5.5.2　会议活动洽谈标准程序

1）会议洽谈

接到预订电话或上门预订时，首先感谢客人来电或来访。简明扼要地向客人了解以下内容：

①预订人姓名或公司名称、电话联系号码。

②会议的起始时间和结束时间、会议的人数、会议室布置要求。

③邀请客人参观酒店的会议场地，向客人演示会议设施设备。

④了解会议的整体消费水平后再给客人报价。

⑤如果会议活动吃住、开会全安排在店内，价位可考虑适当放宽，如果只是用餐或用会议室，可在原价位上做小额的浮动。

⑥房价确定以后，询问房间的长途电话是否开通，酒水、画册等有偿物品是否撤留，房间是否加水果等。如果要求，再作有关介绍。

⑦会议报到形式，是否设报到台，还是在会务组报到，报到时是否需要酒店派人协助收取押金或会务费。

⑧除酒店提供制作的宣传条幅、指示牌外，还需制作增加哪些宣传标语。

⑨确定就餐形式：围桌还是自助餐或宴会等。并提出合理建议，确定用餐标准、就餐人数、就餐地点（在确定人数的情况下应由酒店负责安排就餐地点，避免由客人选择）、用餐时间、用餐券还是统一签单。(https://www.daowen.com)

[10]确认酒水、烟、茶的种类，尽量避免客人自带酒水现象，应说明酒店给予一定的会议优惠价，如客人坚持自带酒水，讲明理由后收取15%的酒水服务费。

[11]确认会议室的使用时间、人数，摆台形式和其他物品使用的要求。

[12]确认会议期间是否需要安排其他娱乐活动。

[13]确认会议负责人及签单人，确认付款方式，问清哪些费用由客人自理，哪些费用由大会统一支付，并确定最后结账方式。

[14]把会议有关事项书写明确，请对方签字确认。由营销总监和主管副总签字后下发到相关部门作准备。

[15]再次对客户表示感谢，并预祝合作愉快。

2）洽谈会议过程中注意事项

①洽谈会议接待过程中，如客人单独询问房价或餐饮标准时，应先避免直接回答。首先要把会议的整体情况了解后再报价，要让客人按有利于酒店的思路走。

②报价要结合酒店的服务优势及项目内容，让客人感觉所报价位既合理又实惠，但价格双方都能接受。

③客人对报价不能接受要压价，但超出销售人员的权限时，应先稳住客户，及时汇报部门主管，调整相应对策。

④洽谈过程中，对客户提出的问题，酒店能合理提供的事项要表示肯定，多用“好的”“是”“请放心”之类的词语。客人所提要求，酒店方面因场所限制或其他因素不能做到时，一定向客户解释清楚，请求谅解，并提出自己的合理建议。