做好服务与管理——浅谈研究生教学秘书工作
汪海英
研究生教学管理是高等学校教学管理工作的重要组成部分，研究生教学秘书是高等学校最基层的教学管理人员，其工作职责涉及研究生教学管理的各个方面，包括研究生招生、日常培养、学位授予等，工作较为繁琐。研究生教学秘书应不断加强学习，积极做好服务与管理工作，不断提高研究生教学管理水平。
一、研究生教学秘书的岗位职责
研究生院是学校管理研究生教学工作的职能部门，各学院是研究生教学管理工作的实体，负责学院的研究生教学运行管理及研究生培养管理。研究生教学秘书在学院分管院长的领导下，在学校研究生院的具体指导下开展工作，主要工作职责包括:
1.基本建设管理。协助学院制定有关研究生招生简章，组织相关老师做好招生命题和阅卷等工作，协助学院制定研究生复试工作细则、组织研究生复试及录取工作。协助分管院长及各专业及时制订或修订研究生培养方案，协助制定各学期教学计划和教学大纲，协助做好教学质量管理以及各学科专业和课程的安排等。参照校研究生院下发的研究生论文答辩指南，协助学院制定研究生答辩细则。
2.相关过程管理。协助分管院长及各专业做好研究生学位论文开题、中期考核(硕)或综合考试(博)、学位论文通讯评阅、学位论文答辩和学位授予等过程管理的工作安排。答辩是研究生在校期间最后一个环节，教学秘书要协助学位评定分委员会做好学位论文审核工作，做好答辩相关材料的填写、统计和整理工作，并在规定时间内整理好研究生学位档案材料送档案馆归档。在分管院长领导下，协助做好研究生教学检查与评估工作;协助学院学位评定分委员会做好学位评定工作;协助做好导师的遴选和管理工作;协助做好各个专业的规划和建设及学位授权点的申报、管理和评估等工作。研究生教学秘书要负责各类表格数据统计填写、报送等工作;做好与研究生工作相关的资料收集、整理与管理工作;做好教师工作量的考核等工作。
3.常规事务管理。教学秘书要做好本学院研究生的学籍管理工作，包括研究生的注册、报到工作。日常教学管理按照学院或研究生院下达的每学期教学任务，落实任课老师，安排好每学期的所有研究生课程，及时协助任课老师做好调、停课。协助和督促任课老师做好成绩录入和核查工作，以保证中期考核的顺利进行，按时完成研究生的成绩统计。研究生教学秘书还必须做好学生成绩、课程作业和试卷、教学文件的整理归档工作。协助做好研究生教学改革工作，如研究生精品课程的申报和建设。为学生公派出国等提供各类相关信息与服务等。
二、研究生教学秘书在教学管理中的作用
1.桥梁与纽带作用。学校研究生院下达的各项教学任务及教学管理文件都是由研究生教学秘书负责传达并协助执行的，研究生教学秘书将各种信息及时、准确地传达给全院师生，同时将师生们的建议和要求及时反馈给院领导，起到上传下达、协调好上级领导与师生之间关系的重要作用。因而，研究生教学秘书在研究生教学管理中，起到了学院领导和师生之间的“桥梁”作用，起到了研究生院与学院之间的“纽带”作用。
2.管理与服务作用。研究生教学秘书的工作涉及面较广，接触的人和事多，其直接服务的对象是教师和学生。研究生教学秘书在日常的教学管理中有与研究生直接接触的机会，比较容易使研究生对教学秘书产生信任和依赖的心理。研究生教学秘书可以充分利用这一优势，做好为研究生的服务工作。在研究生遇到困难的时候，教学秘书可以第一时间了解到详细情况，并尽可能地为他们提供帮助。作为管理者能够站在管理对象的角度考虑问题，树立“为教学服务，为师生服务”的服务意识。管理就是服务，为学生做好服务，对学生真心奉献，就能更好地协助学院和导师做好研究生的各项工作，能更好地发挥服务育人的作用。
3.助手与参谋作用。研究生教学秘书在分管院长直接领导下开展工作，一方面协助分管院长处理研究生教学管理中的具体事宜，安排每学期教学任务;另一方面将师生们对研究生管理工作的意见和建议反馈给领导，并将研究生教学工作实施情况上报研究生院，为领导提供研究生管理工作所需的各种信息，起到领导决策的助手与参谋作用。
三、研究生教学秘书提高工作质量的具体措施
研究生教学秘书应在研究生管理工作中树立服务和管理意识，服务与管理相辅相成，缺一不可，提倡通过管理教学实现服务和管理的有机统一。
1.积极做好服务工作。适时调整心态，将教学秘书工作作为人生锻炼的一个平台，从工作中获取快乐和新知识。提高服务水平，注重细节，增强主动服务的精神。研究生教学秘书的日常工作是面向全院研究生教学管理的窗口，工作面广，事务繁杂，所以从事研究生教学秘书的工作必须要有严谨的工作作风和娴熟的业务能力，要有较高的自身素质和管理水平。在现有的教学环境和条件下，研究生教学秘书要尽可能地为师生提供各类服务，满足师生的合理需求。由于高校教师聘任制的兴起和学科交叉发展的原因，高校的院系导师有部分是聘请校内其他学院或外校的教师，甚至相关领域的一些专家。高校导师流动性的增大和聘任制的灵活性，给研究生教学秘书的工作增加了难度，这就要求研究生教学秘书不断学习研究生院新的规章制度和实际操作中的新技能。另外，与本科生相比，研究生的年龄、社会背景、婚姻状况、思想状况较复杂，尤其是近年来研究生招生的规模扩大和招生层次也越来越多样化。研究生的这种复杂性就要求研究生教学秘书在教学管理工作中要有一定的灵活性。研究生教学秘书的主要中心工作是服务，为研究生院各项工作服务，为教师服务，为研究生服务。要不断增强服务意识，不断提高服务质量。
2.积极做好管理工作。重视日常工作经验的积累和梳理，不断总结经验，加强和兄弟院系教学秘书间的交流，善于学习，积极高效地开展工作。研究生教学管理工作涉及面广，责任重大，稍有疏忽就可能发生教学事故，因此，研究生教学秘书必须具备高度的责任感，在做好服务的同时必须坚持管理，严格执行学校的各项规章制度，做到服务和管理的有机统一。要熟练掌握各时段、各学期、各学年的管理程序，面对头绪繁多的教学管理，做到有计划、有顺序、分轻重缓急地完成各项研究生教学管理任务。增强工作的计划性和条理性，对工作中遇到的困难和问题，要善于记录、勤于总结。
3.积极做好质量监控工作。要进一步规范研究生教学管理的科学性，就必须做好研究生教学秩序的检查工作。建立健全教学质量监控的组织体系，实施不同层面上的质量监控。研究生教学秘书应协助研究生院课程检查小组，定期检查任课教师授课及学生学习情况，确保教学秩序的良好进行;研究生教学秘书必须认真落实分管院长布置的教学工作并协助分管院长进行研究生教学质量检查工作，协助做好学科评估工作。研究生教学是以教学质量为核心，以教学检查为手段，以各类教学过程中每个环节为中心而形成的，通过质量监控有效控制影响研究生教学质量的各个关键点，确保研究生的培养质量。
4.加强学习，不断增强业务能力。要做好研究生教学管理工作，必须掌握所在院系的基本专业知识，努力提高自身素质。研究生教学秘书必须要有综合的业务理论知识，必须了解学院的研究生培养目标、师资结构、发展规划及各学科的教学计划，同时也要熟悉学院相应的规章制度并了解各年级、各专业学生的基本情况。比如研究生招生过程中，在解答考生考前咨询时，研究生教学秘书必须对学院学科特点、导师学术专长有所了解才能解答学生的提问。为适应高校发展的需要，研究生教学秘书应该努力学习教育学、心理学、现代管理学等相关知识，掌握现代化管理手段，实现研究生教育的网络化管理，应用网络技术进行数据统计、信息收集、网上选课、成绩管理、导师队伍管理、研究生培养过程管理等。在现代化办公手段和技术的应用上大大提高工作效率，减少工作误差。研究生教学秘书应不断提高自己的写作能力和语言表达能力，以做好相关报告的撰写和上传下达、下情上传的工作交流，不断提高协调和沟通能力。
做好研究生教学秘书工作是研究生教学工作正常开展和相关教学管理制度顺利实施的保证，因而，必须高度重视和积极做好研究生教学秘书工作，以不断提高研究生教学管理水平和研究生教育质量。
◎参考文献
［1］李静:《浅谈研究生教学秘书之教学管理》，《价值工程》，2012年第7期。
［2］刘屹颖:《做好高校研究生教学秘书工作的几点思考》，《经营管理者》，2011年第23期。
［3］梁小娟:《浅议二级院系研究生教学秘书工作的复杂性及相应对策》，《当代教育论坛(教学版)》，2010年第10期。