺利找到相关区域或地点。
(2)区域图或路线图。在一些会议场馆里，为方便与会者入座，事先画出区域图，张贴于入口处。
(3)名签或台签。在主席台或各种办事地方摆放名签或台签，以标明人员的身份或办事机构的名称。
3.常用的会议设备和用品
必备的设备和用品是应在会议筹备过程中就应提前准备好的，以免使用时耽误会议的进程。
(1)常用的设备。包括空调、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、饮用水、灯具、音响、通风、录音、摄像和安全设备等。
(2)常用的用品。包括一次性水杯、电池、剪刀、纸张夹、裁纸刀、胶带纸、双面胶、订书机、尺子、绳线、订书钉、回形针、大头针、胶水、白板、白板笔、粉笔、信封、便笺、铅笔、钢笔、信纸、禁烟标志、放大的公司标识、公司电话簿等。
另外，应有一些可能用到的用品和设备，如国歌和国际歌伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
4.物品准备注意事项
(1)根据会议经费的预算，量力而出。
(2)所备物品经济适用，严禁奢华，避免产生不必要的浪费。
(3)学会精打细算，必需的开支应优先考虑，如宣传材料、传真复印、磁带胶卷、纸笔等;观光用品、纪念品、奖品等附属支出，可适当压缩。
(4)会议物品的准备有时可结合公关宣传工作，如在发放的纸笔或资料袋上印制企业及会议名称。
(5)准备就绪的物品在会议前要作适当的试用或调试，如需用到黑板、白板时，应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、板擦等一起准备;会议正式开始前两小时开空调进行预冷或预热等。
(6)使用到各种视听设备时，应安排有专人负责调试、维修和保管。在现代会议中，常用的视听设备有：表决投票系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体设备(投影机、投影屏、投影仪、幻灯机)、摄像机、录像机、电视机、电视墙、数据监视器、音响设备、办公设备、音频视频会议系统等。
专门负责视听设备的维护人员应注意：记好使用及维修记录;准备一些应急的配件，如保险丝、电工盒、空白磁带、彩色粉笔等;租赁的设备若较多，应向出租方要求配备专门的应急维修人员及电话号码;陈旧的设备宁可更换新的，也不要在会议期问耽误时间维修，更不能造成与会人员一同参与设备抢修;一切设备最好能在会议前预演一遍。
二、会议资料
会议资料可分为来宾资料、会务资料和沟通资料三类，秘书人员应提前做好充分的准备，按时分发或恰当使用。
1.来宾资料
来宾资料是来宾报到时分发的资料，整理后用资料袋装好，形成一份份的材料袋，无需来宾个人领取或索取。资料袋中内容应包括：会议文件资料(如重要人物讲话提纲等)、会议手册(会议日程表、会议须知等)、分组名单、笔记本、文具、代表证、房卡、餐券等。
2.会务资料
会务资料包括：接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会务乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯录(每人一份)等。
3.沟通资料
沟通资料主要包括：会议宣传资料、会议参考文件、与会议有关的此前各种记录、各种与会议有关的协议书、合同书等相关资料。
第九节 会场布局和会场布置
布置会议场所也是会议前期准备的重要工作。布置会场主要包括会场大布局、座次的排列、会场的装饰等。会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很重要的作用。
一、会场布局
会场的布局可以有多种形式，要根据会议的性质、规模、需要等来选择和安排。常见的会议布局形式有礼堂式、教室式、弦月式、方形中空式和马蹄形或“U”形等。
1.礼堂式
礼堂式也叫剧院式。面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。
这种布局的特点是，在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅;观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记(见图5－4)。
图5－4 礼堂式
2.教室式
在会议室内将桌椅按照教室课桌的样式进行端正摆放，便于会议发言人的表达及参会人员的记录(见图5－5)。
图5－5 教室式会场
3.圆桌型
房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子围绕着桌子摆放，以便所有观众都面向屋子的前方(见图5－6)。
图5－6 圆桌型会场
4.方形中空式
将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言;此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求(见图5－7)。
图5－7 方形中空式会场
5.马蹄形或“U”形
将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰;不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出较高的档次(见图5－8)。
图5－8 马蹄形或“U”形会场
二、会场布置
会场布置主要有以下几个方面的内容：
1.会场环境布置
会场环境布置的基本要求是庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的环境布置包括整个会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。
2.主席台的布置
主席台是会场中最醒目的地方，也是会场的核心，因此是会场布置的关键。一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签(见图5－9)。
(1)会标。红色横幅，一般用艺术字标出会议名称。
(2)会徽。体现或象征会议精神的图案性标志。可用组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等，也可采用专为会议而设计的标志。
(3)讲台。重要的代表大会、报告会需在主席台设置专门的讲台。可设在中央，位置应低于主席台，以免报告人挡住领导人的视线;也可设在主席台的右侧;较大的会场也可在主席台两侧均设置讲台。
三、座次的安排及注意事项
1.主席台的座次安排
(1)国内会议主席台的座次安排。按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右(以主席台的朝向为准)、前高后低的顺序依次排列。
主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。
主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置(见图5－9)。
图5－9 主席台座次安排的两种情形
(2)国际性会议主席台的座次安排。主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右后左(以主席台的朝向为准)向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。
(3)主持人座次安排。主持人既可在前排边座入座，也可按照职位高低顺序就坐。
主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室门口，并在主席台上摆放座位台签，以便领导对号入座。
2.与会代表的座次安排
为了保证与会代表顺利地对号入座，保证会议和活动井然有序地进行，中大型会议必须会前安排与会代表的座次。排列座次的方法主要有三种，可以根据需要选择合适的方法。
(1)竖排法。把每个代表团、单位、小组的座席从前向后排成纵向一列，再按团顺序从左到右横向排列座次。排列依据按照参加会议的代表团名称笔画、汉语拼音字母顺序，或约定俗成的排列顺序。
国际性会议往往按照与会国家英文名称的第一个字母顺序。这种排法要注意先排出正式代表，后排出列席代表(见图5－10)。
图5－10 竖排法座次示意图
(2)横排法。按照既定的次序把参会的各个代表团、单位、小组的座席排成横向的一行，再按团顺序从前到后依次纵向排列，选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前，职位高者排在前，列席成员、职位低者排在后(见图5－11)。
图5－11 横排法座次示意图
(3)左右排法。这种排列方法的要领是，把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右(以主席台的反向为准)，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。
选择这种方法时应注意人数。如果代表团、小组、单位数量为单数，排在第一位的成员应居中;如果代表团、小组、单位数量为双数，那么排在第一、二位的两位成员应居中，以保持两边人数的均衡(见图5－12)。
图5－12 左右排法座次示意图
无论采用何种排法，座次安排好后，秘书一定要事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位图，或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利入座。
对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。
四、会前的检查
为保证会议的顺利进行，会前要对会场布置进行检查，俗称“踩点”。检查的注意内容包括：会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端正醒目，主席台是否按照议定次序摆放，领导人台签是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。大型会议还应该检查场地划分是否合适，以及进场、退场路线的安排。
第十节 会议接站与报到
一、会议接站
1.统一的指挥调度系统
根据参会人员反馈的回执情况，统计出与会代表的名单以及飞机、火车、轮船的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格。掌握与会代表的联络方式，拟订《会议代表接站安排表》(见表)，注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达(出发)时间、随行人数、接站司机和车号、接站工作人员、接站领导、接站出发地点和时间。将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中，由接站的工作人员负责联系。
表5－2 会议代表接站安排表
2.安排足够的车辆和接站人员
根据参会人员数量、到站时间、往返周期等因素合理安排迎接车辆和迎接人员。接站人员和车辆一般以小组为单位，每个小组配备接站人员1～2名，司机1名，车辆1部。根据《会议代表接站安排表》确定的到站人数和时间，合理安排接站小组数量，多个小组之间轮流接站，前后衔接，防止出现“空挡”。
3.会前通知内容要详细
对于自备交通工具的外地参会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。在会前的通知中应当包括参会回执，由参会者填写到达的车次(航班)、时间、人员等信息，便于组织方安排接站。见表。
表5－3 会议接站回执
注：请务必于10月20日前传真至××公司秘书处。联系电话：12345678传真：12345678。
4.工具准备充分
(1)接站牌和接站条幅的制作要醒目，在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌和条幅。
(2)接待人员还应准备好以下物品：手提式扩音器、工作证、胸卡、急救电话号码表(应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码)。
二、会议报到
报到是指参会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。热情迎接参会人员、现场运作、合理安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。
1.引导与会代表报到的注意事项
(1)如有必要，应当查验参会人员的有效证件;
(2)报到办理人员业务要熟练，节约报到办理时间;
(3)报到人员的分配要合理，工作流程应当明确;
(4)备好会议报到须知，做到接待人员人手一份;
(5)食宿安排要留有余地，充分考虑到参会人员可能会超出预期的情况。
2.引导与会代表报到的程序
(1)在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。
(2)接待人员将预先准备好的文件袋(包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。
(3)向每位代表发放会议指南，主要内容包括：
1)会议日程安排，包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。
2)住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话，是女性代表、少数民族代表的需注明。
3)会议分组名单，包括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。
4)会议秘书处的组成，包括会务小组成员名单、住房号及电话。
5)会议注意事项、作息时间表等。
(4)随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执和参会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作。
(5)随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。
(6)报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。
会务工作人员在引导参会人员报到并发放证件、文件、材料、安排食宿之后，同时还应掌握报到情况，及时催促有关单位按时报到。对于未按时报到的单位要问明原因，并及时向组委会领导报告报到情况，向会务组提供报到名单。
三、会议签到
参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作.有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作，它是出席也是会中任务的重要内容之一，会议签到一般以下几种方法：
1.簿式签到
与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找，缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。
2.证卡签到
会议工作员将印好的签到证事先发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤，缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。
3.会议工作人员代为签到
会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示，例如：“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“0”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。
4.座次表签到方法
会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码，参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会人员座次安排要求有一定规律，如从×号到号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己的座次号，起到引导的效果。
5.电子签到
电子签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电子签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电子签到。
第十一节 编写会议记录
会议记录是一种实用文体，是由负责记录的人员对会议进行情况及会上发言和决定事项所作的记载，是会议情况的真实反映。
在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”与“录”略有区别。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之保证记录内容最大限度地再现会议情境。
一、会场记录的格式
一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等;另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量原话实录，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。
会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。
图5－13 会议记录格式一
图5－14 会议记录格式二
二、会议记录的基本要求
会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。基本要求如下：
(1)准确写明会议名称(要写全称)，开会时间、地点，会议性质。
(2)详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。
(3)忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。
记录发言可分简易记录、摘要记录与详细记录三种。简易记录即除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题议程和会议的结果，不必记发言的内容和经过，仅限于事务性会议;多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”;某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文;没有录音条件，应由速记人员担任记录;没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。
(4)记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表;如需发表，应征得发言者的审阅同意。
此外，会议记录前，要做好相关准备工作，如熟悉会议情况和文件、熟悉与会人员、熟悉会议环境、做好物质上的准备等。
三、会议记录的重点
会议记录应该突出的重点有：
(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。
(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。
(3)权威人士或代表人物的言论。
(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。
(5)会议已议决的或议而未决的事项。
(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
四、会议记录的整理
1.会议记录的整理原则
(1)忠实于讲话人、发言人的原意。
(2)保持讲话人、发言人的风格。
(3)要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。
(4)整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。
(5)会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。
(6)录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。
第十二节 编写会议简报
会议简报是简报的一种，是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种事务文书。它是指在会议期间为反映会议进行情况，包括与会人员在讨论中提出的意见、建议以及会议的决定事项而编写的简明扼要报告，又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、““工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。也可以说，会议简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。
会议简报便于领导了解情况，推动会议深入进行;便于沟通情况，交流经验;便于备考存查归档。由此可见，会议简报的重要性。
一、会议简报的特点
会议简报有些近似于新闻报道，特点主要体现在简、快、新、实四个方面。
“简”是最重要的特点，指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓，无关的东西不说，一般性的东西少说，专业性的东西多说。
“快”是报道迅速及时。简报写作要快，尽量让读者在第一时间里了解到最新的现实情况。
“新”是指内容的新鲜感。简报如果只报道一些司空见惯的事情，就没有多大价值和意义了，而是要报道新事物与新情况、反映新动向与新趋势、宣传新思想与新典型。
“真”是简报的本质特性，指内容真实准确，用事实说话。简报所反映的内容、涉及的情况，必须严格遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、原因、结果，所有要素都要真实，所有的数据都要确凿。虚构编造不行，移花接木、添枝加叶也不行。
此外，简报一般在编报机关管辖范围内各单位之间交流，不宜甚至不能公开传播，特别是涉外机关和行政机关主办的会议简报更是如此。有的会议简报，往往是专给某一级领导人看的，有一定的保密要求，不能任意扩大阅读范围。
二、会议简报的写法
会议简报一般由会议秘书处或主持单位编写。规模较大、时间较长的会议常要编发多期简报，以起到及时交流情况，推动会议的作用。小型会议一般是一会一期简报，常常在会议结束后，写一期较全面的总结性的情况反映。
会议简报通常由报头、报身(正文)、报尾三部分构成(见图5－15)。
1.报头
(1)简报名称一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“××专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。
图5－15 会议简报简易结构图
(2)期号，写在名称下一行，用括号括上。
(3)编印单位与印发日期，两者在同一行，前者居左，后者居右。
在下面，用一道横线将报头与报核隔开。
2.报核
报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式也较灵活。大多数是消息，包括按语、标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除了消息，还有别的文体，所以，不是每篇简报都有这几项内容。
(1)按语，即对整个会议的情况大概的说明。
(2)简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。简报正文标题在报头横线之下居中书写，如果需要，也可以使用副标题。使用两个标题时，正标题是虚题，用以概括全文的思想意义或者内容要点，副标题是实题，用以交待单位及事件，对正标题起补充说明的作用。
(3)导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交代清楚谁(某人或某单位)，什么时间，干什么(事件)，结果怎样等内容。
(4)主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。写作时要注意合理地划分层次，一般来说，主体层次的划分常有两种：一是以时间先后为序，把材料按照事件由发生、发展到结局的过程，逐层予以安排。这种写法多用于典型事件及一次性全面报道某一会议的简报，其优点是时序清楚、一目了然;二是按事物之间的逻辑关系，从材料的主从、因果、递进等关系入手，安排层次，这种写法的优点是便于揭示、表现事物的内在本质，突出主要内容和思想意蕴。
(5)结尾或总结全文内容、点明文旨，或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。是否要结尾，要根据简报内容表达的需要而定。如果简报内容较多，篇幅较长，读者不易把握，就应在结尾概括一下;如果简报内容单一，篇幅较短，且在主体部位已把话讲完，就不必另写结尾。
(6)背景，即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。
3.报尾
在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数。
第十三节 处理会中突发事件
一、突发事件的内涵
1.突发事的定义
突发事件可被广义地理解为突然发生的事情：第一层的含义是事件发生、发展的速度很快，出乎意料;第二层的含义是事件难以应对，必须采取非常规方法来处理。
会议突发事件是指会议过程中发生的、无法预料、难以应对的，必须采取非常方法来处理的事件。
2.突发事件的特点
突发事件具有如下特点：
(1)突发性。突发事件的突发性是指对于突发事件是否发生，于什么时间、地点、以什么样的方式发生，以及发生的程度等情况，人们都始料末及，难以准确地把握。
(2)危害的严重性。突发事件造成的损害有直接损害和间接损害。这种损害性不仅体现在人员的伤亡、财产的损失和环境的破坏上，而且还体现在突发事件对社会心理和个人心理所造成的破坏性冲击，进而渗透到社会生活的各个层面上。
(3)变化发展的不确定性。突发事件发生后，事态的变化、发展趋势以及事件影响的深度和广度不能事先描述和确定，是难以预测的。
(4)处置的紧迫性。紧迫性是指突发事件所反映的问题极端重要，关系到社会、组织或个人的安危，需紧急采取特别措施及时有效地处理。随着突发事件的发展、演变，它所造成的损失可能会越来越大。因此，对突发事件的反应越快，反应决策越准确，突发事件所造成的损失就会越小。
(5)广泛的影响性。突发事件发生后，人们除了关注伤亡人数外，还密切关注事故发生原因、时间、地点等情况，从中得到的启示、总结出的经验教训等，从而使社会避免重蹈覆辙、重演悲剧。
二、会议突发事件的类型和预防应对措施
突发事件的类型、预防和应对措施见表5－4。
表5－4 会议应急方案的内容和应对措施
续表
三、处置突发事件的基本要求
如果在会议召开期间发生突发事件，应注意做到以下几点：
(1)及时报告。突发性事件发生之后，会场有关的工作人员要马上将事件发生的时间、地点、经过、危害程度等情况及时向单位的领导报告，涉及某些部门的事件先向其部门领导报告，然后再向单位的主管领导汇报。
(2)提前采取应急处置措施。必要时应拨打救护、消防等单位的电话，迅速组织人员急救，组织保护现场，积极抢险救灾，做好赴现场所需物品的保管和日常维护工作。
(3)妥善处理善后工作。事件(事故)处理工作结束后，写出事件(事故)处理经过，报领导审阅后归档。
(4)处理突发事件，既要大胆、果断，又要注意细致、稳妥。
第十四节 会议善后工作
会议结束并不意味着会务工作的完成，秘书要适时做好善后工作，让会议善始善终，圆满完成。引导与会人员安全有序地离开会场、安排与会人员返程、清理会场是会议善后工作中最重要的工作之一。
一、引导与会人员离场
会议一结束，秘书人员就要与会务人员一道引导与会者有秩序地离开会场。在通常情况下，都是主席台上的领导离场后，与会人员再离场。如果会场有多条离场通道，领导者和与会者可以各行其道。大型会议还要注意散会后引导车辆迅速、有序地离场，必要时可派专人指挥。
二、会后工作的主要内容
1.送别参会人员
安排专门的工作人员，在会场外、宾馆门口欢送参会人员离开。对于一般的参会者，安排礼仪小姐或其他工作人员送行，对于身份特殊的参会者(如上级领导)，则应当安排身份对等的人员送行。送行时应当充分注意礼仪，向对方表现出诚挚的惜别之情。
2.结清会议费用
会议的组织过程中，有多项费用需要等到会议结束后才能进行结算和支付，例如场地租赁费用、设备租赁费用、食宿费用、人员劳务费等。组织方应当在会议结束后安排专门的财会人员办理此项工作。结算会议费用时应当做到账款两清、准确无误，将相关的票据、合同和账目妥善保管，防止混乱和丢失。参会人员如果需要发票，可以向其开具正规的票据。同时协助酒店办理参会人员的退房手续。
3.安排人员送站
和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，在短时间内需要大量车辆送站，因此会议组织者应当提前安排足够的车辆和人员为与会人员服务。如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。
4.安顿暂留人员
由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不能离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应当合理安排费用，尽快完成全部工作。
三、会场的善后工作
会议举办场所的善后工作主要包括会务用品清理等几个方面，详细的工作要求请见表5－5。
表5－5 会场善后工作
第十五节 会议经费结算
会议经费的结算是办会者在会议结束后对整个经费使用情况即会议开支费用的结算。
一、会议期间发生的费用
广义的会议成本包括时间成本、金钱成本和机会成本。我们统计的会议期间发生的费用主要是指狭义的会议成本，即会议直接经费的支出。其主要包括以下几项内容：会场租用及布置费、会议设备租用费、会议邮电通讯费、会议培训费、会议交通参观费、会议食宿费、会议资料费、会议宣传交际费、纪念品购置费、水电费、其他符合规定的杂支费等。
二、会议经费结算的方法
1.收款的方法和时机
会议经费开支主要有两种方式，一种是由会议主办方直接承担全部会议费用，与会人员不需要支付任何费用，还有一些会议是要由与会人员向主办方支付一些必要的费用，如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等。对于要向与会人员收取相关费用的会议应注意以下事项：
(1)应在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法。
(2)应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。
(3)如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。
(4)开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。另外，如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。
2.付款的方法和时间
会议结束后，应对会议期间发生的费用进行统计，将应该支付的费用根据公司相关规定，及时支付给对方，会中一般需要支付的费用有场地租借费、设备租借费、场地布置费、专家咨询费、餐饮费等。
三、领导审批、签字
秘书将填好费用报销单，请财务部经理和总经理审核签字。
四、到财务部门报销
将领导审核、签字后的报销单到财务部报销。
五、与相关部门及人员结清费用，多退少补
报销后，和各部门进行了结算，多退少补，并根据协议要求，将会场租借费用、设备租借费用等，都进行了结算。
第十六节 撰写会议纪要
一、会议纪要的概念
会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要产生于会议后期或者会后，属纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。任何类型的会议都可印发纪要，尚待决议的或者有不同意见的，也可以写入纪要。会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种。
二、会议纪要的内容
1.会议基本情况介绍
会议纪要在开头部分概括介绍会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。
2.会议议定事项和会议精神
这是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神、会议所形成的决定、决议准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，也要如实予以反映。
三、会议纪要的格式
会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上不用写主送单位和落款，成文时间多写在标题下方，也可写在文章最后。
1.标题
通常由“会议名称+会议纪要”构成，例如：“××公司第五届职代会会议纪要”。
2.正文
会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
(1)导言。主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。导言不需写得太长，简明扼要，让人们对会议有个总体的了解。
(2)主体。主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议上布置的工作和提出的要求、会议上各种主要的观点等，都在这一部分予以表达。主体的写法一般有四种：
①分类标项式。这种写法适用于篇幅较长的会议纪要。有的会议开的时间很长，研究的问题很多，需将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，分项撰写并冠以合适的小标题。
②新闻报道式。这种写法有点类似于新闻写作中的消息写作，适用于办公会等日程工作例会的纪要。内容包括会议进行程序、会议概况、会议议题、讨论意见、决定事项等，依次写出即可。
③记录摘要式。这种写法就是对会议记录的摘要整理，其特点是平直易写，有点像流水账。这种写法可以使每个人的意见得到比较明确、充分的表达，便于事后查考，有些为解决纠纷而召开的协调会会议纪要可采用这种写法。
④指挥命令式。这种写法主要用于写会议决定事项，会议情况一笔带过，简练明快，多用于安排部署重要工作的会议。一般都这样写：“会议决定：……”，“会议同意……”，“会议通过了……”等。
(3)结尾。结尾一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾用语。
四、会议纪要的拟写要求
经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项，不必发表议论和交待情况。其要求具体有以下几点：
(1)实事求是，忠于会议实际。
(2)内容要集中概括，去芜取菁，提炼归纳。
(3)条理清晰，层次分明，一目了然。
第十七节 整理会议文件资料
一、会议文件收集、整理的范围
(1)会前分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件等。
(2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。
(3)会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道等。
二、收集会议文件的要求
(1)确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。
(2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。责任要落实到人。
(3)与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺页的情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。
(4)收集整理过程中要注意保密。
(5)会议文件立卷归档工作要严格遵守档案制度。
三、会议文件资料的立卷归档
会议结束后，要及时做好会议文件的立卷归档工作。会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理、分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的重要步骤，是档案工作的基础。
第十八节 会议评估与总结
为总结会务工作经验，不断改进会议的组织服务工作，会议结束后还应及时进行会务工作总结。
一、会议评估和总结的目的
会议评估和总结的目的，是通过对自身工作中的优点与缺点的回顾分析，吸取经验教训，并把感性认识上升到理论认识的高度，以便做好今后的工作。因此，会议总结在整个工作流程中具有承上启下的作用。个人对自己的工作、思想、学习和生活进行回顾而写成的会议总结，不是公文，属于一般应用文。
对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容。评估总结能够检查会议目标的落实情况，检查各个组织小组的分工执行情况，有助于积累经验，找到做好同类型会议组织与服务工作的经验。
二、对会议效果进行评估
要做好会议的总结工作，则首先对会议进行评估。会议评估程序如下：
(1)明确会议评估对象，主要包括对会议总体管理工作、对会议主持人和对会议工作人员的评估三个方面。
(2)确定会议评估因素。对于一个会议而言，尤其是大型会议，纷繁复杂的各种因素都会影响会议开展的效果，这些因素有些是人为的，可控的，有些则是外界的，不可控的。进行会议评估总结，主要考虑的是人为的因素。这些因素的具体情况见表5－6。
表5－6 影响会议的主要因素
续表
(3)设计评估表格，收集评估数据。设计评估表格应注意表格的长度、问题的相关性、提问的方式、填写的难易程度、分析数据的方式等。
(4)分析数据、得出结论。秘书应根据会议的类型和分析的目的，去获得分析数据并得出结论，以形成分析报告。采用科学的数据分析方式，与会者较多时，可采用计算机分析数据，并以显易的方式整理和展示会议评估所获得的数据，如柱型图、饼型图、散点式等。
三、撰写总结汇报
秘书在编制会议总结报告时，应将评估数据和分析结果写入总结报告中去，并将形成的分析报告递交上司审核，形成备忘录。撰写会议总结必须了解总结的格式，了解各部分的写作要领和写作方法和写作的注意事项。
1.会议总结的特点
(1)经验性。会议总结和计划相反，是在事后进行的。会议总结的材料必须是真实的，是自身经历过的，包括典型材料和数据，这样才有实践意义。经历过的事情，在写作上往往更多地采用叙述方式。会议总结还应据实议事，运用画龙点睛式的议论，提出主题，写明层义。摆事实，讲道理;事实是主要的，议论是必要的。在写法上，以叙述说明为主。叙述不是详叙，是概叙;说明要平实准确，不能旁征博引。
(2)规律性。会议总结不是把发生过的事实罗列在一起。它必须对搜集来的事实、数据等进行认真的整理、分析和研究，找出某种带有普遍性的规律。会议总结要产生评价议论，即主题和层义以及众多小观点(包括了经验和规律的思想认识)。而议论不是逻辑论证式，而是论断式，因为自身情况就是事实论据。会议总结是否具有理论性、规律性，是衡量一篇会议总结好坏的重要标志。
(3)借鉴性。会议总结对以后的工作具有借鉴作用。
2.对会议总结的基本要求
(1)事实为据，准确可靠。以往事件是会议总结惟一的依据。会议总结必须把过去一段时间之内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。事件材料必须真实可信。数字要准确可靠。背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。切忌闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下，或者走过场。
(2)分析事实，找出规律。经验与教训是一篇会议总结的重点。要从自己掌握的事实与材料中提炼出规律性的理论认识，这样的会议总结才有意义。
(3)点面结合，重点突出。写会议总结容易犯大而全的错误，应当认真总结会议工作特点，抓精华，找典型，这样的会议总结才不会千篇一律，才具有指导意义。
【精读与深思】
1.江苏××公司联合××通讯为江苏省大学生开发了一款新型的学生手机，江苏××为了向江苏高校推广该产品，拟召开新产品介绍、咨询、洽谈暨订货会议。请你草拟会议的全部文本资料。
2.南京××集团要申请成立中国钢铁生产协会会员单位，在经中国钢铁生产协会同意后，该集团拟在近期召开会员单位成立大会，届时将邀请国内知名的不锈钢研究专家某教授到会授牌、邀请省内兄弟公司负责人参加会议，会期2天，第一天为成立大会、嘉宾致辞、授牌仪式、文艺演出等，第二天上午参观该集团的不锈钢生产基地，下午返程。请你草拟一个接待方案和筹备方案。
【阅读指引】
1.《会议运营管理》，谭红翔著，重庆大学出版社，2007年8月。
2.《会议管理》，胡伟、成海涛、王凌著，东北财经大学出版社，2009年1月。
3.《会议管理实务》，赵志强著，中国人民大学出版社，2011年12月。
4.《会议管理实务》，姜磊著，中国财富出版社，2011年8月。
5.《会议组织与管理》，吴良勤著，中国劳动社会保障出版社，2011年1月。
6.《会议运营管理》，肖庆国、武少源著，中国商务出版社，2008年11月。
7.《高效会议管理技巧》，张晓彤著，北京大学出版社，2004年5月。