机关管理概述
一、机关管理的涵义和任务
(一) 机关的涵义和功能
1. 机关的涵义
机关本意是机械上发动和控制全体的部分; 周密而巧妙的计策等。在管理学和行政管理学中，可以分为广义的机关、一般意义的机关和狭义的机关。最广义的机关指国家、政党、团体及企事业为实现自己的职能而设立的指挥、控制机构。这样的机关具有中心枢纽的作用。正如一部机器离不开发动和控制机关一样，一个国家和组织也不能没有机关，离开机关，国家和组织的功能就不能正常发挥。一般意义上的机关是指政府为实现其职能而设置的各种组织，包括综合办事机构，也包括各专业部门、直属单位和派出机构。我国宪法规定: “中华人民共和国国务院，即中央人民政府，是最高国家权力机关的执行机关，是最高国家行政机关。”“地方各级人民政府是地方各级国家权力机关的执行机关，是地方各级国家行政机关。”狭义的机关主要是指各级各类行政组织为处理综合性事务而设置的办事机构，如政府及所属各部门的办公厅 (室) 等，他们在所属行政组织之中起着关键作用。综合以上，我们将机关定义为国家、政党或其他社会组织为实现其职能而建立的具有发动、控制、代表功能，按照法定的程序建立和组织，具有法定的权威，具有独立活动能力的固定机构。
2. 机关的功能
机关具有发动、控制和代表三项基本功能。
首先，发动功能，即作为整个组织或单位的发动机，使各项工作运转起来。机关就像组织的心脏，只有它可以为组织提供动力来源，促使整个组织围绕特定目标运动起来。
其次，控制功能，即作为整个组织运转的枢纽。机关可以多种方式和途径来指挥、协调和控制组织的各项活动，使之得到有序、有效地开展。
再次，代表功能，即代表组织对外承担义务和行使权利。
(二) 机关管理的概念和特点
1. 机关管理的概念
机关管理又称机关行政，是对行政机关内部事务的管理。有广义和狭义之分，广义的机关管理是指对行政机关一切事务的管理，包括机构设置、人事管理、财务管理、办公室管理、后勤服务管理等。狭义的机关管理是指对行政机关办公地点的管理，包括办公室管理和后勤服务管理。本章指狭义的机关管理。
机关管理的主体是办公厅 (室)。行政机关都设有办公厅 (室)，其承担着繁重的管理任务，是协助领导指挥、协调、控制各职能机构工作的中心部门。机关管理的客体是机关事务，专指那些为实现机关职能活动的有效展开奠定基础、提供服务、创造条件的例行性、辅助性、技术性的活动，如办公事务和后勤事务活动。机关管理以为全面提高组织效能提供必要保障为目的，而对机关内部部分办公事务、后勤事务活动的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调，使机关内部的办公事务、后勤事务的功效得到充分发挥。
2. 机关管理的特点
机关管理有其不同于其他类型管理活动的特点:
第一，服务性。机关管理是机关自身建设的内部事务，是为了保障机关正常履行职能而开展的基础性服务工作，其服务对象涉及到领导者、各职能部门以及内部工作人员。
第二，政治性。机关事务工作由于与政务工作密切联系，政治性与政策性强。这一特点与事业、企业单位的后勤工作不同。机关管理一方面要统一标准、统一规范，要依据党和国家有关方针、政策、法律、法规履行职能，不能各自为政，自行其是; 另一方面，在某些保障事项上，也不能追求经济效益的目标，而要把握好政治、经济和社会效益的总体平衡。
第三，综合性。机关事务的内容十分丰富，包括所有为保障国家机关职能活动正常运转所进行的物质技术保障和服务事项，具有综合性的显著特点。机关管理涉及人、财、物、信息、时间等诸多方面，既要管人管事，又要管钱、管物、管信息，甚至还要管程序、管规范，这必然使机关管理的对象广泛，内容复杂，具有极高的综合性。同时，机关管理过程中需要处理的各种关系也是很复杂的，包括与领导的关系，与群众的关系，以及与外部其他机关、组织的关系等等。
第四，时间性。机关管理是为机关职能活动服务的，必须讲究效率、准确及时。尤其体现在公文处理上，对紧急公文必须特事特办，不容拖延。同时对机关的信息收集、会议管理、工作制度管理、考勤管理等等，都必须严格遵循一定的时间要求。
第五，技术性。机关管理具有较强的技术性，这种技术性体现在机关管理要遵循一定的技术规律，需要从事机关管理的工作人员掌握特定的技术知识和方法技巧。在信息技术飞速发展的今天，机关管理的技术性色彩越来越浓，体现在多个方面，如信息的收集与整理、政府上网、办公自动化等。
(三) 机关管理的任务
机关管理非常重要，直接为各级党政机关服务，担负着参与政务、处理事务、后勤服务等工作，对机关的行政管理起着积极的物质保障、辅助决策和指挥枢纽作用。
1. 参与政务
机关的综合办事机构——办公厅 (室) 是领导机关的办事机构，其主要职责之一是为领导决策做参谋助手。决策是行政领导的主要职责，也是相关各方面共同努力的结果。各级办公厅 (室) 作为领导的办事机构，为决策的制定和推行提供各种服务，成为领导的参谋和助手。主要表现在如下三个方面: 一是提供信息供领导者决策作依据，或直接为领导者拟定决策备选方案。为此，办公厅 (室) 工作人员要进行大量的调查研究，提供各种信息资料，并加工整理，以提供给领导者做决策依据，或拟定初步方案供领导者参考。二是在决策执行过程中，履行监控职能，及时收集决策执行过程中的有关信息，掌握决策执行的全过程，及时发现存在的问题，并根据既定目标和相关实际提出整改意见，为领导者调整方案或实施追踪决策提供依据。三是做好工作总结。每项决策执行完毕，都要由办公厅 (室) 工作人员及时撰写出工作总结，以积累经验，吸取教训，并负责向上级汇报，这也会成为机关宝贵的档案材料。为了有效地为领导决策提供服务，完成参与政务的任务，办公厅 (室) 工作人员要加强学习，尤其是学习党和国家的方针政策、法律法规，提高参与决策的政策水平。同时，要深刻领会领导者的意图，贯彻实事求是原则，注重调查研究，掌握第一手资料，了解全面情况，及时向领导者反映，并提出建议。
2. 处理日常事务
机关的综合办事机构需要处理大量的、例行的日常事务，具体而言，主要表现在如下几个方面: 一是协助领导围绕中心工作安排好日常活动，包括做好信息调研工作、拟定各种工作计划、搞好督促检查工作、安排好秘书工作等等。二是做好上传下达工作，及时沟通信息，掌握动态，协调上下左右内外各种关系，处理和解决工作中的矛盾。三是搞好各种文件、档案的处理与管理工作。文件工作是办公厅(室) 的重要工作内容之一，其有一系列处理流程，必须严格遵守，贯彻安全、及时、准确的原则，讲究效率和质量; 档案的整理与管理以及使用也是办公厅 (室)的重要工作内容之一，应及时将机关日常工作中形成的有存档价值的文字或音像资料整理归档，并由专人保管。四是根据上级的指示和领导的授权，管理好机关工作秩序，保证机关日常工作的顺利开展，包括制定各项规章制度、负责考勤事务、负责安全保卫工作、负责机关办公用品的采购、保管及使用，以及办公场所的水、电、气的供给等等。机关事务纷繁复杂，各种矛盾纵横交错，这就需要办公厅(室) 工作人员具有高超的组织才能和驾驭全局的工作能力，并需要具有任劳任怨、不计得失的优秀品质，只有这样，才能胜任办公厅 (室) 的工作。
3. 搞好服务
搞好服务是机关的一项基本职能，主要由机关的综合办事机构来承担。综合办事机构要为本机关领导者的工作服务，为机关各项工作提供条件与服务，为机关全体工作人员的生活福利服务，为上级机关和基层服务，包括: 工作服务 (如打字、复印、接待、安排行政首长工作日程等等)、物质条件服务 (保证行政工作所需的物质基础，如场所、用品、设备等等)、生活服务 (如饮食、住房、医疗、娱乐、交通等等)。机关的服务任务要求工作人员必须树立全心全意为人民服务的思想，勤勤恳恳，兢兢业业，任劳任怨，不计得失，顾全大局; 不以权谋私，不利用职权营私舞弊、搞不正之风。
二、机关管理的体制和原则
(一) 机关管理的体制
机关管理的体制是指在机关管理过程中形成的活动规则或制度化的关系模式，是行政组织围绕行政管理的需要和目标而配套设置的，它对机关管理有很强的规定性，对包括从机关管理的基本制度规范到具体管理方法措施在内的各个方面都有重要影响。机关管理职能要由具体的机构来执行，这些机构是行政组织的重要组成部分。
我国现行的机关管理体制可以用一句话进行概括，即“总体上统一领导指导，分级负责; 机关内部实行直接领导，集中管理，分工负责”。“总体上统一领导指导”就是国家从总体上以统一制度、统一业务指导的形式管理和指导有关方面的事务活动，在中央由国务院办公厅、国务院机关事务管理局制定并监督实施相应的法规制度和政策在一些具体事务活动方面对中央国家行政机关及地方各级人民政府的有关工作进行指导。“分级负责”就是地方各级人民政府的综合办公部门 (办公厅、室)、事务管理部门具体管理本机关的相关事务活动，同时对本级人民政府各部门及下级人民政府的有关事务活动进行指导，在总务后勤的一些方面还负有审核监督、综合协调等责任。机关内部实行“直接领导，集中管理，分工负责”。所谓“直接领导”即指在机关领导班子中安排专人分工领导机关管理工作，这样做有助于使机关管理获得必要的权威性，这种权威性对于有效管理纷繁复杂的机关事务是必须的，它渗透融合在机关的各项职能活动中，尤其对于机关内部各个部门、各级各类工作人员共同参与的事务活动来说，具有极大的必要性。“集中管理”是指在机关中设置专门机构以多种方式集中管理各类事务，也即设立综合办事机构集中管理机关各类事务，这种综合办事机构一般为办公厅 (室)。在实际工作中，有些政府机关设置统一的综合办公机构 (办公厅、室) 集中管理各类机关事务; 也有的将机关事务与办公事务相分离，分别设立机关事务管理部门 (如机关事务管理局、处，行政局、处等) 集中管理后勤事务活动，以及机关综合办公部门 (如办公厅、室，秘书局、处、科等) 集中管理办公事务活动。有些规模大、事务量大的机关，或者需要处置特殊事务的机关，还在职能部门中设置综合机构 (办公室或综合处、科等) 集中管理本部门的有关事务活动。“分工负责”就是根据事务性质或其他标准进行科学分工，各有关机构和工作人员在特定范围内专司其职、专负其责。
机关管理的机构是指具体履行机关管理职能的内设于机关的各类机构和部门。按照我国机关管理体制的要求，机关管理的领导责任在机关首长，但日常机关管理活动的实际承担者却是机关内设的综合办公部门和机关事务管理部门。这些部门除了参与一部分带有政策性的职能性活动，如办公厅 (室) 要以进行调查研究、提供决策方案或政策建议等方式参与政务，根据领导安排直接处理一部分跨部门的综合职能性问题之外，其主要的和基本的活动就是直接承担机关管理的工作。
当前，我国的机关管理机构主要有分理制和综理制两种类型。所谓分理制就是机关采用分部门分担职责任务的方式开展工作，例如办公厅 (室) 和机关事务管理局 (有些不设，将职责合并划归办公厅); 其下再设二级机构，分担不同的职责任务。在规模大、事务量大的机关，或者需要处置特殊事务的机关，还在内设职能部门中设置综合机构，承担本部门有关事务管理的责任。综理制就是机关不采用分部门分担职责任务的方式开展工作，办公厅 (室) 在机关秘书长 (或办公厅、室主任) 领导下，负责综合管理机关的一切日常工作; 其下再设二级，甚至三级机构，由其分担不同的职责任务。
(二) 机关管理的原则
做好机关管理工作，必须坚持廉洁、服务、节俭、效率的原则。
1. 廉洁原则
廉洁，就是要做到不以权谋私，不贪赃枉法。一尘不染，两袖清风。从事机关工作的同志直接接触钱物，手中掌握着分配公共资源、公共利益的权力。如何面对金钱和物质的诱惑，是一个严峻的考验。权力是人民赋予的，钱财是属于人民的。要把手中的权力，看作人民的信任。只有公私分明，秉公办事，不多住一寸房，不多拿一分钱，才能在人民群众心中树立起良好的形象。
2. 服务原则
服务，就是要不辞劳苦，无私奉献。始终将为行政首长服务，为整个机关服务，为人民服务，把实现机关的各项职能提供服务放在首位。从事机关工作的工作人员是人民的公仆。为人民服务是我们的职责，人民的需要就是我们的任务。无论机关多大，职位多高，都要把自己当成人民的服务员，而不能养尊处优。无论事情多么细小，多么繁杂和琐碎，都要当成大事一丝不苟、兢兢业业地办好。难事必作于易，大事必作于细。要任劳任怨，当好“后勤部长”。
3. 节俭原则
节俭，就是要珍惜物力，不铺张浪费。治国理财，重在节用。从事机关工作要倡导俭素为美，坚持勤俭办一切事情的方针，力争以最小的投入 (人力、物力、财力、时间等) 产生最大的效益。
4. 效率原则
效率，就是要讲究时效，化繁为简，提供最快、最好的服务。从事机关工作要树立时间观念，处处事事、时时刻刻讲究时效，在满足既定目标、保证具有相同功能的前提下，对事务活动的过程、方法等尽可能化繁为简，通过现代化办公手段和技术工作，实现办公自动化，提高办公效率。(https://www.daowen.com)
三、机关管理的内容
(一) 机关办公事务管理
机关办公事务的范围广泛，任务繁杂。概括而言，可分为以下三类。
1. 日常性工作
日常性工作，也称为程序化工作，主要有六大项:
(1) 公文管理。公文管理的内容是自公文形成直至办理完毕的全部活动过程，包括文件的制发、运转、处理、存档以及日常管理等。具体说来，公文管理的内容主要包括发文处理、收文处理、处置办结文件。发文处理，就是制发新文件的过程，包括: 拟稿、核稿、签发、编号、确定等级、注批、印制、用印、登记、分装、投送、归档等。收文处理，就是接收文件并办理文件的过程，包括: 接收、登记、筛选、拟办、批办、分送、传阅、承办、催办和收集归档等。处置办结文件，就是安排已经处理完毕的文件 (包括收文、发文及其他有关文件材料) 的归宿。这一过程包括: 判定文件的存毁、对不同价值的文件予以不同的处理等。公文管理的内容主要包括上述三项，但是在具体工作过程中，还会包括一些其他内容，如对已归档文件建立检索体系、提供查阅服务，对文件进行机密与安全方面的维护，为保证文件精神能够落到实处而以催办、查办等方式对文件办理过程实施监督控制等等。
(2) 档案管理。包括档案的管理与利用等。档案记载了本机关、本单位活动的事实和实践经验，是本机关、本单位工作的历史记录，具有重要的查证、参考作用。档案工作的主要任务是收集、整理、鉴别和使用，收集的内容主要有各种文件、函电、电话记录、出版物原稿、录音 (像) 带等。目前，文书立卷归档的步骤分组卷、编写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内目录与备考表、填写案卷封皮、装订与编制案卷目录等几个阶段或环节。
(3) 会议管理。包括协助领导确定会议的指导思想和议题; 制定会议预案(会名、会期、会场、出席范围、会议票证、会场布置、会议议程等); 起草文件材料，组织发言文稿，准备、分发会上要讨论的材料; 发送会议通知及入场券; 安排会议日程与布置会场; 处理和归档会议文书; 安排食宿、交通，管理财务、医疗卫生以及会议的保卫、保密工作等。
(4) 信息管理。机关信息管理，主要包括信息的收集、信息传递和反馈、信息网络、信息加工 (信息的筛选、整理、编写等) 和信息储存等。从具体工作来说主要包括调查研究、情况收集与反映、简报编写、资料统计、电讯业务、新闻发布、信息网络与设备的管理等。信息处理工作的重点，主要应放在辅助领导进行科学决策上。
(5) 印章管理。包括印章的刻制、颁发、保管、使用和缴销等。印章一般由上级机关刻制、颁发，机关、单位内部机构的印章，由所在机关单位统一刻制。刻制印章必须履行审批手续，由办公室出具所在机关、单位的证明，经所在地区的公安部门备案并指定承制单位刻制。印章要指定政治上可靠的专人保管。因机构变动而改用印章，或因印章损坏而换用新章，应向有关单位说明情况，废止的旧印章应按有关规定缴回上级领导机关或销毁。
(6) 保密管理。包括各种密级的文件、资料的管理。行政机关保密范围，一般包括文电保密、会议保密、印信保密、通信保密、各类情况保密、高层领导活动保密等内容。各级行政办公室是国家机密高度集中的机构，因此，工作人员应做好机要保密工作: 一是建立和健全保密制度，加强对机密文件、图纸、资料、照片、档案、信函的管理工作，以确保机密的安全。二是坚持原则，保证知密不失密。处理文件时，要严格履行登记、签收手续，绝密文件须有专人负责保管。
2. 综合协调工作
办公室的综合协调工作，内容和形式多种多样。从内容上看，有计划、制度、信息、事务等多种协调工作之分; 从总体上看，则有内外或上下左右协调之别。在此涉及的主要是工作任务、管理事务和领导关系的协调。
(1) 工作任务的协调。办公室或其工作人员常以参与或牵头的方式，组织有关部门来完成各项工作或任务。机关中的一般性业务工作，多由各职能部门按其职责分别处理、完成，尤其是综合性的工作，因涉及多个部门，往往须由办公室加以协调。办公室或其工作人员在进行工作任务性的协调时，可视其内容或具体情况，或参与其中，或负责牵头、组织。不论采取哪一种方式，办公室及其工作人员都应起到穿针引线的协调作用。
(2) 管理事务的协调。这是办公室通过联系、沟通、调解、协商等方式，以解决领导机关及其所属机关之间，机关各部门之间的矛盾、冲突的一种管理工作。在一个单位中，决策机构与各执行机构的关系如何，决定着这个单位工作成效的大小。因此，管理事务协调，较之其他方面的协调，显得更为重要。这方面的工作做好了，方可更有效地理顺关系和通畅政令。
(3) 领导关系的协调。我国目前的领导管理体制，是首长分工负责制。任何一个单位的领导者，都有相应的职责权力。由于领导者的阅历、经验、作风、气质不同，或由于他们认识、观察事物的角度出发点不同，或由于他们彼此之间沟通不够，致使在处理具体问题或形成某项决策时，往往会因一些误会、隔阂，而出现不协调的现象。办公室管理人员，特别是秘书长和办公室负责人，通过协调以沟通领导者之间的联系，消除误会或隔阂，是解决这些问题的重要途径。办公室在协调领导机关、领导成员的关系时，应坚持原则，讲究方法，注意分寸。
3. 辅助决策工作
这是办公室的一项重要工作，也是办公室工作人员充当领导参谋助手的首要任务。办公室工作人员辅助领导机关或领导者决策，包含四个方面的主要内容。
(1) 信息准备。领导者的决策，是在了解情况的基础上进行的。办公室及其管理人员，首先应协助领导者了解情况，掌握信息。办公室所提供的信息，所反映的情况，是否全面、准确，将直接影响领导者决策的决心和成败。办公室是所在单位的信息收集、交流、反馈的枢纽，也是对信息进行综合处理的中心。这就要求办公室及其工作人员一定要端正作风，深入实际，积极开展调查研究，掌握第一手材料，并及时进行综合分析，去芜存菁，供领导机关或领导者参考、选择。
(2) 提供方案。在掌握情况、收集信息后，办公室应提出或协同有关职能部门提出决策方案，供领导机关、领导者决策时参考、选择。这就要求办公室工作人员必须坚持实事求是的作风和严肃认真的态度，根据事情的本来面目，对众多事件进行翔实的分析、比较，得出客观合理的判断或抉择。只有这样的参考方案，才真正具有参考价值。领导机关或领导者在决策时，要求办公室或其工作人员提供多种方案，也是为了从中进行比较，使决策更加符合客观情况，切实可靠。
(3) 承担决策事务。在领导机关或领导者的决策确定以后，办公室应履行自己的职责，迅速地将领导的指示或决定记录、整理，并通过发布文件或召开会议等方式公布决策。领导机关和领导者的指示、决定，都是为解决现实问题而做的，带有较强的时间性。办公室及其工作人员在承担决策事务时，从文件的整理、形成到发布，都要快速、及时，绝不能拖拖拉拉，以致误事。同时，还要真实地反映领导指示，决定的意图、思想，准确地表达决策的内容与要求。
(4) 协助实施和检查。决策的制定实施与检查是决策的一个完整过程。没有决策的制定，就无所谓决策的实施; 同样，没有决策的实施、检查，决策也就成了一纸空文。两者相对而存在，缺一不可。因此，办公室或其工作人员在领导制定决策时，要发挥自己的作用; 在决策的实施过程中，也要全力以赴地履行自己的职责，保证领导的指示、决定得以顺利贯彻、落实。要经常检查决策在各个阶段、各个环节的执行情况，并及时反馈贯彻决策过程中出现的问题。
(二) 机关后勤事务管理
服务性是机关管理活动最显著的待点，而最直接体现机关管理服务性特点的就是其后勤管理职能。机关后勤管理要为领导者服务，为各专业部门和职能机构服务，为全体工作人员服务。随着社会主义市场经济体制的建立和发展，机关后勤进行了深化管理体制的改革，健全财务、用房、用车、采购、接待等方面的管理制度，逐步实现机关经费支出和资产配置公开、透明，使机关管理有法可依，并接受社会和人民的监督，提高机关管理水平。
机关后勤管理，其基本任务就是合理组织安排财力、物力，为机关日常办公创造良好的条件，提供优良的服务，保证机关高效、有序地运作。后勤事务管理的主要内容包括物资管理、财务管理、生活后勤管理和工作后勤管理等。
1. 物资管理
机关物资种类比较多，包括房屋建筑、交通运输工具、信息通讯设备、仪器、书籍资料、文体设施、办公文具等等。物资管理主要包括固定资产、低值易耗品和材料的采购、保管、日常维护、检修、更新等。固定资产是指价值高，使用年限较长，使用中原有形态、性能变化不大的物资和设备，如房屋及其他建筑等。低值易耗品包括低值品和易耗品。办公文具、低值仪器和器械、工具、保洁用品、劳保用品等都属于低值易耗品。消耗性材料指一经使用就立即或逐渐消耗，不可复原的物质材料。包括原材料、辅助材料、燃料、修理用备件等。
机关物资的采购、保管和使用的制度化、科学化，有利于杜绝政府腐败行为的发生，有利于节约机关开支，有利于减少浪费，同时也有利于提高行政效率。随着我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善以及我国综合国力的提高，我国各类机关对物材的需求从量和质两个方面都发生了巨大的变化，因而建立科学有效的采购、保管和使用制度已成为机关物材管理的趋势。适应机关后勤体制改革的需要，我国对机关物材的采购建立了政府采购制度。
2. 财务管理
财务管理指在机关工作中对本单位资金的领拨、运用以及监督等活动。具体内容有: 制定财务计划，编制本单位预算、财务收支计划，对计划进行调整; 组织收入，管理支出，制定和执行费用支出标准，管理资金 (包括预算外)，部分财产管理等; 进行财务活动分析; 进行财务监督，即借助单位预算、会计核算、分析检查等方式对财务工作本身和机关其他工作进行监督等。机关财务工作量大，政策性强，是后勤管理的重要环节。
3. 生活后勤管理
生活后勤管理直接为机关各级各类工作人员的生活提供服务，如餐饮、医疗保健、公共卫生、幼儿保育教养等。主要包括以下管理活动:
第一，房产管理。由于房屋价值在固定资产中居于首位，又由于房产管理与群众生活、住房制度改革和廉政建设紧密相关，房产管理是后勤管理中的一个重要方面。机关房产包括三个部分，即办公用房、生活用房和公共用房，房产管理的内容主要有基本建设、分配、管理和维修等，在国家实施住房制度改革后，还包括住房的租赁、买卖等市场性内容。基本建设就是在有关制度的约束下，机关投资对机关房产的建设或维修等工作。机关基本建设要抓好四个环节: 一是工程的公开招投标，二是签定建筑合同，三是抓工程进度和质量，加强安全和质量监督，四是搞好竣工后的质量验收工作。机关房产的分配包括办公用房的分配和生后用房的分配两个部分，办公用房的分配主要是根据机关机构设置状况和人员分布状况，以及机关工作特点，本着方便工作、方便基层、方便群众等原则进行。生活用房的分配，生活用房的分配走出了一条由实物分配到货币化分配的路子，是我国近年来力度比较大的一项改革措施。
第二，环境管理。机关环境包括机关空间环境、机关视觉环境、机关气候环境和机关听觉环境，通过对人的心理和生理产生影响从而对人的精神状态产生影响，并最终影响到工作效率和工作质量。就机关后勤角度所言，其环境管理亦称机关庭院管理，为机关后勤的一项日常性工作。其管理范围包括机关办公与生活场所内的各种场地、道路、建筑设施、水电、公共卫生设施、环境绿化和各类标识。其目的在于为机关行政与生活创造一个有序、整洁和优美的环境。
第三，食堂管理。食堂是政府机关、企业或事业单位及团体所设膳食机构及其场所。食堂管理包括计划管理 (如制定销售计划、采购计划等)、食堂财务与价格管理、食品质量与卫生管理、食堂技术与人员管理、就餐场所与就餐方式管理等项内容。
第四，机关医疗卫生管理，包括医疗保健、卫生防疫和公共卫生三个方面的内容。机关医疗卫生管理应贯彻“预防为主、防治结合”的方针，以减少疾病，提高健康水平与工作效率为目标。
第五，幼儿园管理。机关幼儿园 (包括托儿所) 是为减轻机关工作人员照管其学龄前子女的负担而设立的福利性服务机构。机关幼儿园管理必须按照国家颁布的《幼儿教育纲要》进行，其工作内容有幼儿保教、幼儿保育和幼儿保健三个方面。幼儿园管理应以教育设施的完备与改善、幼儿教育工作人员工作职责的明确、保教水平的达标为重点。
4. 工作后勤管理
工作后勤管理是指办公厅 (室) 对机关车辆、水电、招待所等实施的管理工作。为适应机关工作的需要，配备必要的车辆，保证公务用车，是提高办事效率、保证各项工作顺利开展的重要条件。
机关车辆包括机关单位用于工作或生活服务的非私人所有的机动车辆，机关车辆管理的内容可分为业务管理与用车制度管理。业务管理主要以车辆本身以及驾驶、维修与管理人员为对象，技术性强; 用车制度管理是以车辆服务的接受者或享受者为对象的管理，与业务管理相比具有很强的政策性。它不仅关系到机关用车需要的保证，以及车辆使用的计划、经济与合理，而且与廉政建设的要求直接相关。车辆管理的关键是建立各项制度，包括用车制度、值班制度、调度制度、维修保养制度、油料管理制度等等。近年来，不少地区对机关用车进行了改革，基本思路是取消公务用车，实行交通费定额补贴的制度，节省了财政开支，促进了公共交通事业的发展，也有利于推动廉政建设。公务用车的改革是一个方向，目前还没有比较成熟的做法供借鉴。
水电是机关活动的基本资源，尤其是办公用电，随各类电子设备的增置，以及办公条件的电器化程度的提高，其重要性日益加强。机关水电管理主要是使用制度的管理，以及供应与维修工作的管理，以保证机关用水用电的充分、合理与安全。
接待服务工作在这里主要指为参加机关组织的各种会议和来机关办理公务的外单位工作人员直接提供食宿、交通服务，或为其在这些方面提供便利的工作活动，如会议接待、来宾接待等。机关接待工作虽然以生活服务为主，但由于接待的主客双方所从事的活动之性质，以及机关本身的制度要求，使其具有较强的政治性和政策性。因此，机关接待工作的管理，必须以认真贯彻执行党和国家以及上级领导机关有关接待工作的政策、规定、制度和纪律为要求，坚持热情有礼、周到方便、勤俭节约、内外有别、保守机密和保证安全等原则。由于机关接待工作与机关工作作风、机关廉政建设直接相关，因此在接待管理上，要坚决克服待人冷淡、盛气凌人的官僚作风，杜绝讲排场、摆阔气、挥霍浪费、奢侈铺张的不良风气，并按照礼仪改革的要求，简化礼仪，减少礼节性的迎来送往。