对于一个有效的时间管理者而言，杂乱无章的工作秩序是他无法容忍的。苏尼·卡尔松说：“像所有其他匠人一样，管理者也依赖他们的工作环境。”杂乱的环境会影响工作者的心情和状态，同样也会增加花在寻找档案、闲聊之类无谓事宜的时间。因此，“5S”才会成为一种时髦的管理哲学而备受欢迎。阿利克·麦肯济在《跳出时间圈套》一书中提出管理者应该从以下几个方面建立条理化的工作秩序，以节约时间。

（一）工作环境的布置

在《跳出时间圈套》一书中，麦肯济提到了一位可怜的、被困在自己办公室的管理者。这位管理者所在公司的总部实行的是门户开放政策，而公司的主要楼道又刚好直接通过这位可怜人的办公室门口，因此他的朋友有很多机会把头探进来打个招呼。结果他就成了不速之客干扰的牺牲品。不仅朋友常来寒暄几句，访客也常来问他某某人在哪间办公室里，这大大浪费了他的时间。

在办公环境的布置上，管理者应该努力给自己一个不受干扰的环境。管理者可以把办公室的门关上，可以调转办公桌的方向，使它不正对门口，这样就有助于控制自己，不必抬头去看那个“出现”在门口的是谁。而对于配备了秘书的高级管理者（如项目经理），管理者可以将秘书的办公位置安排到管理者办公室正对门口的地方，使来访者须经秘书同意方可进入室内。当然，你得配备一个聪明的秘书。

至于下级所在的位置，与领导工作沟通最多的，应坐在领导的附近，以便交谈。需要相互之间独立工作的人员应分开，而需要密切合作的人员的位置应较近。座位的安排是很有学问的一件事。

（二）克服“文件满桌病”

只要对各级管理者的办公桌稍加留意，大概都能获得这样的一个印象：多数的办公桌都堆满文件，其中有一些办公桌甚至杂乱得不堪入目。

办公桌是一般管理者最重要的工作领域。倘若各色各类的文件被堆积在办公桌上，则管理者的工作效率无疑地将受影响。因为文件的堆积将妨碍注意力的集中，导致情绪紧张，以及增加翻查的时间。从时间管理的角度来看，文件满桌也是一种病，还是一种通病。

造成“文件满桌病”的原因，大致有以下几个：

（1）不知怎么及时整理、归档；

（2）授权不足；

（3）犹豫不决和半途而废的工作习惯；

（4）担心遗忘文件的心理。

对那些不愿意或不善于从事“分层负责与逐级授权”的管理者来说，许多本来可以由部属处理的文件都要交到他们那儿，这是导致文件堆积的一种重要原因。消除这个原因的根本办法，在于授权部属处理文件。

遇事无法当机立断的管理者，通常都会将待处理的文件留到限期届满之时，这必然引起文件的堆积。其次，无法坚持办好整件事而见异思迁的管理者，也很容易将各种文件堆积在办公桌上。因此，挽救之道在于改正犹豫不决与半途而废的工作习惯。

许多管理者为了避免文件被遗忘，所以将它们摆在办公桌上，以便随时可以看到它们。由于这种心理作祟，相当时日之后文件堆积如山。因此，建立一个在适当时间、能自动提醒待办事件的系统，也是一个解决途径。

我们已对“文件满桌病”的起因及其对策作了简要的解释。在实际治疗“文件满桌病”时，下列七种经验性的“处方”很值得管理者借鉴：(www.daowen.com)

（1）充分发挥字纸篓的功能，亦即非确实有用的资料或文件尽量丢弃。

（2）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净，包括零星的装饰物——照片、纪念品。

（3）建立一套便于排斥、储存与调阅文件的处置系统。

（4）办公桌上或办公桌周围的物件的摆置，必须遵守这样的准则：每一件物品必须被摆置于固定的地方（此即“各就各位”）。

（5）只容许最优先办理的文件摆在办公桌的中央，优先次序较低的文件，则应摆在其他地方，因为管理者每一次只能集中精力做一件事。

（6）每天下班之前应将办公桌整理就绪。

（7）除非资料不足，否则每种文件原则上只应处理一次。每次拿起文件，不要只将它摆在“待办”的卷宗之中，而应当场处理掉，这样做才能令文件及早远离办公桌。

在以上各种经验性“处方”中，第三种“处方”——建立一个便于排斥、储存与调阅文件的处置系统，可以说是治疗“文件满桌病”的最佳良方。每一位管理者都应设计一套文件处置系统。它不一定要跟他人的一样，但却必须最适合自己。

5S管理起源于日本，是日本工业成功的管理方法之一，近年来在我国国内及东南亚地区企业中比较流行，被许多成功企业所使用。5S指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、修养（SHITSUKE）等五个项目，因五个日语均以“S”开头，因此简称为“5S”。

5S管理的思路和目的均十分简单而明确，它针对企业中每位员工的日常行为方面提出要求，倡导从小事做起，力求使每位员工都养成事事“讲究”的习惯，从而为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持企业环境的干净整洁，物品摆放有条不紊、一目了然，能最大程度地提高工作效率和员工士气，并将资源浪费降到最低点，最终达到提高整体工作质量和效率，从而增加顾客满意度与企业美誉度，提升企业综合竞争力的目的。

（三）信件和电子邮件的处理

据芝加哥达特耐尔商业研究所对3000名管理者的研究调查表明，管理者中的大部分人每天都要用两到三个小时去读信和回信。现代社会信件的使用变少了，但电子邮件（E-MaiL）的使用却大大增加了，管理者花在E-MaiL和信件的总时间比以前似乎有增无减。

经济研究室的管理小组发现，最有秩序、最集中地处理信件和E-MaiL问题的方法是：不要立即理会那些信件和E-MaiL，要把信件和E-Mai L放到一天结束后再去收集、处理。这通常比随时处理这些信件和E-MaiL的做法要好些。这样既不会因摆满了各种信件而使办公桌杂乱无章，也不会使管理者的注意力从他面前的工作吸引过去，避免了信件和E-Mai L所提供的意想不到的情报所带来的无休止的干扰，从而保持自己的注意力和专心致志的工作劲头。

管理界曾经对梅叔兰·瑞克利斯的管理经验进行过讨论。他宁可让并非最紧急的信件在他的信箱里“成熟”至少三个月。他发现，经过这段时间的成熟，80%的信件都不需要再回复了。当然，你得确认这些信件或E-Mail很有可能不需要你回复，否则你拖延的时间越长，你肯定还得加上几句客套话。

此外，在火车或飞机上空闲的那段时光无疑是你处理那些还没来得及回复的信件或E-Mail的好时机，很多常出差的优秀时间管理者就是这么做的。