由于时间管理是一个每天都要进行的活动,复杂的工具只会让人们在短暂的新鲜使用后就放弃了,这样的时间管理工具和技术只能使项目经理忙碌的工作状态更加混乱,而不是变得清晰一些。想要真正做到有效利用时间,必须先从改变工作观念和对时间的态度上着手。比如能够认识到:
(1)平等分配。任何人都没有足够的时间,然而每一个人又拥有自己的全部时间。这就是著名的“时间悖论”。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。
(2)错误感觉。管理者的时间很少花费在他自己想要花费的地方。这种想法捉弄了时间的所有者,使他错误地认为,他的时间正用于应该用的地方,而不是用于实际用的地方。
(3)时间分析。至少要记录每日活动,每周填写1次时间使用情况分析表,这作为有效时间分析的基础是必要的。这种活动应该持续进行,以免恢复低劣的时间管理方式。
(4)有所预料。事先有所准备的活动一般来说比事后补救的活动更为有效。避免发生意外的最好办法就是预料那些可能发生的意外事件,并为此制定应急措施。
(5)有所计划。绝大多数难题都是由未经认真思考的行动引起的。在制定有效的计划中每花费1小时,在实施计划中就可能节省3~4小时,并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划,那么实际上你正计划着失败。
(6)设立目标。较有效的结果一般是通过对既定目标的刻意追求来达到的,而不是依靠机会。目标管理的基本概念就来源于这个已被证实的原则。
(7)优先次序。应该按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配。遗憾的是很多管理人员花费时间的数量往往与他们任务的重要性成反比。
(8)效能与效率。假如执行的是错误的任务,或者把任务放在错误的时间执行,以及毫无目的的行动,无论效率怎样高,最终都将导致无效的结果。
(9)活动与效果。管理人员往往忽视目标,或者忘记预期的效果,而把精力全部集中在活动上,终日忙忙碌碌渐渐成为他们的目标。这些管理人员趋向于活动型而不是效果型。他们不是去支配工作,而是往往被工作所左右。他们把动机误当作成就,把活动误当作结果。
(10)时间预算。管理人员往往对完成任务所需要的时间抱乐观态度。他们往往希望别人能够比实际可能的要更快一点完成任务,所以,他们易于作出不切实际的时间预算。
(11)紧急任务专制。管理人员常常处于紧急任务与重要任务互相挤压的状态中。紧急任务要求立即行动,就使他们没有时间去考虑重要任务。管理人员就是这样不知不觉地被紧急任务所左右,并承受着时间的无休无止的重压。这使他们忽视了搁置重要任务所带来的更为严重的长期的后果,即我们所提到的要事第一原则。
(12)危机管理。管理人员往往低估问题,不善预料问题的复杂性,或是遇到所有问题都反应过度,仿佛碰到危机。这种危机管理和消防式工作的倾向往往造成过分忧虑,削弱判断力,导致仓促决策和浪费时间与精力。
(13)选择忽略(有限反应)。对各种问题和需求的反应要切合实际,并要受制于情况的需要。有些问题如果你置之不理,它们就消失了。通过有选择地忽略那些可以自行解决的问题,把大量的时间和精力保存起来,用于更有用的工作。
(14)机动性。安排个人时间的程度上应有机动性,以便于应付个人无法控制的情况。总之,时间安排不要过满,也不要过松。(https://www.daowen.com)
(15)问题分析。不区分问题的原因和现象,结果必然丢失实质性问题,而把精力和时间耗费在表面的问题上。
(16)选择余地。在任何特定的情况下,都应当能够提供一些可供选择的可行性解决办法,否则就会减少选择最有效行动方向的可能性。
(17)犹豫不决。在需要作出决策的时候,很多管理人员毫无理由地踌躇不决、犹豫不定或拒绝作出决策。
(18)上交问题。管理人员往往喜欢下属依赖他们解决问题,这样不知不觉地助长了下属上交问题的倾向。这种现象产生的原因可能是由于管理人员平时无意识地训导下属:“不经过我的同意,什么也不要做。”
(19)例行公事(琐碎事务)。所有对目标没有多少价值的例行公事都应该给予合并、取消、授权或减少到尽可能低的程度。管理人员应该使自己摆脱不必要的琐事,并有选择地忽略不必要的材料。
(20)合并。在安排工作时间时,应当把类似的工作集中起来,以便消除重复的活动,并尽力减少打扰,诸如来往电话之类。这样做将能经济地利用各种资源,包括个人的时间和精力。
(21)反馈。对通向目标的实施情况进行定期反馈,是保证计划顺利进展的前提。进度报告应该明确指出各种问题(即在执行计划过程中所产生的实际偏差),以便及时进行纠正。
(22)例外管理。只有在执行计划中出现大的偏差,才应该向主管人员汇报,使他们能够留出时间和精力处理突发事件。
(23)可视化。把你打算做的那些事情都列出来,这会提高达到目标的可靠性。你不可能去做你记不住的事。这条控制原则存在于许多时间管理方法中,如实验室计划表、工作日计时卡和办公桌上的日程表,以及工程控制图等。
(24)简洁明晰。文字和情节的简洁能够节省时间,同时促进理解。简单、明了、清晰的语言是正确理解和节省时间的保证。
(25)习惯。管理人员往往成为自己各种习惯方式的受害者。他们易于沿袭自己所管理的那些组织中的老的习惯做法。要打破这些根深蒂固的旧习惯是非常困难的,需要不断地进行自我约束的训练。
(26)接受。管理人员应该有勇气去改变那些能够被改变的事物,心甘情愿去接受那些无法改变的事物,寻求智慧去认识那些不同的事物。
(27)管理上的需要。时间是所有管理资源中最重要的资源,既无法替换也无法补救。正如本·富兰克林所指出的:“你的时间用完了,你的使命也就到头了。”
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